Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeëdig) yn cyflwyno i’r Pwyllgor Lythyr Gweinidogol ar y Fframwaith Moesegol.

 

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad oedd yn cynnwys llythyr gan Weinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau am Fframwaith Foesegol Llywodraeth Leol, gan roi crynodeb o gynnwys y llythyr a’i arwyddocâd i’r Cyngor.  Roedd y llythyr yn cyfeirio at nifer o faterion oedd yn cael eu cynnwys yn y Papur Gwyn ‘Hyrwyddo Democratiaeth Leol’ ac yn cynnig diweddariad a chanllawiau pellach am weithrediad darpariaeth y Papur Gwyn.  Bu’r Pwyllgor yn trafod y materion hyn a chytunwyd ar ymateb i’w gyflwyno i’r Gweinidog.

 

Datrysiadau lleol ar gyfer cwynion lefel isel am ymddygiad aelodau

 

Roedd y Gweinidog yn arnodi argymhelliad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bod awdurdodau lleol yn defnyddio proses ddatrys ar gyfer cwynion lefel isel yn erbyn aelodau, a gofynnwyd i’r awdurdodau wneud trefniadau i ddefnyddio protocol cyffredinol yn wirfoddol.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod y Cyngor wedi dechrau defnyddio’r protocol a mynegodd ei gefnogaeth tuag at y broses gyflymach, effeithlon newydd ar gyfer archwilio materion na fyddai’n cael sylw’r Ombwdsmon fel arfer.  Roedd y Swyddog Monitro yn darlunio proses gymodi yn cynnwys arweinwyr grwpiau gwleidyddol, gyda’r dewis o godi’r cwynion gyda’r Pwyllgor Safonau fel bo’r angen.  Bydd y Cyngor Sir yn profi hyn cyn ei ddefnyddio mewn Cynghorau Tref a Chymuned.   Derbyniodd y Pwyllgor y cyngor bod yn rhaid i unrhyw gwynion gan y cyhoedd gael eu rhoi i’r Ombwdsmon.

 

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod angen proses er mwyn datrys cwynion lefel isel, a phwysigrwydd rôl y Pwyllgor yn y broses hon.  Gofynnodd y Cadeirydd sut y byddai pennu lefel y cwynion er mwyn penderfynu bod angen eu hatgyfeirio, a chynigodd y Swyddog Monitro mai diben y broses oedd delio â chwynion megis cyhuddiadau o amarch rhwng aelodau.   Byddai’r Swyddog Monitro yn ymgynghori gyda’r Ombwdsmon i sefydlu rhagesiampl sut yr oeddent wedi delio ag achosion penodol yn y gorffennol, a byddai hyn yn darparu gwybodaeth ar gyfer y broses atgyfeirio.

 

Cytunodd y Pwyllgor i ymateb er mwyn cadarnhau eu bod yn cefnogi’r broses datrys yn lleol ac i drefnu manylion y trefniadau.

 

Cap gwirfoddol ar indemniad

 

Roedd y Papur Gwyn yn argymell cyflwyno cap gwirfoddol o £20,000 yn cael ei gynnig gan awdurdodau lleol fel indemniad ar gyfer costau cyfreithiol a wnaed gan aelodau oherwydd achosion o gamymddwyn.  Eglurodd y Swyddog Monitro bod y broses yn Sir Ddinbych yn nodi y dylid cyflwyno cais am indemniad i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ond nad oedd cyfyngiadau ar y cyfansymiau y gellid eu talu.   Pwysleisiodd y Swyddog Monitro y pwysigrwydd bod aelodau yn gallu amddiffyn eu hunain yn erbyn cyhuddiadau Cod Ymddygiad, ond nododd pryder Llywodraeth Cymru bod posibilrwydd y gall y costau cyfreithiol gynyddu. Byddai’n rhaid i’r Cyngor adennill unrhyw arian a dalwyd yn yr indemniad petai cerydd yn cael ei chynnal, a ni fyddai gan y Cyngor unrhyw hyblygrwydd yn hyn o beth.

 

Roedd yr Ombwdsmon wedi nodi y byddai’n barod i gytuno ar gap cilyddol ar gyfer costau cyfreithiol, a chytunodd y Pwyllgor, gan y bydd y cap yn berthnasol i’r naill a’r llall, y byddai hyn yn cael ei ystyried yn gyfatebol o dan Erthygl 6 Confensiwn Ewropeaidd Hawliau Dynol, oedd yn amddiffyn eu hawl i achos teg.  Ond, cytunwyd i ofyn am eglurhad gan y Gweinidog.

 

Nododd y Pwyllgor er bod cap ar yr indemniadau yn galluogi dyrannu cyfanswm hael iawn, ystyriwyd ei bod yn bwysig bod aelodau yn cael cynnig cefnogaeth i gyflawni eu rôl, ac ar adegau golyga hyn bod yn rhaid iddynt siarad am bynciau cynhennus gyda risg cynhenid o gerydd.

 

Cytunodd y Pwyllgor i gefnogi cyflwyno cap indemniadau sy’n daladwy i aelodau mewn perthynas â chostau cyfreithiol, a’r cap hwnnw yn £20,000.

 

Addasiadau i’r Cod Ymddygiad

 

Nododd y Gweinidog ei fwriad i addasu’r Cod Ymddygiad i dynnu paragraff 6(1)(c) – bod yn rhaid adrodd unrhyw weithred sy’n torri’r Cod Ymddygiad i’r Ombwdsmon – er mwyn gallu cyflwyno proses datrys yn lleol ar gyfer cwynion lefel isel gan aelodau.  Gan hynny, petai aelodau yn adrodd am weithred yn erbyn y Cod Ymddygiad drwy’r broses newydd, ni fyddai’r Cod Ymddygiad ei hunan yn cael ei dorri mewn perthynas â diffyg adrodd yn uniongyrchol i’r Ombwdsmon.

 

Paragraff 10 (2)(b) – bydd y gorchymyn bod yn rhaid i aelodau ddatgan cysylltiad personol mewn penderfyniad all effeithio ar eu hetholaeth – yn cael ei dynnu hefyd.  Byddai dehongli’r paragraff yn llythrennol yn rhwystro rôl gynrychiadol aelod etholedig, a nododd y Gweinidog hyd yn oed heb y paragraff hwn, roedd y Cod Ymddygiad yn cynnwys darpariaeth benodol er mwyn i aelodau wneud penderfyniadau’n wrthrychol.

 

Cytunodd y Pwyllgor i gefnogi’r addasiadau hyn i’r Cod Ymddygiad.

 

Dyfarniad Calver

 

Cynghorodd y Gweinidog bod yr Ombwdsmon wedi addasu ei ganllawiau i gynnwys dyfarniad yn R (Calver) v Panel Dyfarnu Cymru. Gwnaeth y Swyddog Monitro gyflwyniad ar effaith yr achos pan gyfarfu’r Pwyllgor Safonau ym mis Rhagfyr.

 

Cwynion Blinderus

 

Gofynnodd y Gweinidog bod trefniadau yn cael eu gwneud i sicrhau bod aelodau yn ymwybodol o broblem cwynion blinderus, maleisus a gwamal fel rhan o’u hyfforddiant.  Roedd yr hyfforddiant oedd yn cael ei ddarparu i Gynghorau Sir, Tref a Chymuned yn cynnwys hyn.

 

Cyfryngau Cymdeithasol

 

Roedd y Gweinidog yn tynnu sylw at ganllawiau’r Ombwdsmon ar ddefnydd cyfryngau cymdeithasol a’r problemau cysylltiol.  Mynegodd y Swyddog Monitro  bod disgwyl i’r aelodau ymddwyn fel pe baent yn cyflawni eu dyletswyddau wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol, a chydnabyddo’r pwyllgor manteision ac anfanteision defnyddio cyfryngau cymdeithasol. 

 

Cofrestr Cysylltiadau

 

Eglurodd y Swyddog Monitro bod Deddf Llywodraeth Leol 2000 yn gofyn am gadw cofrestr o gysylltiadau’r aelodau (megis cyflogaeth, eiddo, aelodaeth, cwmnïau).  Nododd y Dirprwy Swyddog Monitro bod cofrestr yn cael ei chadw ond bod yr adran TGCh yn archwilio modd o gyhoeddi hyn drwy wefan y Cyngor.  Mae’r Cyngor yn derbyn ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn achlysurol, felly byddai hyn yn gwella mynediad y cyhoedd ac yn gwneud y broses yn fwy effeithlon.  Nododd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai aelodau yn cael gwybod am geisiadau a wnaed yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 petai’r wybodaeth yn ymwneud â hwy yn benodol, ond ni fyddant yn cael gwybod petai’r wybodaeth eisoes yn gyhoeddus.   Ychwanegodd y Swyddog Monitro y bydd disgwyl i’r aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad fel bo’n addas yng nghyfarfodydd y Cyngor.

 

Cytunodd y Swyddog Monitro i grynhoi’r drafodaeth a gofyn am sylwadau gan y Cadeirydd, cyn cyflwyno hyn fel ymateb ffurfiol i lythyr y Gweinidog.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor yn:-

 

      i.         Cefnogi argymhellion y Gweinidog mewn perthynas â fframwaith datrys yn lleol, cap gwirfoddol ar indemniadau a’r addasiadau i’r Cod Ymddygiad; a

 

    ii.        Chytuno y bydd y Swyddog Monitro yn ymateb i lythyr y Gweinidog er mwyn darparu gwybodaeth am gefnogaeth y Pwyllgor, a rhoi diweddariad am gynnydd y Cyngor wrth weithredu darpariaethau’r Papur Gwyn.