Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar amryw o gynlluniau caffael sy’n cael eu cynnal fel rhan o’r Rhaglen Trawsnewid Caffael ehangach

Cyflwynodd y Cyng. Julian Thompson-Hill yr adroddiad, a gylchredwyd yn flaenorol, sy’n rhoi’r diweddaraf ar y mentrau caffael amrywiol sy’n cael eu cynnal fel rhan o Raglen Trawsnewid Caffael ehangach, a gofynnodd am gymeradwyaeth y Cabinet i barhau â thri phrosiect Caffael fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad. 

PENDERFYNWYD - bod y Cabinet yn:-

(a)   rhoi cymeradwyaeth i Sir Ddinbych fod yn aelod swyddogol o Gonsortiwm Prynu Cymru am y 3 blynedd nesaf tan 31 Mawrth 2016, gyda ffi gyfrannu flynyddol o £13,500

(b)   cymeradwyo datblygu Achos Busnes ar gyfer creu gwasanaeth ar y cyd drwy gyfuno Unedau Caffael Strategol Cyngor Sir Ddinbych a Chyngor Sir y Fflint, a

(c)    cymeradwyo datblygu achos busnes ar gyfer y Gwasanaeth Caffael Tair Sir a fyddai i ddechrau’n cynnwys Cyngor Sir Ddinbych a Chyngor Sir y Fflint a Chyngor Gwynedd yn seiliedig ar Strwythur Rheoli Categori

Cyflwynodd y Cyng. Julian Thompson-Hill yr adroddiad, a gylchredwyd yn flaenorol, sy’n rhoi’r diweddaraf ar y mentrau caffael amrywiol sy’n cael eu cynnal fel rhan o Raglen Trawsnewid Caffael ehangach, a gofynnodd am gymeradwyaeth y Cabinet i barhau â thri phrosiect Caffael fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad. 

Esboniodd y Cynghorydd Thompson-Hill bod caffael wedi’i ystyried fel yr ateb i nifer o faterion a nodwyd yn yr adroddiad.  Mae’r galwadau hyn, sy'n cystadlu, wedi’u gosod yn erbyn pwysau fel canolbwyntio ar leihau swyddogaethau ‘swyddfa gefn’ sefydliadau a grŵp cymharol fychan o staff yn genedlaethol.  Mae’r cynigion sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad yn ategol ac mae Atodiad 6 yn nodi sut y byddant yn cyd-fynd â’i gilydd.  Bydd yr adroddiad hwn yn rhoi arweiniad drwy’r newidiadau sydd i ddod ac yn nodi sut y dylai’r Cyngor ymateb iddynt.  Mae’r cynlluniau allweddol presennol yn cynnwys:-

·           Creu Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol newydd, sydd i’w weithredu erbyn Tachwedd 2013 i ymateb i’r 20% o wariant cyffredin ac ailadroddus ar draws sector cyhoeddus Cymru.

·           Diwedd Partneriaeth Caffael Gogledd Cymru ym mis Mehefin 2013 a’r potensial o’i ddisodli drwy ymuno â Chonsortiwm Prynu Cymru.

·           Sicrhau yr ymgorfforir Datganiad Polisi Caffael Cymru a lansiwyd gan y Gweinidog Cyllid ac Arweinydd y Tŷ, er mwyn hyrwyddo Caffael sy’n gyfeillgar i Fentrau Bach a Chanolig yn ogystal â gwireddu Budd Cymunedol

·           Cyflwyno a gwneud rhagor o ddefnydd o atebion e-gaffael

·           Ymgorffori gweithgareddau caffael sy’n deillio o Strategaeth Uchelgais Economaidd a Chymunedol CSDd

Rhagwelwyd y byddai Strategaeth Gaffael newydd y Cyngor wedi’i chwblhau ym mis Hydref 2013. Er mwyn cynnwys ac adlewyrchu’r cynlluniau caffael newydd, mae Rheolau cyfredol y Weithdrefn Gontractau wedi’u hadolygu a bydd set drafft o Reolau yn cael eu dosbarthu ar gyfer ymgynghoriad yn y Maes Gwasanaeth a’u cyflwyno i’r Cyngor i’w cymeradwyo. 

Amlygodd Adroddiad Archwilio Mewnol ar Gaffael Gwasanaethau Adeiladu nifer o welliannau sydd eu hangen ynglŷn â’r ffordd y cyflawnir caffael gwaith adeiladu.  Bydd datblygiad y prosiectau yn yr adroddiad hwn yn datrys nifer o’r materion a amlygwyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol.

Wedi i Bartneriaeth Caffael Gogledd Cymru (PCGC) gau’n ddiweddar, derbyniwyd llythyr gan Fwrdd Rheoli CPC, Atodiad 1, mewn cydweithrediad â CLlLC yn gwahodd Cynghorau Gogledd Cymru i ystyried ymuno â CPC er mwyn creu Consortiwm Caffael Llywodraeth Leol Cymru yn cynnwys pob un o’r 22 o Gynghorau Cymru.   Dros 5 mlynedd, gwireddodd PCGC arbedion effeithlonrwydd ariannol o £2.4m ar draws 6 Chyngor Gogledd Cymru, gan dynnu sylw at fanteision caffael ar y cyd.  Drwy ymuno â CPC, byddai Sir Ddinbych yn defnyddio datrysiad caffael tebyg, ond ar sail genedlaethol, ond byddai'r goblygiadau o ran cost ar gyfer ymuno fel Cyngor unigol yn cynnwys tanysgrifiad aelodaeth flynyddol o £13,500 o’i gymharu â £44,000 gyda PCGC.  Byddai Sir Ddinbych hefyd yn ymrwymo i arwain ar nifer penodol o gontractau.  Mae manteision ariannol a rhai nad ydynt yn ariannol o ymaelodi â CPC wedi’u nodi yn Atodiad 2. Mae’r dewis o ymuno â’r CPC wrthi’n cael ei ystyried yng Nghynghorau Gogledd Cymru.  Mae CLlLC hefyd yn ystyried dod â CPC o fewn ei fframwaith llywodraethu i’w alluogi i fod yn Wasanaeth Caffael Llywodraeth Leol i Gymru gyfan.

Comisiynodd Bwrdd Rheoli PCGC CAPITA i gynhyrchu Achos Busnes ar Gaffael Rhanbarthol yng Ngogledd Cymru.  Ar ôl ystyried yr Achos Busnes, penderfynwyd peidio symud ymlaen ymhellach gyda’r chwe Awdurdod Lleol.  Er mwyn symud Trawsnewid Caffael yn ei flaen ar sail isranbarthol, mae dau brosiect unigol wedi deillio o adroddiad gwreiddiol Capita.  Roedd y ddau brosiect, fel y nodwyd yn yr adroddiad, yn amodol ar gais ar y cyd am arian gan Gronfa Cydweithio Rhanbarthol Llywodraeth Cymru, Atodiad 5. Mae’r arwyddion cynnar yn galonogol y bydd y cais am arian yn llwyddo, ar sail lai.

Mae Rheolwr Caffael Strategol Sir Ddinbych hefyd wedi bod yn cyflawni rôl reoli rhan amser yn goruchwylio a datblygu'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn Sir y Fflint.  Mae hyn wedi amlygu'r manteision y gellir eu sicrhau drwy greu Uned Gaffael Strategol unedig ar y cyd.  Amlygwyd y manteision yn Atodiad 4 a bydd Achos Busnes Terfynol manwl yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ym mis Hydref 2013.

Mae Sir Ddinbych, Sir y Fflint a Gwynedd wedi sefydlu prosiect newydd i ddatblygu Achosion Busnes amlinellol a manwl ar sail Gwasanaeth Caffael Tair Sir, yn seiliedig ar Reoli Categorïau ar y cyd a ddiffiniwyd yn Atodiad 3. Bydd canlyniad dechreuol y prosiect hefyd yn cynnwys datblygu Achosion Busnes amlinellol a therfynol erbyn Rhagfyr 2013 ac Ebrill 2014 yn y drefn honno.

Mae’r goblygiadau posibl ar swyddogion o weithredu’r prosiect wedi’u hamlinellu.  Mae ymarferiad casglu data wedi nodi’r swyddogaethau craffu, cyfrifoldebau staff ac i ba raddau y gellir trawsosod hyn i asesiad Swyddi Cyfwerth â Llawn Amser (FTE).  Mae manylion yn ymwneud â’r Blaenoriaethau Corfforaethol, cost ac effaith gwasanaethau eraill, ymgynghoriadau, Datganiad Prif Swyddog Cyllid a’r risgiau a’r mesurau sy’n cael eu gweithredu i’w lleihau, wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i bryderon gan yr Aelodau, esboniwyd na fydd y fframwaith caffael yn atal prynu yn fewnol, cyn belled y gellir cyfiawnhau hyn, ac na fydd contractau fel y contract goleuo yn cael eu heffeithio mewn modd niweidiol.

Ymatebodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau i faterion a godwyd gan yr Arweinydd ac esboniodd y byddai gwaith rhanbarthol yn sicrhau bod arbenigwyr penodedig yn gweithio ar feysydd gwaith penodol, a byddai datblygu Achos Busnes ar gyfer y Gwasanaeth Caffael Tri Sir, yn seiliedig ar wasanaethau Cynorthwyo Strwythur Rheoli Categori yn yr Awdurdod i gydweithio mewn perthynas â chaffael, yn helpu ac yn mynd i’r afael ag amcanion busnesau lleol.  

PENDERFYNWYD - bod y Cabinet yn cymeradwyo:-

(a)   y dylai CSDd fod yn aelod swyddogol o Gonsortiwm Prynu Cymru am y 3 blynedd nesaf tan 31 Mawrth 2016, gyda ffi gyfrannu flynyddol o £13,500

(b)   datblygu Achos Busnes ar gyfer creu gwasanaeth ar y cyd drwy gyfuno Unedau Caffael Strategol Cyngor Sir Ddinbych a Chyngor Sir y Fflint, a

(c)    datblygu achos busnes ar gyfer y Gwasanaeth Caffael Tair Sir a fyddai i ddechrau’n cynnwys Cyngor Sir Ddinbych a Chyngor Sir y Fflint a Chyngor Gwynedd yn seiliedig ar Strwythur Rheoli Categori.