Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Archwilio Cymru (copi ynghlwm) gan Bennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau ar Wasanaethau Comisiynu Sir Ddinbych.

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) i’r aelodau.

 

Rhoes yr adroddiad grynodeb o Adroddiad Archwilio Cymru ynghylch Trefniadau ar gyfer Comisiynu Gwasanaethau yng Nghyngor Sir Ddinbych ac ymatebion Swyddogion i’r argymhellion ar gyfer gwelliant.

 

Rhwng mis Gorffennaf a mis Awst 2024, bu Archwilio Cymru yn adolygu trefniadau Cyngor Sir Ddinbych ar gyfer comisiynu gwasanaethau, ac yn benodol i ba raddau y datblygwyd hynny’n unol â’r egwyddor datblygu cynaliadwy; byddai hefyd yn helpu i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau’r Cyngor. Cyflwynwyd yr adroddiad llawn yn Atodiad 1 (a’i ddosbarthu o flaen llaw).

 

Roedd Archwilio Cymru’n gwneud y gwaith m mhob un o’r 22 o brif Gynghorau yng Nghymru ac yn ogystal ag adrodd yn lleol wrth bob Cyngor, roeddent hefyd yn bwriadu cyhoeddi adroddiad cenedlaethol.

 

Comisiynu oedd y broses a ddefnyddiai’r  Cyngor wrth ddylunio gwasanaethau y bwriadai eu darparu. Roedd hynny’n dechrau drwy ddiffinio’r gwasanaethau a’r canlyniadau a ddymunwyd ac yn dod i ben pan fyddai’r Cyngor yn trefnu’r dull darparu. Er enghraifft, trwy sefydlu tîm darparu yn fewnol neu gaffael cyflenwr allanol.  Nid oedd yr Archwiliad hwn yn ymdrin â threfniadau caffael na threfniadau rheoli contractau’r Cyngor.

 

Cyhoeddwyd adroddiad terfynol Cyngor Sir Ddinbych ym mis Rhagfyr 2024 a deuai i’r casgliad cyffredinol fod y Cyngor wedi pennu disgwyliadau eglur ar gyfer adrannau wrth gomisiynu gwasanaethau, ond nad oedd gan y Cyngor drefniadau i sicrhau y cyflawnid y rheiny’n gyson.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys dau o argymhellion ar gyfer gwella. Roedd Atodiad 2 (a ddosbarthwyd o flaen llaw) yn cynnwys ymateb rheolwyr i argymhellion Archwilio Cymru ar gyfer gwella.

 

Rhoes Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol:  Pobl fwy o fanylion ynghylch yr adroddiad.

 

Roedd yr adroddiad yn canolbwyntio ar un cwestiwn yn benodol, sef a oedd y Cyngor yn sefydlu trefniadau priodol i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio ei adnoddau. Dechreuai’r broses drwy ystyried y gwasanaethau hynny roedd y Cyngor yn eu darparu a’r canlyniadau y dymunai eu cyflawni, cyn gorffen drwy ystyried sut fyddai’r Cyngor yn darparu’r gwasanaethau dan sylw.

 

Roedd y broses yn bwysig iawn wrth sicrhau y darperid gwasanaethau’n ddarbodus, yn effeithiol ac yn effeithlon. Hynny oedd y sylfaen ar gyfer gweddill y broses, a oedd yn cynnwys caffael a threfniadau rheoli contractau.

 

Fel y nodwyd uchod, daeth adroddiad Archwilio Cymru i’r casgliad cyffredinol fod y Cyngor wedi pennu disgwyliadau eglur ar gyfer adrannau wrth gomisiynu gwasanaethau, ond nad oedd gan y Cyngor drefniadau i sicrhau y cyflawnid y rheiny’n gyson. Roedd yr adroddiad yn ymhelaethu ar y sail ar gyfer barn Archwilio Cymru ac roedd a wnelo hynny yn y bôn â’r ffaith y gallai’r Cyngor ddangos sail resymegol bendant ar gyfer comisiynu gwasanaethau a’i fod yn egluro hynny yn ei Strategaethau Caffael a Chomisiynu. Roedd y prosesau a’r ffurflen Comisiynu’n annog adrannau i ystyried eu sail resymegol hwythau ar gyfer comisiynu gwasanaethau i ateb eu gofynion a sut y byddent yn gwneud hynny.

 

Sefydlwyd trefniadau hefyd i arfarnu dewisiadau wrth gomisiynu gwasanaethau. Serch hynny, nid oedd gan y Cyngor drefniadau systematig i annog adrannau i ddechrau ystyried dewisiadau comisiynu ar yr adeg briodol. Yr adrannau eu hunain oedd yn trefnu eu gweithgareddau comisiynu yn hytrach na bod yno drefn gorfforaethol.

 

Deuai’r adroddiad i’r casgliad nad oedd y Cyngor yn ystyried ffactorau tymor byr, tymor canolig a thymor hir a allai ddylanwadu ar amserlenni comisiynu, ac y dylid ymgorffori hynny yn y broses. Rhoes Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl eglurhad manwl o gasgliadau’r adroddiad.

 

Gwnaeth Archwilio Cymru ddau o argymhellion i’r Cyngor:

·       Cryfhau gorolwg strategol ar waith comisiynu

·       Datblygu’r trefniadau ffurfiol ar gyfer rhannu gwersi a ddysgwyd.

Roedd yr adroddiad yn manylu ynghylch ymateb Rheolwyr i’r argymhellion uchod, gan gynnwys Penaethiaid Gwasanaethau’n gweithio â’u partneriaid Caffael a Chyllid i roi gorolwg o weithgareddau comisiynu ar gyfer y 24 mis nesaf, a’r Rheolwr Mewnwelediad, Strategaeth a Chyflawni’n cyfrannu at y daflen gynorthwyol a roddid i Benaethiaid Gwasanaethau ar gyfer datblygu eu cynlluniau gwasanaeth bob blwyddyn, gan ystyried unrhyw waith comisiynu oedd yn debygol o ddigwydd wrth lunio’r cynlluniau hynny.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Arweiniol a Phennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl am yr adroddiad a gwahoddodd y Pwyllgor i ofyn cwestiynau.

Holodd yr Aelodau ynglŷn â’r diwylliant yn y Cyngor o safbwynt comisiynu gwasanaethau o’r tu allan, a chredant y dylid mynd i’r afael â hynny, gan nad oedd dim dewis ond defnyddio adnoddau allanol mewn rhai sefyllfaoedd. Dywedodd y Swyddog Monitro bod a wnelo’r adroddiad â phrosesau’r Cyngor ar gyfer comisiynu gwasanaethau, ac nad oedd yn ofynnol cael cymeradwyaeth aelodau ar gyfer llawer o wasanaethau a gomisiynid, gan y gellid eu cymeradwyo drwy drefniadau dirprwyo os oedd y gwariant islaw’r trothwy a bennwyd.

Dywedodd yr aelodau bod yr adroddiad yn gadarnhaol a chalonogol.

Holodd aelodau ynglŷn â’r awydd i gomisiynu darparwyr allanol a’r gwersi a ddysgwyd, gan ofyn a oedd angen dadansoddi cryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau pob adnodd (SWOT) fel y gallai aelodau weld pam a sut y’u detholwyd. Eglurodd y Rheolwr Caffael Cydweithredol a Fframwaith y defnyddid dau o ddarnau o ddeddfwriaeth, sef y Ddeddf Caffael a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus Cymru, a oedd yn mynnu bod y sector cyhoeddus yn ystyried rhwystrau ar gyfer busnesau bach a chanolig a sefydliadau trydydd sector. Cynhaliwyd trafodaethau â Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych i ddangos bod y rhwystrau’n lleihau fel y gallai sefydliadau ymgeisio am gontractau a dod yn fwy cynaliadwy yn ariannol.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor y cynhaliwyd sesiwn hyfforddiant ynglŷn â chaffael ym mis Ionawr 2025 a bod y dogfennau ar gael yng Ngyriant Hyfforddiant yr Aelodau, pe dymunai rywun ddysgu mwy am y ddeddfwriaeth uchod.

Gofynnodd aelodau am eglurder ynglŷn â lefelau’r cwestiynau gan Archwilio Cymru fel y nodwyd yn atodiad 1 i’r adroddiad. Nodwyd y defnyddiwyd cwestiynau lefel 2 a lefel 3 ond nad oedd yno ddim cwestiynau lefel 1. Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru mai’r prif gwestiwn oedd yr un lefel 1 ac y defnyddid cwestiynau lefel 2 a lefel 3 i fanylu ynghylch y cwestiwn hwnnw.

Holodd aelodau a oedd yno sefydliadau a oedd yn barod i ddarparu gwasanaethau, gan nodi y gallai fod yn anodd canfod darparwyr allanol oherwydd cystadleuaeth yn y farchnad. Eglurodd y Rheolwr Caffael Cydweithredol a Fframwaith ei bod yn bwysig iawn datblygu’r farchnad. Roedd y Deddfau newydd oedd mewn grym yn rhoi pwerau i Awdurdodau Lleol gyhoeddi manylion ynghylch contractau posib yn y dyfodol. Ar sail hynny, gellid meithrin cyswllt yn ffurfiol â’r sector preifat a chynllunio gwaith caffael o flaen llaw, yn ogystal â darparu dyddiadau terfynu contractau.

Holodd aelodau sut roedd y Cyngor yn cyfathrebu â’r sector preifat. Croesawodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol y cwestiwn a dywedodd mor bwysig oedd meithrin cyswllt â’r sector preifat. Bu llawer iawn o gyswllt â Busnes Cymru a chynhaliwyd sesiynau ymgysylltu â’r cyhoedd. Ychwanegodd y Rheolwr Caffael Cydweithredol a Fframwaith ei bod wedi cymryd rhan mewn amryw ddigwyddiadau â Busnes Cymru a Phartneriaeth Adeiladu Gogledd Cymru. Cynhaliwyd digwyddiad Cwrdd â’r Prynwr y bu mwy na phedwar ugain o fusnesau lleol yn bresennol ynddynt.

Wrth sôn am yr adroddiad, dywedodd y Cadeirydd nad oedd gan y Cyngor drefniadau systemig i annog adrannau i ddechrau ystyried dewisiadau comisiynu ar adegau priodol, a holodd a oedd unrhyw anogaeth o gwbl. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau na ddarperid anogaeth yn gorfforaethol a bod y Cyngor yn croesawu a derbyn argymhelliad Archwilio Cymru ynglŷn â hynny.

Wedi trafodaeth drylwyr:

PENDERFYNWYD: derbyn a nodi adroddiad Archwilio Cymru ynghylch Gwasanaethau Comisiynu Sir Ddinbych.