Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm gan y Prif Archwilydd Mewnol ar y Siarter Archwilio Mewnol, a Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwella Archwilio Mewnol 2025-2026.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) ynghylch Rhaglen Strategaeth, Sicrhau Ansawdd a Gwella’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2025-2026. Roedd y Strategaeth yn rhoi cefndir i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol, ond dilëwyd y cynllun blynyddol eleni ac fe’i cyflwynid i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar wahân ar 11 Mehefin 2026.

Yn ystod y deuddeg mis diwethaf bu Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol yn ymgynghori ag archwilwyr proffesiynol ynghylch y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang newydd a ddaeth i rym ym mis Ionawr 2025. Roedd y Safonau Byd-eang yn llywio arferion proffesiynol archwilio mewnol yn rhyngwladol ac yn sail ar gyfer arfarnu ansawdd y gwaith archwilio mewnol.

Er mwyn sicrhau bod yr holl Awdurdodau Lleol yn cydymffurfio â’r Safonau Byd-eang newydd, roedd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth, wedi adolygu’r safonau a llunio Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig ym mis Chwefror 2025. Roedd gan Awdurdodau Lleol ddeuddeg mis i adolygu eu holl ddogfennau a phrosesau archwilio mewnol a chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig.

Gan na ddaeth y ddeddfwriaeth i rym nes mis Chwefror 2025, roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi adolygu ei Raglen Sicrhau Ansawdd a Gwella yn ôl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a byddai’n mynd ati yn y deuddeg mis nesaf i adolygu’r Rhaglen yn ôl y Safonau Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig gyda’r nod o gydymffurfio’n llwyr erbyn mis Mawrth 2026.

Yn unol â’r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig, cynhelir asesiad allanol o leiaf unwaith bob pum mlynedd i sicrhau y câi’r safonau proffesiynol eu gweithredu’n gyson. Cynhaliodd Cyngor Sir Ceredigion asesiad allanol yn 2023-24 dan hen Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, ar ffurf adolygiad gan gymheiriaid a drefnwyd trwy’r Grŵp Prif Archwilwyr Cymru. Bu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n trafod canlyniadau’r adolygiad hwn ar 12 Mehefin 2024.

Yn y deuddeg mis diwethaf, bu’r Prif Archwilydd Mewnol yn gweithio i gyflawni’r cynllun gweithredu a gytunwyd er mwyn sicrhau y cydymffurfid yn llwyr, a darperid adroddiadau ynglŷn â’r cynnydd bob tri mis i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Archwilydd Mewnol am yr adroddiad, gan ddweud ei bod yn bwysig bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n cydymffurfio â’r Safonau Cenedlaethol.

Mynegodd y Cadeirydd bryderon ynglŷn â lleihau’r Tîm Archwilio Mewnol drwy beidio â llenwi un o’r swyddi/ Holwyd ynghylch asesiad y Swyddog Adran 151 o’r adnoddau archwilio mewnol a’r hyn a fyddai’n digwydd pe byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n anghytuno â’r asesiad. Derbyniwyd adroddiadau yn y gorffennol ynglŷn ag ymchwiliadau a gynhaliwyd ond hefyd yn sôn na fu modd cyflawni’r gwaith archwilio a gynlluniwyd. Awgrymodd y Cadeirydd gynnwys argymhelliad ychwanegol yn gofyn am gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn gwneud unrhyw benderfyniad i argymell cwtogi ar yr adnoddau Archwilio Mewnol.

Bu’r aelodau hefyd yn trafod y risgiau a nodwyd yn yr adroddiad o safbwynt adnoddau’r tîm Archwilio Mewnol, gan gyfeirio at baragraff 10.1 yn yr adroddiad, a oedd yn datgan:

‘Gall methu â chyflwyno lefel ddigonol o archwilio mewnol olygu na all y Prif Archwilydd Mewnol roi barn flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith y Cyngor ar lywodraethu, risg a rheolaeth yn ystod y flwyddyn.’

Ychwanegodd aelodau bod y tîm Archwilio Mewnol yn hollbwysig i drefn lywodraethu’r Cyngor. Roedd yr aelodau’n rhannu pryderon y Cadeirydd ac yn cytuno â’r argymhelliad ychwanegol.

Eglurodd y Swyddog Monitro mai un o ddibenion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd goruchwylio trefniadau archwilio mewnol ac allanol yr Awdurdod, ac felly roedd gan y Pwyllgor hawl i awgrymu, os oedd unrhyw fwriad i newid y modd y darperid adnoddau ar gyfer archwilio, y dylid ymgynghori ag ef ynghylch y newidiadau hynny.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y trafodwyd pryderon ynghylch baich gwaith ac adnoddau’n rheolaidd mewn cyfarfodydd unigol â’r Swyddog Adran 151. Roedd nifer o ddewisiadau dan ystyriaeth i fynd i’r afael â’r broblem.

Dywedodd aelodau hefyd bod Archwilio Mewnol yn hollbwysig ar gyfer rhoi sicrwydd; câi gwasanaethau cyhoeddus eu beirniadu fwy nag erioed o’r blaen ac roedd archwilio mewnol yn bwysicach nag erioed. Rhoes y Swyddog Monitro sicrwydd i’r Pwyllgor bod y Cyngor yn rhoi gwerth mawr ar archwilio mewnol. Yn yr hinsawdd oedd ohoni, roedd y Cyngor yn ystyried ffyrdd o ddarparu gwasanaethau’n wahanol ymhob adran, ond ni fyddai hynny’n amharu ar waith pwysig y tîm Archwilio Mewnol. Nodwyd hefyd nad oedd newidiadau mewn niferoedd staff Archwilio Mewnol o reidrwydd yn golygu y cwtogid ar adnoddau.

Holodd y Cadeirydd a ragwelid unrhyw newidiadau yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn sgil cyflwyno’r Safonau Byd-eang newydd. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd yn sicr o unrhyw newidiadau ar hyn o bryd. Cynhelid adolygiad blynyddol o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor yn fuan ac fe wneid unrhyw ddiwygiadau bryd hynny.

Holodd y Cadeirydd a fyddai ffioedd a thaliadau’n dod gerbron y Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf fel rhan o’r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai adolygiad penodol o ffioedd a thaliadau yn rhan o’r Cynllun Blynyddol a gyflwynid i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2025.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Archwilydd Mewnol am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

                  I.         bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol, y Strategaeth Archwilio Mewnol a’r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella, a.

                 II.         bod y Pwyllgor yn gofyn am ymgynghori ag ef yn brydlon os oedd bwriad i newid yr adnoddau ar gyfer Archwilio Mewnol.