Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeëdig) ar weithredu’r system bleidleisio electronig yn Siambr y Cyngor a goblygiadau cyfansoddiadol newid sut caiff ei defnyddio.

 

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, yn amlinellu cynigion a wnaed gan Lywodraeth Cymru ynghylch gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor a gallu Aelodau i fynychu cyfarfodydd o bell, wedi cael ei gylchredeg yn flaenorol.

 

Roedd Llywodraeth Cymru (LlC) wedi trefnu bod £1.2m ar gael i Awdurdodau Lleol (ALl) i’w cynorthwyo i weithredu trefn o we-ddarlledu cyfarfodydd Cynghorau a threfn lle mae Aelodau’n mynychu cyfarfodydd o bell. Byddai gan bob ALl hawl i grant o £20,000 ar gyfer gwe-ddarlledu ac £20,000 ar gyfer mynychu o bell ac roedd manylion y broses we-ddarlledu wedi cael eu hamlinellu yn yr adroddiad. Byddai grant LlC ar gael am un flwyddyn yn unig heb warant o gyllid yn y dyfodol. Yn ogystal â ffioedd trwyddedu meddalwedd fe allai fod angen adnoddau ychwanegol i weithredu’r system o ran rhoi cymorth i boblogi’r llinell amser o ddeunydd wedi’i archifo.

 

Roedd LlC a CLlLC wedi hwyluso cyfarfodydd gyda Swyddogion Gwasanaethau Democrataidd i drafod mater gwe-ddarlledu ac roedd arddangosiad wedi cael ei roi i ddangos sut yr oedd un o’r systemau’n gweithio. Eglurwyd y byddai’n bosib gwe-ddarlledu yn y fath fodd fel bod gwasanaethau cyfieithu ar gael. Nid oedd unrhyw rwymedigaethau statudol ar Gynghorau i we-ddarlledu cyfarfodydd ond roedd y gwasanaeth wedi dod yn arfer mwy cyffredin ymhlith ALl’au a byddai gwe-ddarlledu’n gwneud cyfarfodydd yn fwy hygyrch i’r cyhoedd. Fe amlinellodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y manteision a’r anfanteision sy’n gysylltiedig â gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor ac fe ymatebodd i gwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu manylion sut y byddai’r penderfyniad yn cyfrannu at Flaenoriaethau Corfforaethol y Cyngor, y goblygiadau o ran cost, y broses ymgynghori ac unrhyw risgiau a phrosesau a gyflwynir i fynd i’r afael â hwy. Fe ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gwestiwn gan Mr P. Whitham ac fe gadarnhaodd fod y dechnoleg wedi cael ei sefydlu i gyflwyno gwasanaeth gwe-ddarlledu. Fodd bynnag, byddai risgiau posib i’r Awdurdod pe bai unrhyw anghysonderau technegol a allai fwrw amheuaeth ar ganfyddiad y cyhoedd am y Cyngor. Fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai’r offer sydd eisoes wedi’u gosod gan Sir Ddinbych ostwng y costau cychwynnol a fyddai’n gysylltiedig â rhoi’r system ar waith, ond dim ond yn Siambr y Cyngor yr oedd yr offer wedi cael eu sefydlu. Roedd y Pwyllgor yn cytuno â’r farn a fynegwyd gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y dylai arddangosiad o’r system we-ddarlledu gael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor.  

 

Aeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ymlaen i grynhoi darpariaethau Adran 4, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, sy’n nodi nad yw cyfeiriad yn unrhyw statud at gyfarfod gan yr ALl wedi’i gyfyngu i gyfarfod rhwng pobl sy’n bresennol yn yr un lle. Roedd Aelod o ALl nad oedd yn bresennol yn y lle y cynhelir cyfarfod gan yr Awdurdod hwnnw’n cael ei ystyried yn ‘Aelod sy’n mynychu o bell’ os oedd nifer o amodau’n cael eu bodloni ac roedd y rhain yn cynnwys:- 

 

(a)          roedd yr Aelod a oedd yn mynychu o bell yn gallu, ar yr amser hwnnw:

 

(i)            gweld a chlywed, a chael ei (g)weld a’i g/chlywed gan, yr Aelodau a oedd yn bresennol mewn gwirionedd;

(ii)    gweld a chlywed, a chael ei (g)weld a’i g/chlywed gan, unrhyw Aelodau o’r cyhoedd a oedd â hawl i fynychu’r cyfarfod ac a oedd yn bresennol yn y lle hwnnw ac sy’n arfer hawl i siarad yn y cyfarfod, a hefyd

(iii)   cael ei (g)weld a’i g/chlywed gan unrhyw Aelodau eraill o’r cyhoedd a oedd â hawl i fynychu ac sy’n bresennol yn y cyfarfod.

 

(b)          roedd yr Aelod a oedd yn mynychu o bell yn gallu, ar yr amser hwnnw, clywed, a chael ei g/chlywed gan, unrhyw Aelod arall a oedd yn mynychu o bell ac yr oedd amodau paragraff (a) yn cael eu bodloni mewn perthynas ag ef/ â hi ar y pryd, a hefyd

 

(c)           nid oedd defnydd o gyfleusterau a oedd yn galluogi’r amodau ym mharagraffau (a) a (b) i gael eu bodloni mewn perthynas â’r aelod a oedd yn mynychu o bell wedi’i wahardd gan y rheolau sefydlog nac unrhyw reolau eraill gan yr awdurdod a oedd yn rheoli’r cyfarfod.

 

Eglurwyd na fyddai cworwm ar gyfer cyfarfod ar unrhyw adeg pan oedd nifer yr Aelodau a oedd yn mynychu o bell yn hafal i, neu’n fwy na, nifer yr Aelodau a oedd yn bresennol mewn gwirionedd. Nid oedd Adran 4 o’r Mesur wedi cael ei chyflwyno eto ond roedd arwyddion y byddai yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Roedd anawsterau’n gysylltiedig â chyflwyno’r broses mynychu o bell ac nid oedd yn glir y byddai system a fyddai’n galluogi nifer fawr o bobl i fynychu o bell yn ddichonadwy.

Roedd materion llywodraethu i’w hystyried yn ymwneud â’r canlynol:-

 

-           cyfrinachedd trafodion Rhan II;

-           y potensial y byddai penderfyniadau’n cael eu herio pe bai’r dechnoleg yn methu ac aelodau a oedd yn dymuno mynychu o bell yn methu â bod yn bresennol a phleidleisio;

-           y potensial ar gyfer cyfarfodydd heb gworwm oherwydd y cydbwysedd rhwng aelodau sy’n mynychu o bell a’r rheiny sy’n bresennol yn gorfforol yn y cyfarfod.

 

Hysbyswyd y Pwyllgor y byddai angen i reolau a gweithdrefnau sefydlog y Cyngor gael eu diwygio i ddarparu ar gyfer y materion a amlygwyd.

 

Cafodd y materion canlynol eu codi gan Aelodau ac fe ddarparwyd ymatebion gan swyddogion:-

 

-               Y posibilrwydd y byddai Aelodau’n mynychu ar gyfer un eitem ar yr agenda yn unig.

-               Byddai Aelodau a fynychodd o bell yn cael eu cynnwys yn nosbarth y rhai a oedd yn bresennol yn y cyfarfod mewn perthynas â chofnodion presenoldeb Aelodau.

-               Fe amlygodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y problemau technegol posib y gellid eu hwynebu ac fe eglurodd fod pryderon wedi cael eu mynegi ynghylch argaeledd technoleg i ateb gofynion deddfwriaethol.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y defnydd posib o fideo-gynadledda gyda chyfleusterau’n cael eu darparu mewn un lleoliad penodol, a allai oresgyn unrhyw broblemau technegol a risgiau y gellid eu hwynebu gan y byddai staff yn bresennol i roi sylw i unrhyw faterion technegol a allai godi. Fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai darparu cyfleusterau fideo-gynadledda ateb y gofynion deddfwriaethol, ac yn dilyn trafodaeth fanwl fe gytunodd y Pwyllgor y dylai adroddiad ar ddefnyddio fideo-gynadledda gael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor i’r Aelodau ei ystyried.

 

PENDERFYNWYD – fel a ganlyn:-

 

(a)          bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cytuno y byddai arddangosiad o’r system we-ddarlledu’n cael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor, a hefyd

y dylai adroddiad ar ddefnyddio fideo-gynadledda gael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor.