Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cyng. Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau, (copi’n amgaeedig) yn gofyn i’r Cabinet gymeradwyo cynigion rhesymoliad swyddfeydd ar gyfer gogledd Sir Ddinbych ynghyd â fformwleiddiad cynlluniau datblygu tymor hir. 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet -

(a)       yn cymeradwyo symud o swyddfeydd Tŷ Nant, Prestatyn (yn amodol ar ganfod defnydd arall i’r adeilad) fel y dewis a ffafrir (dewis 3, paragraffau 4.7-4.9) ar gyfer ad-drefnu swyddfeydd yng ngogledd y Sir.

(b)       yn cymeradwyo cynnal ymarfer marchnata ar gyfer adeilad Tŷ Nant, Prestatyn, ar sail les tymor canolig er mwyn hwyluso symud staff Cyngor Sir Ddinbych o’r adeilad, a

 (c)       yn cymeradwyo ffurfio Briff Cynllunio i hwyluso cynllun datblygu tymor hir ar gyfer safle Prestatyn (amlinellwyd mewn coch yn Atodiad 1) a datblygu briff dylunio ac astudiaeth ddichonolrwydd ar gyfer swyddfeydd newydd yn y Rhyl.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau’r adroddiad yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i gynigion rhesymoli swyddfeydd Gogledd Sir Ddinbych ynghyd â ffurfio cynlluniau datblygu tymor hir.

Amlinellodd yr adroddiad y gwaith a gynhaliwyd mewn perthynas ag Adolygiad Llety Swyddfa Gogledd Sir Ddinbych ynghyd ag amlinelliad o’r ystyriaethau a’r argymhellion strategol. Ymhelaethodd y Cynghorydd Thompson-Hill ar y rhesymeg y tu cefn i’r cynigion terfynol a oedd yn cynnwys gwagio swyddfeydd Tŷ Nant, Prestatyn yn amodol ar nodi defnydd arall. Roedd y cynigion tymor hir yn cynnwys datblygiad posibl i safle Prestatyn ac adeilad swyddfa newydd yn y Rhyl. Cyfeiriwyd hefyd at yr ymarfer ymgynghori a’r pryderon a godwyd ynghyd â’r ymatebion i’r rheiny. Cynghorodd y Cynghorydd Barbara Smith fod yr adolygiad yn rhan o’r strategaeth foderneiddio ac amlygodd ymwneud y Bwrdd Moderneiddio yn y broses a phwysigrwydd bwrw ymlaen â’r cynigion cyn gynted â phosibl.

Roedd y Cabinet yn hapus bod cynnydd yn cael ei wneud wrth adolygu asedau a mynd i’r afael â’r mater o adeiladau dros ben. Cwestiynodd yr aelodau amryw agweddau ar y broses adolygu llety swyddfa a’r canfyddiadau er mwyn bodloni eu hunain bod y cynigion terfynol wedi rhoi’r ffordd orau ymlaen. Wrth roi sylwadau ar yr adroddiad, mynegodd yr aelodau bryder penodol mewn perthynas â’r cyflwr gwael a’r costau uchel sy’n gysylltiedig â 6 – 8 Ffordd Llys y Nant. Ymatebodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill a’r swyddogion i gwestiynau a sylwadau’r aelodau fel a ganlyn –

·         cydnabuwyd pryderon mewn perthynas â chyflwr gwael a chost uchel 6 – 8 Ffordd Llys y Nant gan roi manylion y rhesymau pam na chafodd ei gynnwys yn y cam cychwynnol ond yr eir i’r afael â nhw fel rhan o’r cynigion tymor hwy

·         dan yr arfer presennol, byddai costau symud yn cael eu talu i staff sy’n cael eu heffeithio a fyddai’n teithio ymhellach i’r gwaith o ganlyniad i’r cynigion

·         cytunwyd y gallai ansicrwydd o gwmpas y cynigion fod yn annifyr i’r staff ac os bydd y Cabinet yn cymeradwyo’r argymhellion, byddent yn cael eu symud ymlaen cyn gynted â phosibl gan fod yn sensitif i’r staff a chan ddefnyddio cyn lleied o ymyrraeth â phosibl

·         ymhelaethwyd ar rôl y Gwasanaethau Eiddo, Adnoddau Dynol a TGCh yn y broses i sicrhau trawsnewid llyfn a hwyluso arferion gwaith eraill

·         darparwyd sicrwydd mewn perthynas â’r trefniadau prydlesu ar gyfer Ffordd Brighton gan fod y landlord yn dymuno cadw’r Cyngor fel tenant

·         darparwyd rhai arbedion dangosol oedd yn codi o’r cynigion o ran costau gweithredu a phrydlesu ond byddai ffigurau mwy pendant yn cael eu cynhyrchu yn dilyn yr ymarfer marchnata  a ffurfio’r achos busnes.

Roedd y Cynghorydd Hugh Irving yn ystyried Tŷ Nant yn ased gan ddangos ymrwymiad a phresenoldeb y Cyngor yn y dref a chododd bryderon mewn perthynas ag effaith economaidd y cynigion. Teimlai nad oedd yn gwneud synnwyr busnes i barhau i brydlesu 64 Ffordd Brighton pan oedd y Cyngor yn berchen ar Dŷ Nant yn gyfan gwbl ac awgrymwyd y gallai Ffordd Brighton gael ei wagio’n rhannol a’i symud i Brestatyn i leihau costau rhent. Mynegodd amheuon hefyd am ddod o hyd i denant ar gyfer Tŷ Nant a gofynnodd am sicrwydd, petai’r cynigion yn cael eu cymeradwyo, y byddai Tŷ Nant yn aros i gael ei ddefnyddio hyd nes y deuir o hyd i denant. Darparwyd yr ymatebion canlynol:

·         rhoddwyd sicrwydd y byddai Tŷ Nant yn parhau’n barod i’w ddefnyddio hyd nes i’r ymarfer marchnata gael ei gyflawni i benderfynu ar ddiddordeb a gwerth

·         rhagwelwyd, ar yr amod bod y Cyngor yn hyblyg, y gellid dod o hyd i denant yn gyflym – ond os na ellid dod o hyd i denant, byddai’r mater yn mynd nôl i’r Cabinet i’w ystyried ymhellach

·         cynigiwyd nad oedd staff yn Nhŷ Nant yn cyfrannu’n sylweddol at economi’r dref a fyddai’n cael ei liniaru mewn unrhyw ddigwyddiad yn sgil sicrhau tenant newydd a buddsoddiad sylweddol potensial o ddatblygu’r safle i’r dyfodol

·         roedd prydlesu 64 Ffordd Brighton yn cynrychioli gwerth da am arian.

Yn ystod dadl, derbyniwyd bod gan y Cyngor ormod o le swyddfa ac roedd angen iddo gael ei ostwng yn unol ag anghenion cyflawni gwasanaethau ac er mwyn gwneud arbedion ar gostau. Yng ngoleuni canfyddiadau’r adolygiad llety, y consensws oedd nad oedd achos busnes i gadw Tŷ Nant a chefnogodd y Cabinet yr argymhellion fel a osodwyd yn yr adroddiad fel y dewis gorau i resymoli llety swyddfa yng Ngogledd y sir.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

(a)       yn cymeradwyo gwagio swyddfeydd Tŷ Nant Prestatyn (yn amodol ar nodi a gweithredu’r defnydd arall) fel y dewis sy’n cael ei ffafrio (dewis 3 fel yr amlinellir ym mharagraffau 4.7 – 4.9 fel a osodwyd yn yr adroddiad) ar gyfer rhesymoli swyddfeydd yng Ngogledd y Sir;

(b)       yn cymeradwyo’r gwaith o gyflawni ymarfer marchnata i adeilad Tŷ Nant Prestatyn ar sail prydles tymor canolig i hwyluso gwagio’r adeilad gan staff Cyngor Sir Ddinbych, ac

(c)        yn cymeradwyo ffurfio Brîff Cynllunio i hwyluso cynllun datblygu tymor hir ar gyfer safle Prestatyn fel yr amlinellir yn goch yn Atodiad 1 i’r adroddiad a datblygu brîff dylunio ac astudiaeth ddichonoldeb i ddarparu adeilad swyddfa newydd yn y Rhyl.

Gohiriwyd y cyfarfod yn y fan hon am 11.55 a.m. am egwyl lluniaeth.