Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) yn cyflwyno Polisïau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data drafft a adolygwyd.

11.40 a.m.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn cyflwyno’r Polisïau Rhyddid Gwybodaeth a Gwarchod Data drafft sydd wedi’u hadolygu.  Cafodd y ddau bolisi eu hadolygu er mwyn darparu canllaw gweithdrefnol ar sut mae'r Cyngor yn ymdrin â cheisiadau am wybodaeth ac ar gyfer prosesu data personol.  Roedd yr adborth gan swyddogion ar y polisïau drafft wedi bod yn bositif a byddai’r polisïau hefyd yn cael eu hystyried gan  yr Uwch Dȋm Arweinyddiaeth cyn eu cyflwyno i’r Cyngor Llawn i’w cymeradwyo.  Soniwyd wrth yr Aelodau Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol newydd wedi’i sefydlu yn cael ei arwain gan y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad.

Arweiniodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr aelodau trwy’r dogfennau polisi drafft a manylodd yn benodol ar yr elfennau canlynol -

·         Polisi a Gweithdrefnau Gwarchod Data – dyluniwyd i ddiogelu preifatrwydd personol yn cynnwys -

o   Hawl Mynediad Unigolion

o   Rhannu Gwybodaeth

o   Cynllunio Argyfwng

o   Materion Allffynonellu

o   Cyflwyno Systemau Newydd

o   Toriadau Diogeledd Data

·         Polisi a Gweithdrefnau Rhyddid Gwybodaeth - wedi’u paratoi i sicrhau mynediad agored i wybodaeth.  Cyfeiriwyd hefyd at y Panel Eithriadau i Fynediad at Wybodaeth a ffurfiolwyd yn ddiweddar ac sydd wedi’i adlewyrchu yn y polisiau.

Yn dilyn y cyflwyniad manwl pwysleisiodd y pwyllgor y pwysigrwydd o gael polisi cadarn i reoli gwybodaeth ac o sefydlu gweithdrefnau clir.  Manteisiodd Aelodau ar y cyfle i holi a thrafod gyda swyddogion rôl a chyfrifoldebau’r Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol newydd ynghyd â llwyth gwaith y Swyddogion Rheoli Gwybodaeth, yr anawsterau o gasglu ac adalw gwybodaeth ac o ymdrin yn uniongyrchol â cheisiadau ac ymholiadau.  Tanlinellwyd y perygl o ddatgelu gwybodaeth waharddedig hefyd, yn enwedig o gofio am y dirwyon sylweddol a allai gael eu gosod am doriadau data.  Dywedodd y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad y dylai diogelu e-bost hefyd cael ei ystyried i liniaru’r perygl hwnnw.  Nodwyd y nifer o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniwyd gan y Cyngor a’r costau cysylltiedig a nodwyd fod hwn yn faes sy’n tyfu a bod angen ei reoli.  Cyfeiriwyd hefyd at sut mae ceisiadau gwamal a blinderus yn cael eu trin a rôl y Panel Eithriadau i Fynediad i Wybodaeth ynghylch hynny.

O ran cadw gwybodaeth, holodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham a oedd gan y cyngor gynllun cadw i gymryd i ystyriaeth deddfwriaeth ac i gydbwyso’r angen i gadw gwybodaeth yn erbyn ei ddefnyddioldeb.  Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod deddfwriaeth yn cynnwys terfynau amser er mwyn cadw gwybodaeth mewn perthynas â materion penodol megis y gwasanaethau cymdeithasol ond mai penderfyniad busnes yw storio gwybodaeth i’r rhan fwyaf o adrannau.  Pwysleisiodd y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod angen cadw gwybodaeth yn drefnus a chategoreiddio e-byst yn iawn i sicrhau ei bod yn hawdd cael hyd i wybodaeth a bod gwaith ar y gweill i hyrwyddo’r broses honno.  Ychwanegodd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor hwn ynghylch gwaith y Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol er mwyn goruchwylio datblygiadau.  Tanlinellodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham y defnydd o rybudd preifatrwydd fel ymarfer da i gyfreithloni prosesu data personol ac yr oedd o’r farn y dylai hyn gael ei ddwyn at sylw rheolwyr er mwyn atgyfnerthu’i ddefnydd yn ymarferol.

Yn olaf, pwysleisiodd y pwyllgor bwysigrwydd hyfforddi aelodau a chyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod cynllun hyfforddi aelodau yn cael ei ddatblygu a fyddai’n cynnwys y polisiau hynny’ ynghyd â’r cyfeiriad blaenorol yn hyfforddiant y côd ymddygiad.

PENDERFYNWYD -

(a)       Nodi cynnwys y ddau bolisi ac yn amodol ar sylwadau uchod yr aelodau eu cymeradwyo ar gyfer ymgynghoriad pellach, a

(b)       Cyflwyno adroddiad ar waith y Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol i gyfarfod pellach o’r pwyllgor yn y dyfodol er mwyn goruchwylio datblygiadau.