Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yn Adnoddau Dynol Strategol ar y cynllun gweithredu yn yr adroddiad Archwilio Mewnol o fis Hydref 2012.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (a gylchredwyd eisoes) yn amlinellu’r cynnydd o fewn Adnoddau Dynol Strategol ar y Cynllun Gweithredu oedd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ym fis Hydref, 2012.

Roedd y PLlC wedi monitro cynnydd ar weithredu’r camau gwella a nodwyd gan AD Strategol o ganlyniad i adolygiad Archwilio Mewnol.  Roedd Archwilio Mewnol wedi adolygu sawl maes o fewn AD Strategol yn ystod 2012/13, gan ryddhau eu hadroddiad ym mis Hydref, 2012. Cododd y cynllun gweithredu o fewn yr adroddiad 11 o faterion, ac roedd AD Strategol wedi dynodi 45 o weithredoedd mewn ymateb iddynt a fyddai’n cael eu cyflwyno o fewn gwahanol derfynau amser.  Cynhaliodd Archwilio Mewnol adolygiad dilynol ar y cynllun gweithredu ym mis Chwefror, 2013 a’u canfyddiad oedd, er bod rhywfaint o gynnydd wedi bod, roedd lefel y cynnydd yn “siomedig o araf” a gwnaed cais am adroddiad cynnydd pellach.

Nododd AD Strategol gynnydd arwyddocaol.  Fodd bynnag, er bod camau penodol a nodwyd yn y cynllun gweithredu wedi’u cwblhau, roedd y PAM wedi awgrymu na ellid gwybod eto pa mor effeithiol y bu’r camau hyn wrth fynd i’r afael â’r materion yn yr adroddiad Archwilio Mewnol.  Roedd y ddau wasanaeth wedi cyfarfod i drafod y materion oedd yn weddill ac wedi cytuno gweithio’n agosach at ei gilydd i gynnig sicrwydd i’r PAM fod gwelliannau’n cael eu gwneud a'u bod yn mynd i'r afael â materion yn effeithiol.

Eglurwyd fod AD Strategol yn mynd drwy gyfnod o newid a gwelliant arwyddocaol ac y byddai’r camau oedd wedi’u tafod yn yr adroddiad yn rhan o gynllun gweithredu mwy ar gyfer gwella, ac roedd y prosiect yn cael ei reoli drwy broses methodoleg rheoli prosiect y Cyngor ar Verto.

Roedd tabl yn nodi’r sefyllfa ddiweddaraf ar gyfer pob un o’r 45 o weithredoedd a nodwyd gan AD Strategol i fynd i’r afael â chynllun gweithredu'r adroddiad Archwilio Mewnol wedi’i gynnwys yn Atodiad 1. Roedd y tabl yn manylu ar:-

·                     y materion oedd angen mynd i’r afael â nhw

·                     y camau a nodwyd i fynd i’r afael â’r materion

·                     diweddariad AD Strategol ar y cynnydd diweddaraf

·                     sylwadau – gan gynnwys barn ar i ba raddau mae’r camau yn mynd i’r afael â’r mater

Cadarnhaodd y PAM fod AD Strategol wedi cyflawni cynnydd sylweddol ar y cyfan wrth fynd i’r afael â’r materion a godwyd gan Archwilio Mewnol.  Er bod bron pob un o’r camau wedi’u gweithredu bellach, mewn rhai achosion byddai’n cymryd amser i asesu a fu’r rhain yn hollol effeithiol ac roedd rhywfaint o’r llwyddiant yn dibynnu ar gydymffurfiad o fewn gwasanaethau eraill.  Er mwyn cynnig sicrwydd atodol, byddai Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad pellach o brosiect gwella AD Strategol yn ystod mis Ebrill, 2014, a fyddai'n cynnwys asesiad o effeithiolrwydd rhai o’r gweithredoedd tymor hirach a nodwyd yn Atodiad 1. Yn enwedig, byddai’r adolygiad yn archwilio’r meysydd canlynol:-

·                     a yw cywirdeb data am weithwyr wedi gwella;  

·                     gweithredu prosesau a gweithdrefnau newydd yn llwyddiannus fel rhan o adolygiadau’r broses Meddylfryd Systemau; 

·                     cydymffurfiad gyda pholisïau a gweithdrefnau AD o fewn gwasanaethau;

·                     cywirdeb data a anfonir at yr adran Gyflogau gan AD;

·                     effeithiolrwydd Desg Gymorth Civica i wella gwasanaeth cwsmeriaid;

·                     gweithredu fframwaith recriwtio newydd yn llwyddiannus;

·                     datblygu cynlluniau olyniaeth ar gyfer swyddi allweddol mewn gwasanaethau.

Amlygodd y Cynghorydd M.L. Holland bwysigrwydd sicrhau fod data a ddychwelwyd yn gywir ac yn cael ei dderbyn o fewn y terfynau amser a nodwyd, a theimlai y gallai cyflwyno awtomatiaeth gynorthwyo i ddileu gwallau a gwella lefel y gwasanaeth a ddarparwyd.  Rhoddodd y swyddogion fanylion y gwiriadau a’r gweithdrefnau a fabwysiadwyd, gan ddefnyddio TRENT a chynnwys adroddiadau rheolwyr, i liniaru problemau o’r fath.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan Mr P. Whitham ynglŷn â chydymffurfiad gwasanaethau o ran darparu data o fewn terfynau amser, eglurodd y swyddogion y byddai unrhyw fethiant rheolaidd i gydymffurfio yn cael ei ganfod a’i herio drwy’r broses Herio Gwasanaethau.  Eglurodd y PGCD y byddai adroddiad yn cael ei gynhyrchu, fel rhan o’r broses Herio Gwasanaethau, ar berfformiad gwasanaethau unigol mewn perthynas â gwahanol faterion AD.

Cadarnhaodd y PAM y byddai adolygiad yn cael ei gynnal ym mis Ebrill 2014, a byddai adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Mai, 2014.

PENDERFYNWYD – fod:-

(a)  y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn cydnabod y cynnydd a wnaed, ac

(b)  yn cytuno y dylid cyflwyno adroddiad cynnydd pellach ym mis Mai, 2014.

     (IB i Weithredu)