Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeëdig) ar adolygiad drafft Polisi Chwythu’r Chwiban y Cyngor.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, yn amlinellu’r diwygiad drafft i Bolisi’r Cyngor Rhannu Pryderon, wedi cael ei gylchredeg yn flaenorol.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd grynodeb o’r adroddiad a oedd yn cynnwys Polisi cyfredol y Cyngor ar Rannu Pryderon, Atodiad 1, y polisi drafft diwygiedig, Atodiad 2, a Nodyn Briffio i reolwyr, Atodiad 3.

Roedd yn egluro bod y Cyngor yn ymrwymedig i gynnal ei fusnes mewn ffordd agored, dryloyw a moesegol ac mai’r bobl sy’n gweithio i, neu gyda’r Cyngor fyddai’r bobl gyntaf yn aml iawn i sylweddoli pan oedd rhywbeth o’i le yn y Cyngor. Byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn annog y rheiny sy’n gweithio i, neu gyda’r Cyngor i deimlo’n hyderus y gallent godi pryderon dilys ynghylch ymddygiad anghyfreithlon, anfoesegol neu amhriodol ac y byddent yn cael eu diogelu rhag aflonyddwch, fictimeiddio neu ddialedd mewn perthynas â chodi eu cwynion.

Roedd y mathau o bryderon sydd wedi’u cynnwys yn y Polisi wedi cael eu nodi ym mharagraffau 2.2 a 2.3 o Atodiad 2. Dan y Cod Ymddygiad i Swyddogion, byddai staff dan orfodaeth i hysbysu ynghylch ymddygiad anghyfreithlon, amhriodol neu anfoesegol. Roedd Deddf Datgelu Er Lles y Cyhoedd 1998 yn diogelu gweithwyr, gan gynnwys contractwyr a staff asiantaeth, yn gyfreithiol pan fyddent yn codi pryderon dilys ac yn gwneud datgeliadau â phob ewyllys da ynghylch camarfer. Byddai’n anghyfreithlon i gyflogwr ddiswyddo unrhyw un neu ganiatáu iddo/iddi gael ei g/chosbi neu ei fictimeiddio ar sail y ffaith ei f/bod wedi gwneud datgeliad cyfreithlon priodol yn unol â’r Ddeddf.

Roedd y Polisi’n nodi sut y gellid codi pryder ac yn ceisio’i gwneud yn glir, er y gobeithid y byddai diwylliant y sefydliad yn gwneud i bobl deimlo’n gyfforddus ynghylch codi materion yn fewnol, y byddai’n bwysig bod y pryder wedi cael ei godi hyd yn oed os oedd y mater wedi cael ei gyfleu i gorff allanol. Roedd y Polisi hefyd yn nodi cysylltiadau, o fewn a’r tu allan i’r Cyngor, y byddai’n briodol codi pryder gyda hwy, ac roedd yn manylu ar yr hyn y gall unigolyn sy’n codi pryder ei ddisgwyl gan y Cyngor o ran ymateb ac mae’n rhoi arweiniad ynghylch sut y byddai mater cyfrinachedd yn cael ei drin.

Roedd nodyn briffio, Atodiad 3, wedi cael ei ddatblygu i roi arweiniad i reolwyr ynghylch sut i ymdrin â phryder pe bai un yn cael ei godi. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd fe gytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y dylai cynrychiolwyr Undebau Llafur dderbyn yr un arweiniad â rheolwyr. Eglurwyd y byddai’n angenrheidiol sicrhau bod ymwybyddiaeth yn cael ei chodi ymhlith staff ac eraill sy’n gweithio gyda’r Cyngor, ac y byddai angen cynnal ymarferion codi ymwybyddiaeth bob hyn a hyn i sicrhau bod y Polisi’n parhau i fod yn weladwy i’r rheiny a fyddai o bosib yn dymuno’i ddefnyddio ac i reolwyr y gall fod angen iddynt ei weithredu. Cafodd manylion y broses ar gyfer cyflwyno’r Polisi eu crynhoi gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, ynghyd â’r strategaeth arfaethedig ar gyfer cyfathrebu’n rheolaidd â’r gweithlu, a fyddai’n cyfleu negeseuon, diweddariadau a nodiadau atgoffa rheolaidd i aelodau o staff. Cadarnhawyd y byddai adroddiad blynyddol ar gynnydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor a hwnnw’n manylu ar nifer a natur cwynion a gafwyd.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau, cadarnhawyd y byddai’r Cyngor yn ymgynghori â’r Undebau Llafur ac mai dim ond pe bai unrhyw bryderon neu faterion yn cael eu codi ac yn dal i fod heb eu datrys y byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn cael ei gyflwyno i’r Cyd-bwyllgor Ymgynghori Lleol.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at baragraff 5.4 o’r Polisi ac roedd y Pwyllgor yn cefnogi’r cais i gynnwys eglurhad yn y Polisi i amlygu’r anawsterau a allai godi wrth ganlyn arni â chŵyn pe bai’r achwynydd yn dymuno aros yn ddienw. Fe gytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i archwilio’r prosesau o hysbysu trydydd partïon ynghylch y Polisi Rhannu Pryderon wrth iddynt ymrwymo i drefniadau gyda’r Awdurdod.

Fe ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gwestiynau gan Aelodau ac fe eglurodd fod y Polisi’n datgan y byddai codi pryder yn fwy arwyddocaol na’r sawl y caiff ei godi gydag ef/gyda hi, ac y dylai’r achwynydd ei godi gyda’r unigolyn y mae’n teimlo fwyaf cyfforddus gydag ef/gyda hi. 

PENDERFYNWYD – fel a ganlyn:-

(a)          yn amodol ar y mân ddiwygiadau y cytunwyd arnynt, bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn cymeradwyo’r polisi diwygiedig drafft, a hefyd

(b)          y dylai’r polisi drafft gael ei gyfeirio at yr Undebau Llafur cyn cael ei gyflwyno i’r Cyngor i gael ei gymeradwyo.