Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu (copi ynghlwm) i archwilio gweithgareddau gorfodi cydymffurfio cynllunio’r Cyngor ar draws Sir Ddinbych a’u cynaliadwyedd wrth symud ymlaen.

 

Croesawodd y Cadeirydd Aelod Arweiniol Datblygu Lleol a Chynllunio a’r Rheolwr Datblygu i’r cyfarfod.

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol yr adroddiad (dosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn edrych ar:

 

1.    I ba raddau mae swyddogaeth cydymffurfiaeth cynllunio Cyngor Sir Ddinbych yn cyflawni ei bwrpas i ymchwilio ac unioni achosion honedig o dorri rheolaethau cynllunio;

2.    Cynaliadwyedd y swyddogaeth yn y dyfodol.

 

Mae gofyn i’r Pwyllgor wneud penderfyniad ynghylch mabwysiadu Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio diwygiedig y Cyngor (Atodiad 1 (dosbarthwyd ymlaen llaw)).

 

Eglurodd y Rheolwr Datblygu beth yw rôl yr Adran Cydymffurfiaeth Cynllunio a’r system yn Sir Ddinbych ar gyfer rhoi gwybod am achosion o dorri rheolaethau cynllunio. Gall yr achosion hynny amrywio o beidio â chynnal a chadw ardaloedd glaswelltog i ddifrod amgylcheddol mawr.

 

Yn hanesyddol, mae Cyngor Sir Ddinbych wedi mabwysiadu Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio (Atodiad 1) sy’n egluro sut mae’r Cyngor yn ymchwilio i faterion yn ymwneud â rheolaethau cynllunio. Caiff achosion o dorri rheolaethau cynllunio eu sgorio o flaenoriaeth 1 i flaenoriaeth 4. Os canfyddir difrod, gall hynny arwain at gyflwyno rhybudd gyda’r hawl i apelio. Mae achosion parhaus o dorri rheolau yn drosedd ac mae gan yr Awdurdod yr hawl i erlyn neu wneud gwaith yn ddiofyn.

 

Mynegwyd pryder ynghylch diffyg adnoddau a pherfformiad y Swyddogaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio. Mae’r adroddiad yn cynnwys data ar lwyth achosion Swyddogion Cydymffurfiaeth Cynllunio Sir Ddinbych o gymharu ag awdurdodau lleol cyfagos. Awgrymwyd y dylid diweddaru’r Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio i adlewyrchu’r llwyth achos ac i ddiogelu’r Cyngor rhag cwynion a honiadau pellach o gamweinyddu.

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, cadarnhaodd y Rheolwr Datblygu:

 

·       Caiff ceisiadau cynllunio ôl-weithredol eu hasesu ar eu derbynioldeb. Os ydynt yn methu, byddan nhw’n torri’r rheolaethau cynllunio ac, os yn briodol, bydd Rhybudd Gorfodi yn cael ei gyflwyno.

Hefyd, os yw cais cynllunio wedi’i gymeradwyo gydag amodau, bydd methu â chadw at yr amodau hynny hefyd yn achos o dorri rheolaeth gynllunio

·      Yn ystod y broses orfodi yn y llys bydd ar yr Awdurdod angen profi bod niwed wedi’i wneud

·      Mae Cydymffurfiaeth Cynllunio yn swyddogaeth ddewisol ac nid yw’n un sy’n cynhyrchu incwm. Byddai cael contract allanol i ddarparu’r gwasanaeth hwn yn cael effaith ariannol sylweddol ar y Cyngor

·      Mae dwy swydd wag yn yr adain, ac mae un ohonynt yn aros am awdurdodiad ar gyfer recriwtio

·      Mae awdurdodau lleol eraill hefyd yn cael trafferthion sydd wedi arwain at gynnig gan Lywodraeth Cymru i gynyddu ffioedd ceisiadau cynllunio yn ystod y blynyddoedd nesaf, gyda’r posibilrwydd o gyflwyno ffi uwch ar gyfer ceisiadau cynllunio ôl-weithredol

·      Mae angen rheoli disgwyliadau mewn perthynas ag achosion o dorri rheolaethau cynllunio oherwydd yr ôl-groniad o achosion a’r adnoddau sydd ar gael i ddelio gyda nhw – byddai angen rhoi blaenoriaeth i ddigwyddiadau lefel 4 a diweddaru’r siarter yn unol â hynny

·      Os yw aelod o’r cyhoedd yn credu bod achos o gamweinyddu wedi digwydd ar ran y swyddogaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio, mae modd iddyn nhw roi gwybod am hynny i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Byddai diweddaru’r siarter i gynnwys amserlenni mwy ymarferol yn ein diogelu rhag hynny

·      Mae mwy o rybuddion gorfodi wedi’u cyflwyno gan Sir Ddinbych mewn cyfnod penodol nag unrhyw awdurdod lleol arall yn y gogledd. Mae cyflwyno rhybuddion gorfodi yn gam gweithredu digonol ynddo'i hun dan y canllaw – gan arwain at bridiant tir ar yr eiddo

·      Gellir gwella’r cyfathrebu gydag Aelodau Lleol o ran y wybodaeth ddiweddaraf am achosion o dorri rheolaethau cynllunio yn eu hardaloedd

·      Yn wahanol i geisiadau cynllunio, nid yw rhybuddion gorfodi ar gael yn gyhoeddus

·      Mae cyllid Ffyniant Gyffredin wedi’i ddarparu yn y gorffennol ar gyfer dau Swyddog Gwella Lleoedd i ganolbwyntio ar falltod canol tref. Mae cymeradwyaeth wedi’i derbyn i ymestyn un o’r swyddi hyn tan fis Mawrth 2025. Byddai angen edrych ar gyllid allanol i ymestyn y rôl yn y dyfodol

·      Nid yw’n hysbys eto pa effaith fydd y parc cenedlaethol arfaethedig yn ei chael ar yr Awdurdodau Cynllunio Lleol perthnasol

 

Mynegodd yr Aelodau bryderon ynghylch yr ôl-groniad o achosion ac effaith negyddol peidio â recriwtio i un o’r swyddi Swyddog Cydymffurfiaeth Cynllunio gwag.

 

Cynigir bod Aelodau Lleol yn cael gwybod am gynnydd yr achosion yn eu hardaloedd hwy, yn enwedig pan fo rhybuddion gorfodi wedi’u cyflwyno, er mwyn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i achwynyddion a lleihau’r pwysau gweinyddol ar Swyddogion Cydymffurfio.

 

Roedd yr Aelod Arweiniol yn deall y pryderon ynghylch yr adnoddau sydd ar gael ar gyfer y swyddogaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio ac yn cytuno bod angen 4 swyddog i ddelio gyda’r llwyth achosion presennol. Fodd bynnag, mae’r Awdurdod yn wynebu pwysau ariannol nas gwelwyd o’r blaen ac mae’r nifer hwnnw o swyddogion yn afrealistig ac felly mae diweddaru’r siarter i adlewyrchu hynny yn ddoethach.

 

Mae’r Pwyllgor yn argymell cyflwyno adolygiad yn ôl i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau fis Mehefin 2025 fel adroddiad diweddaru ar effaith y siarter ddiwygiedig a’r adnoddau sydd wedi’u dyrannu ar gyfer Cydymffurfiaeth Cynllunio.

 

Ar ôl i bob aelod o’r Pwyllgor gael cyfle i ofyn cwestiynau, caniataodd y Cadeirydd i aelod a oedd yn arsylwi, y Cynghorydd Mendies, gyfrannu at y drafodaeth.

 

Dywedodd y Cynghorydd Mendies, er nad oes modd codi ffi ar ymchwilio i achosion o dorri rheolaethau, bod modd cynhyrchu incwm drwy orfodi unigolion sy’n torri rheolaethau i gyflwyno ceisiadau cynllunio ôl-weithredol neu dalu dirwy.

 

Dywedodd y Rheolwr Datblygu mai ychydig iawn o’r achosion presennol fyddai’n gofyn am gyflwyno cais cynllunio i wneud iawn. Ni fyddai’r achosion hynny sy’n torri amodau cynllunio yn berthnasol i’r categori hwnnw. Mae cymryd camau gorfodi yn gostus o ran ymchwilio ac weithiau mae angen mewnbwn rheoli prosiectau a’r gwasanaethau cyfreithiol neu ymgymryd â gwaith yn ddiofyn. Ni fyddai’r gwasanaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio yn ‘talu amdano’i hun’, nid yw’n dod â ffioedd i mewn ac mae’n wasanaeth dewisol.

 

Argymhellodd y Cynghorydd Merfyn Parry:

 

“Oherwydd yr adnoddau cyfyngedig sydd ar gael yn yr adain gorfodi cynllunio, o ran staffio a chyllid, rwyf yn argymell bod Cyngor Sir Ddinbych yn mabwysiadu dull mwy tryloyw a chydweithredol drwy roi gwybod i aelodau lleol am bob rhybudd gorfodi cynllunio sy’n cael ei gyflwyno.

 

Yn benodol, cynigir:

1.    Hysbysu Aelodau Lleol:

·       Dylai aelodau lleol dderbyn crynodeb o’r holl rybuddion gorfodi a gyflwynir yn eu wardiau. Dylai’r crynodeb hwn gynnwys natur yr orfodaeth, amserlen ar gyfer cydymffurfio a chanlyniad posibl methu â chydymffurfio

2.    Diweddariadau parhaus:

·       Dylid darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau lleol ar gynnydd a chanlyniad y rhybuddion hyn, gan sicrhau eu bod yn cael gwybod am unrhyw ddatblygiad neu benderfyniad

3.    Manteision yr Argymhelliad:

·       Byddai’r dull hwn yn gwella tryloywder ac yn galluogi aelodau i helpu etholwyr i ddeall goblygiadau camau gorfodi

·       Byddai’n helpu i reoli disgwyliadau a lleihau dryswch neu gwynion ynghylch prosesau gorfodi

·       Drwy ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelod lleol, gall y Cyngor ddefnyddio’r berthynas rhwng swyddogion ac aelodau etholedig yn well i sicrhau cydymffurfedd ac i ddatrys achosion o dorri rheolaethau cynllunio yn fwy effeithiol. Drwy roi’r argymhelliad hwn ar waith gall y Cyngor gryfhau ei brosesau gorfodi cynllunio, gwella cyfathrebu gyda chymunedau a defnyddio ei adnoddau cyfyngedig yn fwy effeithiol

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau yn:

      i.         Cefnogi gweledigaeth newydd y Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio;

    ii.         Cefnogi bwriad y swyddogion i gyflwyno fersiwn derfynol y Siarter i’r Aelod Arweiniol ei chymeradwyo;

   iii.         Gofyn am adroddiad ar effaith y siarter ddiwygiedig a’r adnoddau a ddyrennir i’r Swyddogaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio yn ystod y cyfarfod ym mis Mehefin 2025; a

   iv.         Gofyn bod aelodau lleol yn derbyn crynodeb o’r holl rybuddion gorfodi a gyflwynir yn eu wardiau. Dylid darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau lleol ar gynnydd a chanlyniad y rhybuddion hyn, gan sicrhau eu bod yn cael gwybod am unrhyw ddatblygiad neu benderfyniad.