Eitem ar yr agenda

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn diweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gyrru gwelliant.  Tynnwyd sylw Aelodau at yr adroddiadau archwilio mewnol diweddar a roddwyd ar y canlynol –

Ysgol Uwchradd y Rhyl – Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol at ddyfarniad statws sicrwydd canolig a oedd yn welliant arwyddocaol ar yr archwiliad blaenorol a oedd wedi golygu dwyn cynrychiolwyr ysgol gerbron y pwyllgor yma.  Roedd adborth gan y Prifathro a’r Llywodraethwyr yn bositif ac roedd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai’r ysgol yn delio â’r problemau a oedd wedi ei hatal rhag derbyn statws sicrwydd uchel.  Roedd Aelodau’n falch o nodi’r adroddiad archwilio positif ac, yn dilyn cynnig gan y Cynghorydd David Simmons, cytunwyd bod llythyr gan y pwyllgor yma i’w anfon at Ysgol Uwchradd y Rhyl yn eu llongyfarch ar eu cyflawniad.

Ystyriai Aelodau fod cyllid ysgolion yn gyffredinol yn faes o risg arbennig y gellid ei ecsbloetio a gofynnwyd am y mecanwaith i ddiogelu rhag y risg honno.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod ysgolion â chyfrifoldeb i reoli’r cyllid hwnnw ac fe allent ofyn am archwiliad gan y Cyngor a byddid yn codi tâl am hynny.  Roedd elfennau penodedig fel cynnal cofnodion yn ffurfio rhan o archwiliad cyffredinol ysgol.  Gofynnodd y Cynghorydd Martyn Holland a ellid sefydlu system ar gyfer ysgolion er mwyn helpu i reoli cronfeydd a rhannu arferion gorau.  Awgrymwyd y byddai Rheolwyr Cyllid Ysgolion â swyddogaeth yn hynny.  Cytunai’r pwyllgor ag awgrym y Pennaeth Cyllid ac Asedau i roi eitem ar yr agenda i Rwydwaith Rheolwyr Cyllid Ysgolion fel dull o symud ymlaen â’r mater hwnnw.  Mewn ymateb i gwestiwn gan yr Aelod Lleyg Paul Whitham cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod cyfarwyddyd ar gael i’r rheiny sy’n rheoli cyllid ysgolion ac roedd gwaith yn cael ei wneud i gynhyrchu rhestr wirio syml.

Risg gynhenid uchel y Gofrestr Risg Gorfforaethol (CSDd006) - Hysbyswyd Aelodau nad oedd yr archwiliad yma’n gofyn am adroddiad archwilio llawn ond roedd wedi ei gynnal i sicrhau rheolaeth effeithiol a rhoddwyd crynodeb byr.

Tir y Cyhoedd - Fe gynhaliwyd archwiliad cyffredinol ac roedd gwaith yn gyfredol i ddelio â phroblemau penodedig a nodwyd.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Martyn Holland at y problemau ynglŷn â chyflwyno’r gwasanaeth ailgylchu a chasglu sbwriel yn ne’r sir a holodd am gostau’r rhaglen ailgylchu ac a ddysgwyd gwersi.  Holodd hefyd a gyflawnwyd gwerth am arian gyda’r rhaglen ailgylchu dros y sir gyfan a’r broses bresennol o fonitro perfformiad.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod y Cyngor Sir wedi trafod y mater yn eu cyfarfod ar Ragfyr 4 ac fe’i cyfeiriwyd at y Pwyllgor Craffu Cymunedau i’w ystyried.  Roedd y Prif Weithredwr hefyd wedi dweud y byddid yn cynnal ymchwiliad a gellid cyflwyno adroddiad pellach i’r Cyngor Sir i’w ystyried os byddai aelodau’n gofyn am hynny.  Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod adolygiad o gasglu sbwriel wedi ei gynnwys yn y cynllun archwilio ar gyfer 2013/14.  Cyfeiriodd Aelodau’n fyr hefyd at faterion ynglŷn â Gwastraff Masnach a dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddid yn ystyried adroddiad archwilio ar Wastraff Masnach yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor.

Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth – Oherwydd y sgôr sicrwydd isel fe gynhaliwyd cyfarfod gwaethygiad efo’r Prif Weithredwr a’r Aelod Arweiniol i drafod y cynllun gweithredu.  Gan fod yr eitem yma’n fater corfforaethol roedd camau’n rhychwantu nifer o adrannau a byddid yn delio â hyn yn y misoedd i ddod.  Roedd gwaith yn gyfredol ar hyn o bryd i ddatblygu Polisi Diogelu Data newydd.  Yn ateb i gwestiynau dywedwyd wrth aelodau bod yr archwiliad yn cwmpasu cofnodion electronig a phapur ac roedd ysgolion hefyd wedi eu cynnwys o fewn cwmpas yr archwiliad.

Tynnwyd sylw aelodau hefyd gan y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol at gamau dilynol i dri adroddiad Archwilio Mewnol lle nad oedd camau wedi eu cwblhau o fewn y graddfeydd amser a gytunwyd a rhoddodd ddiweddariad ar y safle presennol.  Y tri maes oedd (1) Adnoddau Dynol Strategol, (2) Cludiant Cartref i Ysgol, a (3) Ysgol y Santes Ffraid.  Byddid yn adrodd yr archwiliadau i gyfarfod nesaf y pwyllgor a gofynnwyd i aelodau ystyried a oedden nhw’n dymuno gwahodd cynrychiolwyr o’r adrannau hynny i fod yn bresennol.  Yn y cyfamser byddai Archwilio Mewnol yn parhau i ddilyn ymlaen â’r camau sydd ar ôl i geisio sicrhau eu bod yn cael eu bwrw ymlaen gyn gynted ag sydd bosib.  Cytunodd aelodau i ystyried canfyddiadau’r adroddiadau yn gyntaf cyn penderfynu gwahodd unrhyw gynrychiolwyr i fod yn bresennol.

I gloi fe ystyriodd aelodau gynnydd yn erbyn cyflenwad Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2012/13 (Atodiad 1 i’r adroddiad) ac fe godwyd y materion canlynol –

·         Cyfeiriodd y Cynghorydd Martyn Holland at archwiliad Rheolaeth Gweithrediadau Technoleg Gwybodaeth a gofynnodd a oedd y broblem gyda storio tapiau wrth gefn wedi ei datrys.  Dywedodd swyddogion y byddid yn trafod gofod mewn lleoliad swyddfa arall ar gyfer tapiau a byddid yn gwirio cynnydd gyda gweithredu’r argymhelliad hwnnw yn ystod y camau’n dilyn yr adroddiad.

·         Mewn ateb i gwestiwn gan yr Aelod Lleyg Paul Whitham, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai’r adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ym Medi 2012 ar Weddillion Ysgol ar gael ar wefan y Cyngor.

·         Gofynnodd Mr Gwilym Bury, Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru a oedd y deg diwrnod a gynlluniwyd ar gyfer archwiliad Rheoli’r Perygl o Lifogydd yn ddigonol o ystyried y digwyddiadau diweddar gyda’r llifogydd.  Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y bwriad o ganolbwyntio’r archwiliad ar reolaeth risg ac y byddai deg diwrnod yn ddigonol ar gyfer hynny.  O ystyried yr ymchwiliadau cyfredol eraill o ran y llifogydd diweddar byddai angen pennu’r archwiliad i osgoi unrhyw ddyblygu.  Awgrymodd Mr. Bury y dylid archwilio ansawdd y cynlluniau presennol.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar sylwadau aelodau uchod, derbyn yr adroddiad cynnydd ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a’i nodi;

(b)       bod llythyr i’w anfon ar ran y Pwyllgor at Ysgol Uwchradd y Rhyl yn eu llongyfarch ar eu hadroddiad archwilio positif a’r gwelliannau arwyddocaol a wnaethpwyd

 (c)       bod eitem i’w rhoi ar yr agenda ar gyfer y Rhwydwaith Rheolwyr Cyllid Ysgolion i ystyried a ellid sefydlu system i helpu ysgolion i reoli cronfeydd a rhannu arferion gorau.