Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) yn diweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi ei wasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd yn gyrru gwelliant.

10.30 a.m.

 

[Datganodd y Cynghorydd David Simmons diddordeb personol a rhagfarnol yn Theatr y Pafiliwn, y Rhyl, cyfeirir ato yn Adroddiad Cynnydd yr Archwiliad Mewnol (Eitem Agenda 7) a gadawodd y cyfarfod tra roedd yr eitem yn cael ei hystyried.]

 

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaeth, ei ddarpariaeth sicrwydd, yr adolygiadau a gwblhawyd a’i berfformiad a’i effeithiolrwydd mewn hyrwyddo gwella.   Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y meysydd penodol canlynol o’r adroddiad:-

 

·         Cynnydd mewn darparu Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2012 / 13

·         yr adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol, yn benodol yr adolygiad dilynol o Adnoddau Dynol Strategol, a

·         perfformiad a mesurau allweddol Archwilio Mewnol.

 

Trafododd yr aelodau’r cynnydd mewn darparu’r cynllun gweithredol ac ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i gwestiynau fel a ganlyn -

 

·         cyflwynodd fanylion yr adolygiadau dilynol eraill sydd ar y rhaglen ar gyfer 2012 / 13 gyda rhai eraill dilynol yn 2013 / 14.

·         roedd yr Archwiliad Caffael, sydd ar y rhaglen ar gyfer mis Mawrth, yn cael ei gwmpasu ar hyn o bryd, gan ddechrau gyda throsolwg o’r prosiect yn ystod cynllun eleni ac yna’n cael ei ddatblygu ymhellach y flwyddyn nesaf.

·         cadarnhau fod yr archwiliad Mannau Cyhoeddus wedi codi’r cwestiwn pa wasanaethau y dylid eu cynnwys gan fod yr archwiliad wedi canolbwyntio’n wreiddiol ar gynnal a chadw tiroedd ond wedi cael ei ehangu i gynnwys meysydd eraill.  Ychwanegodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol fod gwaith ar y gweill gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau i ddatblygu Strategaeth Mannau Cyhoeddus a fyddai’n diffinio’r gwasanaethau sydd i’w cynnwys yn y maes hwnnw.

 

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y farn archwilio ynghylch yr adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar a chafodd y materion canlynol eu trafod yn fanylach -

 

Theatr y Pafiliwn, y Rhyl – Roedd Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden wedi gofyn am adolygiad o’r Theatr fel rhan o ystyried ei datblygu yn y dyfodol fel rhan o’r agenda gwella ehangach yn y Rhyl.  Wrth nodi mor isel oedd y raddfa sicrwydd, gofynnodd yr aelodau am eglurhad ar nifer o feysydd risg ac am sicrwydd fod cynllun gweithredu cadarn wedi’i sefydlu.  Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol eglurhad ynghylch materion mewn ymateb i gwestiynau aelodau a son am y ‘cyfarfod galw cynyddol’ i sicrhau cynllun gweithredu y gellid ei ddarparu i wella'r gwasanaeth.  Gan fod y Pennaeth Gwasanaeth wedi bod yn rhan o hyn o’r cychwyn roedd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai’r gwasanaeth yn datrys y problemau.  O ystyried y nifer o feysydd risg uchel a nodwyd, cytunodd y pwyllgor i gadw golwg ar y mater a gofynnwyd am adroddiad ar y cynnydd.  Cytunai Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai’n amserol adrodd yn ôl i’r pwyllgor yng nghyfarfod mis Mai ar ôl cynnal yr ymweliad dilynol.  Teimlai’r Cynghorydd Gwyneth Kensler fod y Theatr wedi perfformio’n dda o dan amgylchiadau anodd.

 

Atgyweiriadau Ymatebol i Dai Cyngor ac Atgyweirio Tai Gwag – Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod y gwaith archwilio’n rhan o raglen wella ehangach o fewn y Gwasanaethau Tai.  Wrth fesur y gwaith atgyweirio daeth yn amlwg, mewn nifer o achosion, nad oedd y gwaith yn cael ei orffen yn iawn y tro cyntaf a oedd yn golygu fod yr amser trwsio ymhell dros y targed ac yn llawer mwy na’r amser sy'n cael ei gofnodi ar gyfer rheoli perfformiad.  Erbyn hyn mae cyfarfod cynnydd wedi’i gynnal a chynllun gweithredu wedi’i sefydlu ac mae arian ar gael i foderneiddio’r gwasanaeth.  Er nad oedd yr adroddiad yn rhoi sicrwydd, mae gwelliannau arwyddocaol eisoes wedi’u gwneud a bydd archwilio mewnol yn cynnal adolygiad pellach yn ystod mis Ebrill a Mai i fesur y perfformiad flwyddyn ymlaen o’r prawf gwreiddiol, ynghyd ag asesiad o’r cynnydd gyda’r cynllun gweithredu.  O ganlyniad cyhoeddir diweddariad ar yr adroddiad yn ystod yr haf a fydd yn cynnwys graddfa sicrwydd newydd.  Ymhelaethodd y Cynghorydd Hugh Irving ar y cyfarfod cynnydd positif a gynhaliwyd i daclo’r problemau a nodwyd a’r hyn a wnaed ers hynny i wella, gan gynnwys ail leoli staff cyswllt y cwsmer a darparu technoleg ac offer newydd.

 

Roedd y Cynghorydd Ray Bartley yn falch o nodi’r mesurau a gyflwynwyd i nodi'r diffygion yn gywir ac i flaenoriaethu gwaith a mynegodd ei bryder fod oedi wedi achosi anghyfleustra ac mewn rhai achosion, drallod i drigolion bregus.  Mewn ymateb i gwestiwn oddi wrth yr aelod lleyg Paul Whitham, cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adrodd ar faint o incwm rhent a gollwyd o ganlyniad i’r amser y mae’n ei gymryd i gwblhau atgyweiriadau i dai gwag.  Trafodwyd y mesurau presennol i asesu perfformiad a chytunwyd y dylai Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol a'r Rheolwr Gwella Corfforaethol drafod y mater ymhellach y tu allan i'r cyfarfod.  Yn olaf, lleisiodd y Cynghorwyr Barbara Smith a Hugh Irving eu cefnogaeth i’r Pennaeth Tai a Datblygu Cymunedol cymharol newydd wrth dalu sylw i'r problemau hir dymor a nodwyd.

 

Yna, cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad dilynol Adnoddau Dynol Strategol (Atodiad 2 i’r adroddiad) a oedd yn dal i roi gradd sicrwydd isel oherwydd y diffyg cynnydd mewn gweithredu’r cynllun gweithredu a gytunwyd.  Er mwyn egluro'r diffyg cynnydd gofynnwyd i'r Pennaeth Adnoddau Dynol Strategol fod yn bresennol yn y cyfarfod ac oherwydd hynny roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol a Rheolwr y Gwasanaethau Adnoddau Dynol hefyd yn bresennol.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol y cafodd pryderon eu mynegi yn ystod yr Her Gwasanaeth Adnoddau Dynol diwethaf fod gan y Gwasanaeth gymaint o waith a bod adolygiad llawn o waith Adnoddau Dynol wedi’i gynnal ers hynny.  Daeth y Tȋm Rheoli Corfforaethol i’r casgliad fod Adnoddau Dynol yn ceisio rheoli llwyth gwaith mawr gydag ychydig o adnoddau a bod arweiniad strategol wedi’i roi i flaenoriaethu pwysau a gofynion y gwaith hynny a bod adnoddau ychwanegol hefyd wedi’u darparu.  Roedd Cynllun Gwella Adnoddau Dynol wedi’i nodi fel blaenoriaeth ac roedd gwaith wedi’i gynllunio ar y gweill i sicrhau y byddai rhagor o adnoddau’n arwain at dalu sylw i faterion gyda blaenoriaeth is.   Adroddodd yr Uwch Reolwr Adnoddau Dynol ar yr adnoddau a nodwyd yn benodol ar gyfer rheoli’r Cynllun Gwella Adnoddau Dynol gan sicrhau y bydd yn cael ei ddarparu erbyn mis Rhagfyr 2013 ac y bydd y Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol yn cael ei gwblhau erbyn mis Hydref 2013.  Cyflwynodd hefyd beth o gyd-destun i’r adroddiad yn trafod problemau sefydlu model gwasanaeth newydd Adnoddau Dynol yn 2011 a’r newid diwylliant oedd ei angen a oedd wedi arwain at drafferthion symud at y gwasanaeth newydd.  Rhoddodd y Cynghorydd Barbara Smith sicrwydd pellach y byddai’r cynnydd yn cael ei fonitro’n ofalus i sicrhau y byddai gwasanaeth cadarn yn cael ei ddarparu yn y dyfodol.

 

Roedd yr Aelodau’n cydnabod fod pwysau ychwanegol ar y gwasanaethau Adnoddau Dynol yn codi o gyfnodau o newid oherwydd yr hinsawdd bresennol a phwysleisiwyd mor bwysig yw sicrhau fod systemau digonol yn cael eu sefydlu er mwyn rheoli adnoddau dynol yn effeithiol.  Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, ymatebodd yr Uwch Reolwr Adnoddau Dynol i gwestiynau’r aelodau fel a ganlyn -

 

·         Dywedwyd fod y tair system TG sy’n cael eu defnyddio ar gyfer Adnoddau Dynol: Trent, CRM ac EDRMS yn dal i gael eu datblygu a heb fod yn gweithio fel y dylent hyd yma.

·         Ymhelaethodd ar yr hyfforddiant a ddarperir ar gyfer rheolwyr a’r camau a gymerir i geisio cael rhagor i fanteisio arno; gobeithir y byddai cysylltu â’r rheolwyr trwy’r Uwch Dȋm Arweinyddiaeth yn gwella presenoldeb.

·         Cyfeiriodd at y gwahanol adolygiadau prosesau sydd wedi’u cynnal yn Adnoddau Dynol (a gafodd eu hyrwyddo gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol) ac sydd wedi'u gweithredu

·         Eglurodd gyd-destun cynnwys cyflogi cyn weithwyr yn y Polisi Cyflog a gafodd ei gymeradwyo gan y Cyngor Llawn ym mis Medi 2012.   Ymhelaethodd ar y meini prawf llym i sicrhau cysondeb o ran ail gyflogi; bydd ail gyflogi'n cael ei fonitro hefyd.

·         Adroddodd ar fanteision darparu gwasanaeth Adnoddau Dynol canolog i sicrhau cysondeb a pharhad.

·         Amlygodd y newidiadau yn y dyddiadau gweithredu i sicrhau fod gofynion y cynllun gweithredu Archwilio mewnol yn cael eu cwblhau erbyn mis Hydref 2013.

 

Derbyniodd yr Aelodau y sicrwydd a roddwyd ynghylch darparu’r cynllun gweithredu o fewn y terfynau amser newydd ond cytunwyd y dylid cadw llygad ar y cynnydd a gofynnwyd am adroddiad pellach yng nghyfarfod y Pwyllgor fis Gorffennaf.  Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am eu presenoldeb.

 

PENDERFYNWYD -

 

(a)       yn amodol ar sylwadau uchod yr aelodau, derbyn a nodi’r adroddiad cynnydd ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, a;

 

(b)       bod adroddiadau cynnydd ar Theatr y Pafiliwn y Rhyl ac Adnoddau Dynol Strategol yn cael eu cyflwyno i gyfarfodydd y pwyllgor ym mis Mai a mis Gorffennaf.

 

Ar yr adeg yma (11.30am)  gohiriwyd y cyfarfod i gael lluniaeth.