Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Perfformiad a Chynllunio Strategol sy’n dadansoddi perfformiad y Cyngor yn erbyn ei swyddogaethau, gan gynnwys y Cynllun Corfforaethol ac amcanion Cydraddoldeb Strategol a cheisio barn y Pwyllgor ar y cynnydd hyd yn hyn.

10:15am – 11:00am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Strategaeth Gorfforaethol, Polisi, Cydraddoldeb ac Asedau Strategol ynghyd â Phennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau (HVE), Rheolwr Mewnwelediad, Strategaeth a Chyflawni (RL), Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (EH),  Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad o 2024 i 2025 ac Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad o Hydref 2024 i Fawrth 2025 (dosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Pwyllgor.  Esboniwyd bod yr adroddiad yn cyflwyno Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad rhwng 2024 a 2025, gan ddarparu dadansoddiad diwedd blwyddyn o’r cyflawniadau a’r heriau mewn perthynas ag amcanion perfformiad allweddol y Cyngor (themâu’r Cynllun Corfforaethol), ynghyd ag Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad yr Awdurdod o fis Hydref 2024 i fis Mawrth 2025.

Cafodd y Pwyllgor ei dywys trwy’r adroddiad a oedd yn cynnwys Crynodeb Gweithredol (Atodiad I) yn tynnu sylw at berfformiad yn erbyn amcanion a’r saith maes llywodraethu; yr Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad o fis Hydref 2024 i fis Mawrth 2025 (Atodiad II); manylion y gweithgareddau gwella a nodwyd trwy drafodaethau hyd yma, ynghyd â’r adroddiad Llais y Dinesydd newydd (Atodiad III).

Wrth fyfyrio, dywedodd yr Aelod Arweiniol y dylai’r Cyngor fod yn falch o’r hyn a gyflawnwyd dan amgylchiadau anodd dros y deuddeng mis diwethaf, a bod tystiolaeth glir o gyflawni i safonau uchel.  Tynnodd sylw at y pum cyflawniad allweddol dros y cyfnod hwn a’r pedwar her allweddol a meysydd i’w gwella fel y nodir yn Atodiad I.

Diolchodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau i’r Tîm Cynllunio Strategol am gynhyrchu’r ddogfennaeth a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am eu hawgrymiadau a’u sylwadau yn dilyn eu trafodaeth.

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Gwella gyd-destun pellach, gan ddweud bod 20% (16) o ddangosyddion y cynllun corfforaethol wedi cael eu categoreiddio’n “goch” ac y byddai’r tîm yn gweithio i ragatal dangosyddion yn y dyfodol i osgoi gwaethygu ac ymgymryd â gwaith pellach i wneud adroddiadau’n haws eu defnyddio.  Ymhelaethodd ar sawl maes perfformiad ardderchog - “gwyrdd”, tueddiadau perfformiad yn erbyn dangosyddion perfformiad amrywiol eraill, ynghyd â meysydd “coch” lle wynebir heriau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r aelod arweiniol a’r swyddogion am yr adroddiad trylwyr cyn i Aelodau drafod y pwyntiau canlynol ymhellach -

• Teimlai rhai aelodau bod cymhlethdod y cynnwys yn gwneud yr adroddiad yn anodd ei ddarllen ac argymell bod y dogfennau’n cael eu gwneud yn haws i’w defnyddio a’u darllen. Awgrymodd aelodau hefyd y gellid cynnwys graffiau a thablau yn yr adroddiad i sicrhau bod y data’n haws i’w olrhain a byddai’n darparu darlun cliriach o dueddiadau perfformio. Ymatebodd swyddogion trwy egluro bod angen i’r holl ddogfennau gydymffurfio â gofynion hygyrchedd, felly ni fyddai graffiau a thablau yn cyrraedd y safonau gofynnol. Fodd bynnag, byddent yn ymchwilio i’r mater ymhellach i weld a fyddai modd eu hymgorffori mewn rhyw ffordd yn adroddiadau’r dyfodol.
• Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd y budd-ddeiliaid a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolwg budd-ddeiliaid yn cynnwys aelodau staff. Yn unol â'n dyletswyddau statudol, roedd y grwpiau a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolwg yn cynnwys: trigolion Sir Ddinbych; staff y Cyngor (er bod arolwg staff ar wahân ar waith); Cynghorwyr Sir; Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned; Busnesau lleol; Undebau Llafur; ac unrhyw fudd-ddeiliaid eraill y mae'r Cyngor yn gweithio gyda nhw, megis y trydydd sector neu sefydliadau elusennol/gwirfoddol. Roedd gan yr aelodau bryderon y byddai trigolion/ budd-ddeiliaid yn cael trafferth llywio a dilyn y wybodaeth yn yr adroddiad. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod y prif benawdau a chanfyddiadau yn yr adroddiad i'w cael yn y crynodeb gweithredol, nad oedd yn rhy feichus i'w ddarllen.
• Trafodwyd yr Arolwg Llais y Dinesydd a’r ymatebion a dderbyniwyd.  Datganodd y swyddogion eu bod yn fodlon â’r ymatebion a dderbyniwyd.  Er nad oedd y gyfradd ymateb yn uchel roedd wedi cyrraedd y trothwy cyfradd ymateb ystyrlon.  Serch hynny, byddai angen gwneud mwy o waith wrth fynd ymlaen i sicrhau nad oedd unrhyw anghydbwysedd neu ragfarn gyda’r adborth a dderbynnir. Hysbyswyd yr aelodau o ragfarn hunan-ddethol (a elwir hefyd yn rhagfarn gwirfoddolwr) sy’n gallu digwydd pan fo unigolion yn gallu dewis a ydynt am gymryd rhan mewn astudiaeth ymchwil. Yn aml, gall barn y rheiny sy’n dewis cymryd rhan fod yn wahanol i farn y rheiny sy’n dewis peidio.  Gan hynny, mae gan hwn y potensial i gael effaith arwyddocaol ar ganfyddiadau cyffredinol yr ymchwil ac arwain at sampl rhagfarnllyd. Roedd gwaith ymchwil ar y gweill ar hyn o bryd mewn ymgais i ganfod dull mwy dibynadwy o gynnal y math hwn o ymchwil boddhad / canfyddiad y cyhoedd yn y dyfodol.
• Awgrymodd aelodau bod nifer gwirioneddol ar gyfer pob blwyddyn yn cael eu dangos yn yr adroddiadau crynodeb yn ogystal â chanrannau gan y byddai hyn yn gwneud newidiadau o un flwyddyn i’r llall yn haws i’w dilyn. Cyfeiriodd aelodau at ddata a goladwyd ac awgrymwyd defnyddio cymaint o ddulliau coladu ag sy’n bosibl i gymharu’r data. Byddai hyn yn rhoi golwg fwy eang ar y sefyllfa a gallai o bosibl liniaru pryderon a phroblemau o ran rhagfarn.
• Diolchodd y swyddogion i aelodau am eu hawgrymiadau ar sut i wneud y dogfennau’n haws i’w darllen a’u defnyddio gan breswylwyr. Cytunwyd y dylid archwilio dichonoldeb ychwanegu hyperddolenni a dulliau eraill. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth wrth yr aelodau y gellid defnyddio’r data yn yr adroddiad i’w roi yn rhaglenni gwaith cyfarfodydd craffu yn y dyfodol, yn enwedig ar gyfer meysydd lle roedd gan aelodau bryderon.
• Teimlai rhai aelodau o’r Pwyllgor nad oedd yr adroddiad yn amlygu’n llawn y dirywiad mewn rhai elfennau o fewn gwaith y Cyngor, gan eu bod nhw a’u preswylwyr o’r farn bod rhai meysydd yn gwaethygu mwy a mwy. Gyda'r rhagolygon yn dangos na fydd y bwlch ariannu'n gwella yn y dyfodol agos, a gyda rhaglen trawsnewid busnes yn cael ei datblygu, a phrosiectau eraill wedi methu'n ddiweddar neu wedi wynebu problemau difrifol wrth eu cyflwyno, roedd hyn yn achosi problemau mawr i'r Cyngor, ac roedd delwedd gyhoeddus y Cyngor yn cael ei difrodi. Cadarnhaodd swyddogion eu bod yn deall rhwystredigaeth rhai aelodau gyda rhai agweddau ar yr adroddiad a rhai prosiectau, a chytunwyd bod angen gwella rhai meysydd, megis cyfathrebu ag aelodau a’r cyhoedd mewn perthynas â’r prosiectau mawr parhaus. Fodd bynnag, roedd y materion hyn yn cael eu harchwilio’n drylwyr trwy nifer o wahanol sianeli, ac roedd gwersi yn cael eu dysgu bob amser a byddai hynny’n parhau i ddigwydd.
• Rhoddodd y Pwyllgor sylwadau am y disgwyliad y dylai Craffu ymgysylltu’n fwy aml â phreswylwyr er mwyn i well penderfyniadau gael eu gwneud. Roedd hwn yn rhywbeth yr oedd Archwilio Cymru yn awyddus i Graffu ei wneud. Sut allai Craffu wneud hyn ac ychwanegu gwerth at yr adroddiad a drafodir?  Dywedodd swyddogion y byddent yn croesawu unrhyw beth y gallai’r pwyllgor craffu ei wneud i’w cynorthwyo gyda’u gwaith, megis gwaith posibl i gynyddu ymgysylltiad.  Er enghraifft, gallai’r Pwyllgor ddewis materion perfformiad penodol o fewn yr adroddiad i’w harchwilio’n fanwl gyda’r Aelodau Arweiniol a swyddogion perthnasol mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.  Gallai aelodau’r Pwyllgor amlygu’r materion hyn gyda’u preswylwyr trwy eu sianeli cyfathrebu eu hunain, cyfryngau cymdeithasol ac ati, a gwahodd preswylwyr i gymryd rhan yn y gwaith o graffu ar y materion yn y ffordd honno.  Gellid archwilio dulliau ymgysylltu posibl eraill e.e. sioeau teithiol ac ati. Fodd bynnag, gan fod angen cynnal cyfarfodydd ffurfiol fel cyfarfodydd hybrid, yr unig leoliad y gellid ei ddefnyddio i’w darlledu ar y wefan oedd Siambr y Cyngor yn Neuadd y Sir.  Ymgymerodd swyddogion â chodi'r mater gyda Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ac archwilio'r posibiliadau o gynnwys erthygl ar Graffu yn y dyfodol mewn rhifyn o 'Llais y Sir' sydd wedi'i ail-lansio.
• Tynnodd yr aelodau sylw at y ffaith bod, ar yr olwg gyntaf, nifer y dangosyddion coch yn yr adroddiad yn rhoi rhagolwg pesimistaidd. Fodd bynnag, roedd gwahanol arlliwiau o goch, rhai yn waeth nag eraill ac roedd yn bwysig canolbwyntio ar y tueddiadau o fewn pob mesur.  Roedd angen i’r cyhoedd wybod nad oedd popeth yn negyddol. 
• Codwyd pryderon ynghylch cyfathrebu, a’r effaith bosibl ar staff pan adroddir straeon negyddol yn unig yn y wasg. Credai’r Pwyllgor y gallai cyfathrebu gyda phreswylwyr mewn modd clir, cryno a hawdd ei ddeall liniaru’r risg o adroddiadau negyddol yn y wasg a’r cyfryngau am y Cyngor a’i weithgareddau. Holodd aelodau hefyd a oedd modd gwneud unrhyw beth i fynd i’r afael â gwybodaeth anghywir / gamarweiniol gan bobl ynglŷn â gwaith y Cyngor. Dywedodd swyddogion bod ymdrin â gwybodaeth anghywir yn anodd gan ei fod yn waith dwys o ran adnoddau. Byddai’n llawer gwell pe gallai’r Cyngor fod un cam ymlaen a chyfathrebu’n effeithiol gyda phreswylwyr wrth i sefyllfaoedd ddatblygu, roedd dull gweithredu rhagweithiol bob amser yn well nag un adweithiol.  Serch hynny, roedd angen cael cydbwysedd rhwng rhannu gwybodaeth werthfawr a chael eich cyhuddo o ddosbarthu propaganda.
• O ran mynd i’r afael â newid hinsawdd, roedd y mater bob amser wedi cael ei ystyried yn flaenoriaeth wella.  Er bod cynnydd yn cael ei wneud roedd yn galonogol gweld bod y Cyngor yn dryloyw ac yn cydnabod y ffaith y byddai’n anodd cyrraedd y targed yr oedd wedi’i osod iddo’i hun ar gyfer 2030.  Fodd bynnag, roedd yn parhau i fod yn uchelgeisiol yn yr agwedd hon ar ei waith, a oedd yn ganmoladwy.
• Roedd gan aelodau bryderon ynglŷn â’r cynnydd hyd yma yn y gwaith i ddarparu’r agenda trawsnewid.  Dywedodd swyddogion bod hwn yn faes gwaith cymhleth gan ei fod yn cyfuno ffyrdd o arbed arian gyda datblygu modelau busnes newydd i ddarparu gwell gwasanaethau.  Roedd nifer o brosiectau’n cael eu datblygu e.e. gofal maeth mewnol, gofal yn y cartref a digidoli.  Roedd adnoddau ychwanegol wedi cael eu rhoi o’r neilltu i gefnogi datblygiad prosiectau trawsnewid busnes a byddai’r prosiectau hyn yn cael eu cyflwyno i Graffu pan fyddent wedi’u datblygu’n ddigonol.
• Cadarnhawyd bod y Gweithgor a sefydlwyd i fesur effaith lleihau oriau agor Llyfrgelloedd / Siop Un Alwad ar breswylwyr, cymunedau a’r awdurdod ac archwilio cynigion neu ddatrysiadau amgen er mwyn gwella a/neu ymestyn darpariaeth y gwasanaeth yn y dyfodol, yn disgwyl rhoi adroddiad o’i ganfyddiadau i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 17 Gorffennaf 2025.

Yn dilyn trafodaeth ddwys:

Penderfynwyd: yn amodol ar y sylwadau uchod -

(i)   rhoi ystyriaeth i’r awgrymiadau a wnaed gan y Pwyllgor mewn perthynas â chamau gweithredu gofynnol i ymateb i faterion perfformiad a amlygwyd yn yr adroddiadau a gyflwynwyd, ac ar ddarpariaeth data a fformatio ar gyfer adroddiadau monitro perfformiad yn y dyfodol;

(ii)  cadarnhau cynnwys y Crynodeb Gweithredol:  Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad o 2024 i 2025, Adroddiad Diweddaru am Berfformiad y Cynllun Corfforaethol  Hydref 2024 i Fawrth 2025, ac Adroddiad Llais y Dinesydd i’w gyflwyno i’r Cyngor Sir i’w gymeradwyo ym mis Gorffennaf 2025; a

(iii)                  wrth lunio'r argymhellion uchod, rhoddwyd ystyriaeth fanwl i'r negeseuon allweddol a gododd o'r Hunanasesiad ac Adroddiad Diweddaru Perfformiad Hydref 2024 i Fawrth 2025, yn enwedig i'r Camau Gweithredu Gwella a nodwyd.