Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Reolwr Gwasanaethau AD (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r diweddaraf ar y camau gweithredu a adnabuwyd fel rhan o’r adroddiad Archwilio Mewnol.

10.50 a.m.

Cyflwynodd Rheolwr Gwasanaethau AD (HRSM) adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn diweddaru aelodau ynghylch camau gweithredu a ganfuwyd fel rhan o’r adroddiad Archwilio Mewnol ar gyfer AD Strategol.  Yn sgil y sgôr sicrwydd isel a roddwyd ar gyfer darparu’r cynllun gweithredu archwilio a adroddwyd i’r pwyllgor yn Chwefror 2013, roedd aelodau wedi cytuno i adolygu cynnydd a gofynnwyd am ddiweddariad yn y cyfarfod hwn.

Adroddodd yr HRSM ynghylch cynnydd y cynllun gweithredu a wnaed ers Chwefror ac fe fanylodd hefyd ynghylch gwaith pellach i’w gynnal gyda rhai terfynau amser diwygiedig.  Ymhelaethodd ynghylch nifer o feysydd gwaith sy’n weddill ac a grynhowyd yn yr adroddiad.  Cyfeiriwyd hefyd at gynnydd y Cynllun Gwella AD a ystyriwyd fel gwaith sylweddol.

Gofynnodd aelodau am eglurhad ynghylch nifer o gamau i weithredu arnynt, cafwyd ymholiad ynghylch y rhesymau dros oedi wrth eu gweithredu ac fe ofynnwyd am sicrwydd ynghylch cynnydd yn y dyfodol.  Ymatebodd swyddogion fel a ganlyn –

·         adrodd ynghylch systemau TG a ddefnyddir ar hyn o bryd ar gyfer AD a gwaith yn parhau i gydweddu data o’r adran Gyflogau a Trent, ynghyd â chynlluniau i integreiddio’r systemau hynny i ganiatáu bod data’n cael ei gofnodi ar unwaith

·         ymhelaethwyd ynghylch adolygiadau gallu proffesiynol ar gyfer staff AD i fesur perfformiad a chanfod unrhyw fylchau datblygu

·         roedd fframwaith recriwtio newydd wedi’i gyflwyno i fynd i’r afael â’r problemau sy’n ymwneud â defnyddio geirdaon a dilysu cymwysterau, a byddai gwiriadau diogelwch yn cael eu cynnal i sicrhau cydymffurfiad

·         cytunwyd bod penderfynu ar fylchau gallu a chynllunio olyniaeth yn hanfodol yn sgil pwysau gweithlu, a chynghorwyd bod y broses hon wedi’i hymgorffori i’r arfer cynllunio gweithlu a gynhaliwyd yn flynyddol gyda gwasanaethau

·         cadarnhawyd oherwydd pwysau gwaith nid oedd yr adran Gyflogau wedi gallu mynd i gyfarfodydd gydag AD ond mae’n debygol y byddai cyfarfodydd misol yn ail ddechrau yng Ngorffennaf

·         cydnabuwyd y risg i enw da’r cyngor yn codi o gyflogi cyn weithwyr a gynhwyswyd o fewn y Polisi Tâl.

Trafododd y pwyllgor gyda’r swyddogion hefyd yr angen am ddata gweithwyr cywir a theimlwyd y dylid gwneud mwy i fynd i’r afael â’r mater hwnnw.  Teimlodd y Cynghorydd Martyn Holland y dylai rheolwyr atebol gymryd mwy o gyfrifoldeb ac awgrymodd y dylid cyflwyno proses i reolwyr wirio cywirdeb data staff. [LA/CR i weithredu]

Adroddodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (HIAS) ar lafar ynghylch yr adolygiad dilynol a gynhaliwyd yn ystod yr wythnos flaenorol, gan gynghori ei fod yn dal i gael pryderon difrifol ynghylch darparu’r cynllun gweithredu archwilio a’r cynllun Gwella AD, a theimlodd nad oedd digon o gynnydd wedi’i wneud.  Amlygodd mai 21 allan o’r 45 cam gweithredu gwreiddiol yn unig oedd wedi’u cwblhau ac roedd rhai terfynau amser wedi’u hymestyn fwy nag unwaith.  Teimlwyd bod y cynlluniau yn rhy uchelgeisiol o ran terfyn amser ac efallai nad oedd modd eu cyflawni.  Byddai’r adroddiad dilynol terfynol ar gael yn fuan a byddai dilyniad pellach yn debygol o gael ei gynnal yn Nhachwedd.  Cyfeiriodd y Pennaeth AD Strategol at bwysau ychwanegol ar y gwasanaeth o ganlyniad i’r hinsawdd gyfredol a’r blaenoriaethau sy’n newid ond darparodd rhywfaint o sicrwydd ynglŷn â darparu cynlluniau gweithredu o fewn terfynau amser, gan gynghori bod adnoddau penodol ychwanegol wedi’u darparu’n benodol at y diben hwnnw.  Cytunodd yr HRSM bod Cynllun Gwella AD yn uchelgeisiol ond roedd yn hyderus y byddai modd cwrdd â’r dyddiad cau yn Rhagfyr 2013 ar gyfer camau gweithredu penodol o fewn y cynllun gweithredu archwilio.

Nododd yr aelodau farn yr archwiliad a mynegwyd hyder gan swyddogion AD y gellid cwrdd â’r terfynau amser.  Cytunodd y pwyllgor i barhau i fonitro cynnydd a derbyn diweddariad pellach yn eu cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r Adroddiad Archwilio Mewnol AD Strategol a chyflwyno adroddiad cynnydd pellach yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor 4 Medi 2013. [IB/LA/CR i weithredu]