Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau (copi ynghlwm).er mwyn caniatáu i'r pwyllgor gael mewnbwn i Ymateb y Rheolwyr drafft i Asesiad Perfformiad y Panel.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau, ynghyd â’r Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr Asesiad Perfformiad Panel (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

Dywedodd y swyddogion fod yr adroddiad ar gyfer darparu adroddiad Asesiad Perfformiad Panel (Atodiad 1), datganiadau ymateb drafft (Adrannau 4.6 a 4.7) a’r Cynllun Gweithredu (Atodiad 2) i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, sy’n nodi ymatebion i’r argymhellion yn yr adroddiad Asesiad Perfformiad Panel er mwyn i’r pwyllgor gyflawni eu dyletswyddau dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, sef:

1. Cael copi o’r adroddiad (Atodiad 1).
2. Adolygu’r datganiadau statudol y mae’n rhaid i’r Cyngor eu gwneud i ymateb i’r Adroddiad (Adrannau 4.6 a 4.7) a gwneud argymhellion am newidiadau i’r datganiadau fel y mae’n barnu sy’n briodol.
3. Adolygu’r camau gweithredu y mae’r Cyngor yn bwriadu eu cymryd (Atodiad 2) a gwneud argymhellion am newidiadau fel y mae’n barnu sy’n briodol.

Dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 mae’n rhaid i brif Gynghorau wneud trefniadau i sicrhau bod Panel a benodwyd gan y Cyngor yn asesu i ba raddau y mae’r Cyngor yn bodloni’r gofynion o ran perfformiad o leiaf unwaith yn ystod y cyfnod rhwng dau etholiad cyffredinol olynol (mis Mai 2022 a’r un a ragwelir ym mis Mai 2027); hynny yw, unwaith yn ystod tymor pob Cyngor Sir.  Yn ogystal â chyflawni gofyniad statudol, gall Asesiad Perfformiad Panel effeithiol nodi siwrnai gwella’r Cyngor, gan adeiladu ar yr hunanasesiad blynyddol a’i gefnogi i edrych at y dyfodol o safbwynt gwahanol. Mae’r Asesiad Perfformiad Panel wedi rhoi cyfle i brofi meddylfryd, gyda chymheiriaid arbenigol diduedd, sy’n darparu safbwyntiau gwahanol drwy herio annibynnol, gwrthrychol wrth wneud eu hargymhellion. Cynhaliodd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru’r Asesiad Perfformiad Panel ar ran Cyngor Sir Ddinbych rhwng 9 a 12 Medi 2024 – yr Asesiad Perfformiad Panel cyntaf yng Nghymru.

Hysbyswyd y pwyllgor o’r datganiad drafft “I ba raddau yr ydym yn derbyn y casgliadau yn yr adroddiad” fel a ganlyn: “Mae’r Cyngor yn derbyn yr adroddiad a’i gasgliadau. Mae’n nodi y bu’r asesiad yn broses ddefnyddiol ac mae’n gwerthfawrogi mor feddylgar a thrylwyr y bu’r tîm Asesu. Ar gyfer Asesiadau’r dyfodol, byddem yn falch o weld mwy o sôn yn yr adroddiad terfynol am y dystiolaeth a welwyd sydd wedi arwain at bob argymhelliad. Sylw cyffredinol, sy’n adlewyrchu ar draws nifer o’n hymatebion yn y Cynllun Gweithredu, yw yr hoffem fod wedi gweld mwy o bwyslais yn y broses a’r adroddiad ar y modd rydym yn hybu lles a chadernid y gymuned a’r Cyngor ar gyfer heriau a ragwelir, yn unol â nodau Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a’r pum ffordd o weithio.”

Yn dilyn y cyflwyniad, trafododd yr aelodau y diwygiadau y bu iddynt eu hawgrymu ar gyfer adroddiad yr Asesiad Perfformiad Panel –

• Mae pwynt 3.1 yn adroddiad yr Asesiad Perfformiad Panel yn datgan y dylai’r pwyllgor nodi a darparu adborth ar Adroddiad yr Asesiad Perfformiad Panel (Atodiad 1). Argymhellodd y pwyllgor bod rhestr fanylach yn cael ei chynnwys fel atodiad ar gyfer gwahoddedigion i sesiynau’r Panel yn ystod yr wythnos gwaith maes.
• Mewn perthynas â phwynt 4.6, y datganiad drafft ar gyfer “i ba raddau yr ydym yn derbyn y casgliadau yn yr adroddiad”, awgrymodd y pwyllgor bod newid bychan yn cael ei wneud i gynnwys y gair ‘croesawu’. Felly, byddai’r frawddeg fel a ganlyn, “Mae’r Cyngor yn croesawu ac yn derbyn yr adroddiad a’i gasgliadau.”
• Mewn perthynas â phwynt 3.3, ‘I’r Pwyllgor adolygu’r camau y mae’r Cyngor yn bwriadu eu cymryd, y ‘Cynllun Gweithredu’, a gwneud argymhellion ar gyfer newidiadau y mae’n eu hystyried yn briodol (Atodiad 2)’ awgrymwyd bod y swyddogion yn adolygu’r cynllun gweithredu i wneud y brawddegau’n fwy cryno a symlach.

Cafwyd awgrymiadau cyffredinol eraill hefyd, fel a ganlyn:

• Ychwanegu pumed golofn “Erbyn pryd”, fel bod amserlen ar gyfer cwblhau’r camau gweithredu hyn.
• Addasu'r ymateb i Argymhelliad 1 fel ei fod yn cynnwys cyfeiriad at friffiau ar gyfer unigolion (gwleidyddol a gweithredol) sy'n cynrychioli'r Cyngor ar gyrff neu ddigwyddiadau allanol fel bod modd iddynt eirioli’n effeithiol ar gyfer y Cyngor a’i genhadaeth.  
• Derbyn yr adroddiad archwilio mewnol drafft ar weithio mewn partneriaeth ac adlewyrchu’r argymhellion drafft o’r adroddiad hwnnw yn y cynllun gweithredu hwn mewn perthynas ag argymhellion 5 a 6.
• Addasu’r ymateb i Argymhelliad 6 fel ei fod yn trafod defnyddio'r gwelliant hwn i gefnogi unrhyw bartneriaethau y mae'r Cyngor yn ymwneud â nhw.
• Addasu'r ymateb i Argymhellion 6, 7 ac 8 i gyfeirio at sut y bydd y Cyngor hefyd yn gweithio'n agos gyda busnesau preifat.
• Addasu'r ymateb i gryfder 6.1 a nodwyd, pwyntiau bwled 1 a 2, fel ei fod yn cyfeirio at y cryfder hwn fel un sy’n bwysig i iechyd llywodraethu corfforaethol parhaus y sefydliad.
• Addasu’r ymateb i Argymhelliad 4, i gynnwys cyfeiriad at gynllunio olyniaeth wrth drafod cynllunio’r gweithlu.
• Addasu'r ymateb i gryfder 6.1 a nodwyd, pwynt bwled 3, fel ei fod yn cyfeirio at gamau gweithredu #4, #5, #6 a sut mae'r camau hyn yn cyfrannu at gynnal y cryfder a nodwyd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio  wedi ystyried yr argymhellion yn yr adroddiad: 3.1, 3.2 a 3.3. Byddai swyddogion yn llunio dogfen i gyfleu’r argymhellion hyn cyn cyflwyno adroddiad yr asesiad perfformiad panel i’r Cabinet.