Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi’n amgaeëdig) gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cwsmeriaid sy’n gwahodd barn yr aelodau ar sut mae’r Cyngor yn symud ymlaen ar thema Dod yn Agosach at y Gymuned a sut orau i ymgysylltu gyda thrigolion.

Cyflwynodd y Cyng. Hugh Irving,  Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Chymunedau, adroddiad (a gafodd ei anfon at yr Aelodau ymlaen llaw) ar y testun uchod gan ofyn i’r Pwyllgor roi sylwadau ar sut mae’r Cyngor yn cysylltu â’r gymuned ac ar ailddiffinio agwedd y Cyngor tuag at fod yn ‘Gyngor rhagorol sy’n agos at y gymuned’.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid bod, yn y gorffennol, fforymau cymunedol wedi derbyn cyfle i fod yn rhan o waith y Cyngor ond bod cyfranogaeth y cyhoedd wedi bod yn wan ac felly daethpwyd â’r fforymau i ben heb sefydlu rhai newydd. Yn ddiweddar, fodd bynnag, mae gwaith mwyaf llwyddiannus y Cyngor gyda chymunedau wedi digwydd trwy gyfres o ymgynghoriadau cyhoeddus ar faterion penodol fel yr ymgynghoriad ar addysg gynradd. Cafodd yr Aelodau gyfle i wneud awgrymiadau ar sut i wella’r cysywllt â chymunedau. Dyma’r awgrymiadau:

·                     Rhoi dewis i drigolion gofrestru i dderbyn e-byst ‘Sir Ddinbych Heddiw’ sy’n cael eu hanfon at aelodau. 

·                     Cynnal cyfarfodydd Arbennig Grŵp Aelodau Ardal naill ai cyn neu ar ôl y cyfarfod arferol er mwyn i aelodau o’r cyhoedd drafod materion gyda’u haelodau lleol. 

·                     Credwyd bod ‘Llyfr Coginio Democratiaeth’ Cyngor Sir y Fflint ar gyfer clybiau ieuenctid, sy’n egluro i bobl ifanc sut mae democratiaeth a gwleidyddiaeth yn gweithio, yn enghraifft dda o sut i gynnwys pobl ifanc yng ngwaith awdurdodau lleol. Credwyd y byddai modd i Sir Ddinbych ddysgu o hyn.

·                     Meithrin gwell cysylltiad rhwng swyddogion ac aelodau lleol i sicrhau bod cynghorwyr yn ymwybodol o’r hyn sy’n digwydd ac yn effeithio ar eu ward. Roedd rhywfaint o bryder nad yw pobl, ar adegau, yn cysylltu â’u haelod lleol yn gyntaf pan fo materion yn ymwneud â’u ward yn codi.

Dywedodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden bod y Cyngor wedi mabwysiadu Strategaeth Cyfathrebu newydd a bod Camau Gweithredu’r Flwyddyn  1^af yn edrych ar ffyrdd o’i datblygu, yn arbennig o ran cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i’r wasg. Soniwyd hefyd bod fforwm ieuenctid wedi ei drefnu’n ddiweddar yn y Rhyl i drafod y Cynllun MAWR. Roedd uwch arweinwyr y Cyngor a mudiadau eraill y Bwrdd Gwasanaeth Lleol, fel yr Heddlu, hefyd yn bresennol. Roedd yr adborth yn gadarnhaol iawn. 

Arweiniodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid y pwyllgor drwy ail hanner ei adroddiad ac eglurodd bod y Cyngor yn bwriadu adolygu ei ddiffiniad o fod yn Gyngor ‘sy’n agos at y gymuned’ i gyd-fynd â blaenoriaethau'r Cynllun Corfforaethol newydd. Mae’r cynnydd yn y gwaith o roi Cynllun Gweithredu ‘Dod yn Agosach at y Gymuned’ ar waith yn y 18 mis diwethaf wedi ei grynhoi dan dri phennawd - ‘Cynrychioli a Chyswllt’, ‘Darparu Gwasanaeth’ a ‘Datblygu Cymunedol’. I ddatblygu’r gwaith yma ymhellach, mae pedwar maes newydd wedi ei gynnig ac mae cyfle i’r Pwyllgor hwn anfon sylwadau arnyn nhw cyn i’r Cyngor benderfynu eu cymeradwyo. Dyma’r pedwar maes arfaethedig:

1)            Cynnwys Cymunedau a Democratiaeth

2)            Rhoi’r flaenoriaeth i’n cwsmeriaid 

3)            Mapio anghenion a dyheadau cymunedau a gwella cynhwysedd

4)            Gwella gwasanaethau

a)            Meithrin y diwylliant cywir

b)            Cynllunio gwasanaethau yn agos at gymunedau

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, pwysleisiodd y Cyng. Huw Williams bwysigrwydd dibynnu ar wybodaeth y Grwpiau Aelodau Ardal er mwyn sicrhau bod cynghorwyr yn gwybod beth sy’n digwydd. Dywedodd y Cadeirydd y gellir cytuno â’r meysydd ond ychwanegodd mai eu gweithredu fydd y gwaith pwysicaf ac y byddai’n rhaid monitro hynny. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid y byddai’r ‘camau gweithredu’ yn cael eu hegluro ac y byddai’r trefniadau ar gyfer monitro llwyddiant yn cael eu gosod unwaith mae’r meysydd wedi eu cymeradwyo. 

Ychwanegodd yr Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Chymunedau bod gweithdy ar wasanaethau cwsmer ar 5 Mawrth i geisio canfod beth yw anghenion cwsmeriaid. Mae croeso i bob cynghorydd ei fynychu. Cafwyd trafodaeth faith i ddilyn.

PENDERFYNIAD:

i)             Cefnogi’r dulliau a amlinellwyd yn yr adroddiad, gan gynnwys cynyddu’r defnydd o’r cyfryngau cymdeithasol, er dibenion gwella’r cyswllt rhwng cynghorwyr sir, trigolion a grwpiau â diddordeb;

ii)            Ystyried cynnal Cyfarfodydd Arbennig o’r Grwpiau Aelodau Ardal pan fydd angen ymgynghori/cysylltu â chymunedau ynglŷn â mater penodol;

iii)            Cefnogi’r diffiniad diwygiedig o fod yn ‘Cyngor Rhagorol sy’n Agos at y Gymuned’ a llunio cynllun gweithredu yn seiliedig ar ganlyniadau, sy’n cynnwys  sut i fesur llwyddiant a cherrig milltir er mwyn cyrraedd yr uchelgais, a monitro’r camau gweithredu’n ofalus.