Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol (copi ynghlwm) sy’n gofyn am sylwadau’r Pwyllgor ar berfformiad y Cyngor mewn perthynas â chynllunio’r gweithlu, recriwtio, cadw staff a rheoli absenoldeb salwch ar draws yr Awdurdod.

10.10am – 10.50am

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Pwyllgor.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth a chynnydd ar gynllun y gweithlu a’r cynllun gweithredu cysylltiedig (gan gynnwys gweithgareddau recriwtio a chadw staff) a hefyd yn darparu data mewn perthynas â throsiant ac absenoldeb salwch ar gyfer 2024.

 

Roedd cynllunio'r gweithlu yn weithgaredd strategol pwysig a gynhyrchodd wybodaeth a data i gefnogi'r broses o sicrhau bod y Cyngor yn cyflogi'r bobl gywir, gyda'r sgiliau cywir, ac yn helpu i nodi hyfforddiant gan ddarparu gwybodaeth hanfodol am iechyd a lles staff.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth, data a chynnydd cyfredol. Roedd Atodiad 1 yn rhoi gwybodaeth am sefyllfa trosiant staff y Cyngor. Roedd Atodiad 2 yn cynnwys data absenoldebau salwch ar gyfer 2023/2024, a oedd yn cynnwys absenoldebau byrdymor, canolig a hirdymor. Roedd Atodiad 3 yn cynnwys manylion am gynllun gweithredu’r gweithlu.

 

Byddai ymarfer Cynllunio’r Gweithlu 2024 ar gyfer y Cyngor yn cychwyn ym mis Mawrth 2025 a byddai gan y Cyngor gynllun gweithlu corfforaethol newydd a chynllun gweithredu cysylltiedig ym mis Mai 2025. Roedd y gwaith ar y meysydd allweddol hyn yn cyfrannu at thema 6 y Cynllun Corfforaethol, sy’n sicrhau bod Cyngor Sir Ddinbych yn Gyngor effeithlon sy’n perfformio’n dda, gan ddarparu a mewnosod polisi lles staff, cefnogi hyfforddiant a datblygiad y gweithlu, hyrwyddo tegwch, cydraddoldeb ac amrywiaeth, a gweithio ar y cyd ledled y Cyngor, a chyda partneriaid i liniaru problemau gyda recriwtio a chadw staff.  

 

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl fwy o fanylion am yr adroddiad.

 

Roedd Archwilio Mewnol wedi cadarnhau bod gan y Cyngor gynllun recriwtio a chadw staff cadarn ar waith, a oedd yn cynnwys yr elfennau sylfaenol yr oedd eu hangen ac a oedd yn gweithio'n dda.

 

Y bwriad oedd i Gynllun y Gweithlu fod yn ddogfen fyw, yn gweithio ochr yn ochr â gwybodaeth o gyfarfodydd un-i-un a gynhelir yn rheolaidd gyda'r holl weithwyr, a fyddai'n darparu deialog barhaus ar ddata. Roedd yr ymarfer cynllunio’r gweithlu yn canolbwyntio ar bocedi o feysydd recriwtio a chadw staff yn hytrach na chyffwrdd â phethau’n ysgafn fel o’r blaen. Yr ymarfer cynllunio gweithlu newydd fyddai'r ymarfer ffurfiol cyntaf ers ffurfio strwythur rheoli newydd y Cyngor yn 2023.

 

Roedd trosiant staff yn 2022/23 ar ei gyfradd uchaf o 12.4%. Fodd bynnag, o 2023/24 ymlaen bu gostyngiad mewn trosiant staff, 11.40% ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill 2023 a mis Mawrth 2024, a 9.12% rhwng mis Ebrill 2024 a mis Rhagfyr 2024. Fel rheol, byddai sefydliad yn anelu at gyfradd trosiant o 10% neu lai. Roedd yn bwysig nodi bod cyfradd trosiant Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) yn is na chyfartaledd y DU o 16%.

 

Roedd absenoldeb salwch yn cael ei fonitro'n fisol ac roedd yr adroddiad yn cynnwys data’r gorffennol er mwyn galluogi aelodau i nodi unrhyw dueddiadau. Yn 2023/2024, y diwrnodau gwaith cyfartalog a gollwyd oherwydd salwch oedd 9.12 diwrnod, sy'n ostyngiad ers y flwyddyn flaenorol (9.56 diwrnod). Roedd yr adroddiad yn cynnwys y 5 prif reswm dros absenoldeb, a oedd yn gyffredinol gyson flwyddyn ar ôl blwyddyn. Roedd cynnydd yn y rhesymau anhysbys dros absenoldeb ac roedd y tîm yn gweithio gyda'r holl wasanaethau i weld sut y gellid mynd i'r afael â hyn.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion am yr adroddiad a chroesawyd cwestiynau gan yr aelodau.

 

Gofynnodd yr aelodau am eglurhad ar y data ar gyfer y diwrnodau a gollwyd ar gyfartaledd. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl fod y data yn cael ei gasglu fesul gweithiwr. Yn 2023/2024 roedd cyfartaledd o 9.12 diwrnod wedi eu colli oherwydd salwch fesul gweithiwr.

 

Cwestiynodd yr aelodau'r data cymharu yn yr adroddiad a chwestiynwyd beth oedd y data yn cael ei gymharu ag o. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau AD fod data CSDd yn cael ei gymharu â data o bob un o'r 22 Awdurdod Lleol yng Nghymru.  Fodd bynnag, nid oedd data Cymru gyfan ar gael ar hyn o bryd oherwydd ymosodiad seiber a effeithiodd ar y system adrodd genedlaethol.

 

Dywedodd yr Aelodau ei bod yn ymddangos mai data’r gorffennol oedd yn yr adroddiad, a holwyd a oedd data ‘amser real’ ar gael a pha mor hygyrch oedd y data hwn. Gofynnodd yr aelodau hefyd i'r niferoedd gwirioneddol gael eu defnyddio ar gyfer y data yn ogystal â ffigurau canrannol. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl fod yr adroddiad yn cynnwys data’r gorffennol oherwydd bod y data'n cael ei gasglu bob chwarter. Y data diweddaraf a oedd ar gael oedd o fis Rhagfyr 2024. Byddai data’n cael ei gasglu eto ar ddiwedd mis Mawrth 2025 a gallai’r wybodaeth hon fod ar gael i’r Pwyllgor pe bai’r aelodau’n dymuno ei chael. Roedd data ‘amser real’ yn sensitif ac wedi’i gyfyngu i Benaethiaid Gwasanaeth, Rheolwyr ac AD.

 

Byddai sylwadau ynghylch cynnwys data rhifau yn yr adroddiad yn hytrach na chanrannau yn unig yn cael eu hystyried a'u hymgorffori mewn adroddiadau yn y dyfodol, os yn bosibl, yn ogystal â darparu adroddiad ystadegol misol i aelodau ar niferoedd staffio ac absenoldebau fesul maes gwasanaeth.

 

Dywedodd yr aelodau y byddai data o gyfweliadau gadael yn werthfawr. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl fod cyfweliadau gadael yn wirfoddol a'u bod yn cael eu cwblhau'n electronig, neu fod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn cael eu trefnu. Byddai cadw'r data hwn yn fyw yn cael ei ystyried yn y dyfodol ac roedd eisoes wedi'i gynnwys mewn Cynlluniau Busnes Gwasanaeth bob chwarter.

 

Gofynnodd yr aelodau a oedd y defnydd o Ddeallusrwydd Artiffisial (AI) yn cael ei ystyried o fewn y Gwasanaeth AD. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl fod gan y system AD bresennol y gallu i wella ac awtomeiddio'r broses recriwtio.  Roedd recriwtio wedi’i nodi fel maes i’w archwilio fel rhan o Raglen Drawsnewid y Cyngor.  Roedd y gwaith i fod i ddechrau dros y misoedd nesaf.  Unwaith y bydd y gwaith hwnnw wedi'i gwblhau, efallai y gellid archwilio defnydd posibl Deallusrwydd Artiffisial mewn prosesau AD.

 

Cyfeiriodd yr aelodau at baragraff 4.11 yr adroddiad, a oedd yn nodi y bu 226 o ymadawyr (pobl) a 231 (swyddi) yn y cyfnod rhwng mis Ebrill 2024 a mis Rhagfyr 2024, a bod nifer y staff hefyd wedi gostwng yn ystod y cyfnod hwn, o 28 swydd. Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ar y termau pobl a swyddi. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Pobl fod y data pobl yn ymwneud â faint o bobl oedd wedi gadael y Cyngor, a’r data swyddi'n cyfeirio at faint o bobl oedd wedi gadael y Cyngor gan adael llawer o swyddi'n wag. Gallai gweithiwr y Cyngor fod â mwy nag un swydd/rôl yn ei swydd-ddisgrifiad.

 

Gofynnodd yr Aelodau hefyd a oedd newid mewn arferion codi a symud yn gorfforol ym maes gofal cymdeithasol, yn ogystal â'r system gwastraff ac ailgylchu newydd wedi arwain at nifer uwch o staff i ffwrdd yn sâl oherwydd problemau Cyhyrysgerbydol.  Dywedodd swyddogion fod gan y Gwasanaeth Gofal Cymdeithasol raglen gadarn o hyfforddiant codi a symud yn gorfforol yr oedd yn ei darparu i staff, a bod arferion gwaith yn cael eu monitro’n rheolaidd, gyda phwyslais cryf yn cael ei roi ar bwysigrwydd diogelwch y gweithwyr unigol.  Cadarnhaodd y swyddogion nad oedd cyfraddau absenoldeb salwch a chyfraddau trosiant staff yn y Gwasanaeth Priffyrdd ac Amgylcheddol (lle'r oedd y gwasanaeth casglu gwastraff) yn uwch na'r disgwyl bob blwyddyn.  Gyda’r nod o geisio sicrhau nad oedd staff yn torri corneli wrth ymgymryd â thasgau codi a symud yn gorfforol ac yn peryglu eu diogelwch eu hunain ac eraill, awgrymodd yr Aelod Arweiniol y gallai Cydbwyllgor Ymgynghorol y Cyngor ar Iechyd a Diogelwch a Chysylltiadau Gweithwyr archwilio’r ddarpariaeth o hyfforddiant codi a symud yn gorfforol i staff a’r trefniadau monitro ar gyfer cydymffurfiaeth staff â’r canllawiau a ddarperir.

 

Diolchodd y Cadeirydd am yr adroddiad ac am bresenoldeb y Swyddogion.

 

 

 

Ar ddiwedd y drafodaeth drylwyr:

 

Penderfynodd y Pwyllgor: yn amodol ar hyfywedd y camau gweithredu a nodwyd yn ystod y drafodaeth sy’n cael ei harchwilio, -

 

(i)             cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd;

(ii)           cydnabod a chefnogi'r gwaith parhaus o fonitro proses gynllunio'r gweithlu, cynllun gweithredu'r gweithlu, trosiant staff ac absenoldebau; a

(iii)         cais am gyflwyno adroddiad cynnydd pellach ar Gynllunio’r Gweithlu, Recriwtio, Cadw staff ac Absenoldeb Salwch i’r Pwyllgor ym mis Mehefin/Gorffennaf 2026.