Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar Ddiweddariad Perfformiad y Cynllun Corfforaethol: Ebrill i Fedi 2024 i drafod perfformiad y Cyngor a’r camau gwella (copi’n amgaeedig).

11:10am – 12:00pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol a Phennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau a’r Swyddog Cynllunio a Pherfformiad y Wybodaeth Ddiweddaraf ar y Cynllun Corfforaethol: Ebrill i Fedi 2024 (dosbarthwyd ymlaen llaw). Roedd yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar berfformiad y Cyngor yn erbyn ei Gynllun Corfforaethol rhwng mis Ebrill a mis Medi 2024, gan gynnwys amcanion Cydraddoldeb Strategol a’r saith maes llywodraethu (cynllunio corfforaethol, cynllunio ariannol, rheoli perfformiad, rheoli risg, cynllunio’r gweithlu, asedau, a chaffael). Roedd adrodd yn rheolaidd ar berfformiad yn rhan werthoedd ac egwyddorion y Cyngor. Roedd yn ofyniad monitro hanfodol o fethodoleg rheoli perfformiad y Cyngor, a’n dyletswyddau statudol.  Er gwaethaf yr hinsawdd ariannol heriol presennol yr oedd y llywodraeth leol yn gweithredu, roedd perfformiad rhagorol mewn rhai meysydd gwasanaeth, a dylid llongyfarch y staff ar y cyflawniadau hyn mewn amgylchiadau heriol iawn.  Wrth gwrs, roedd meysydd eraill angen gwella.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu cynnydd yn erbyn amcanion perfformiad yr Awdurdod. Roedd y rhain yn cynnwys Cynllun Corfforaethol / Amcanion Cydraddoldeb Strategol (oedd hefyd yn ffurfio Amcanion Lles y Cyngor o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015) a’r saith maes llywodraethu (fel y nodir yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021).

Roedd yr adroddiad hwn hefyd yn nodi dangosyddion neu weithgareddau yn ymwneud ag Amcanion Cydraddoldeb neu’n cyfrannu at Y Gymraeg a Diwylliant.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys astudiaethau achos i roi enghreifftiau o waith da. Roedd y Tîm Cynllunio Strategol yn parhau i geisio unrhyw gyfleoedd pellach i wella’r Fframwaith Rheoli Perfformiad ac Adroddiadau Diweddariad ar Berfformiad.

Pwysleisiodd y swyddogion nad oedd yn bosibl amlygu’r holl bwyntiau o ddiddordeb a oedd wedi’u cynnwys o fewn Atodiad 1.  Fodd bynnag, roedd rhai pwyntiau a meysydd cadarnhaol a oedd wedi dangos gwelliant yn ystod Ebrill i Fedi 2024 yn cynnwys:

• Lleihau dibyniaeth ar lety Gwely a Brecwast i letya teuluoedd digartref; ac
• Yn ôl Arolwg Boddhad Tenantiaid Landlordiaid Cymdeithasol 2024 Llywodraeth Cymru, Sir Ddinbych oedd y Cyngor a berfformiodd orau yng Nghymru o’r rhai oedd â stoc tai, o ran boddhad cyffredinol tenantiaid gyda Thai Sir Ddinbych.

Nododd swyddogion fod tri cham gwella wedi cael eu nodi yn dilyn trafodaethau gyda gwasanaethau am berfformiad presennol.  Roedd y ddau gyntaf yn arddangos y cydadwaith rhwng adnoddau, perfformiad a risg.   Sef:

• perfformiad mewn perthynas â chanran y ffyrdd a phalmentydd wedi’u difrodi a wnaed yn ddiogel o fewn y cyfnod targed (CAT1 - Diffygion Categori 1 yr ymdriniwyd â nhw o fewn yr amserlen), a oedd heb gyrraedd y targed amser o 95% ers rhai blynyddoedd. Roedd y gwasanaeth yn parhau i’w chael yn anodd bodloni gofynion yr ased o fewn yr adnoddau cyllidebol a staffio cyfyngedig ar gael. Roedd angen trafodaeth gadarn am y rhagolygon o wella a beth oedd perfformiad gwael parhaus yn debygol o’i olygu o ystyried effeithiau cynyddol peryglon llifogydd, tirlithriadau a gwres ar gyflwr ffyrdd a chysylltedd cymunedau.
• Yn gysylltiedig â chamau gwella’r cyfnod diwethaf i gadw ymrwymiadau a disgwyliadau perfformiad ein Cynllun Corfforaethol o dan adolygiad parhaus yn y dyfodol, fe ddylai Adolygiad Cyfran y Cynllun Corfforaethol ystyried effaith lleihau capasiti a phrosiectau sydd wedi dod i ben megis Llwybrau, a sut y bydd y rhain yn effeithio ar allu’r Cyngor i ddarparu’r Cynllun Corfforaethol a’r canlyniadau.
• Yr angen i gyhoeddi manylion y rhwydwaith ymgysylltu o bobl a grwpiau sydd â nodweddion gwarchodedig ar ein gwefan.

Trafododd yr Aelodau’r materion canlynol ymhellach -

• Codwyd pryderon nad oedd perfformiad  Cyngor mewn perthynas â rhai dangosyddion yn gwella, neu’n waeth na’r cyfnodau adroddiadau blaenorol. Beth oedd y risgiau a chanlyniadau posibl i’r Cyngor o beidio â diwallu’r trothwyon ar gyfer rhagoriaeth a darparu agweddau o’r Cynllun Corfforaethol?   Eglurodd y swyddogion mai’r canlyniad oedd difrod i enw da’r Cyngor, ond yn bwysicach, yr effaith andwyol ar breswylwyr os byddai perfformiad yn parhau i ddirywio ac os na fyddai blaenoriaethau yn cael eu darparu. Pwysleisiwyd fod y cynllun yn gynllun hirdymor a byddai’n cymryd amser i holl ddyheadau ddwyn ffrwyth. Roedd cyflawniad y Cynllun yn cael ei fonitro yn rheolaidd.  Roedd swyddogion yn deall teimladau a phryderon yr aelodau ar y mater.  Fodd bynnag, fe wnaethant amlygu fod gwneud cymariaethau gyda’r cynlluniau blaenorol a gyflawnwyd gan weinyddiaethau blaenorol mor syml â hynny, gan na fyddent yn cymharu tebyg am ei debyg, gan fod cymaint o elfennau wedi newid.   Roedd y cynllun yn ceisio gwella lles.  Er bod perfformiad mewn rhai meysydd yn cael ei ystyried yn ‘Flaenoriaeth ar gyfer Gwella’, roedd meysydd perfformiad eraill yn dda. Hefyd eglurodd y swyddogion fod y Cyngor wedi gosod nodau a throthwyon uwch yn hytrach na rhai haws i’w cyflawni.  Ychwanegwyd hefyd bod ffactorau allanol, yn debyg i’r rhai a wynebwyd gan fwyafrif yr awdurdodau lleol yn golygu bod cyflawni targedau yn fwy heriol.
• o dan flaenoriaeth ‘Sir Ddinbych Mwy Gwyrdd’, roedd ‘cyfanswm tunelledd allyriadau carbon’ wedi cynyddu yn hytrach na lleihau yn y flwyddyn ddiwethaf, sut aethpwyd i’r afael â hyn, ac a fyddai gofynion y Ddeddf Gaffael newydd yn cael goblygiadau ar berfformiad yn erbyn y mesur hwn yn y dyfodol? Mae’r mesur penodol hwn yn seiliedig ar fethodoleg eithaf bras a osodwyd yn allanol, a gobeithiwn y bydd hyn yn dod yn fwy soffistigedig a dibynadwy mewn amser. Eglurodd swyddogion nad oedd disgwyl i’r Ddeddf Gaffael gael effaith sylweddol ar dargedau lleihau carbon. Yn ystod y misoedd diwethaf, roedd ffactorau megis gwaith amddiffyn llifogydd arfordirol wedi gwneud y targed Sir Ddinbych Mwy Gwyrdd yn fwy anodd ei gyflawni ynghyd â thywydd gwael dros yr haf yn effeithiol ar effeithiolrwydd panel solar i gynhyrchu ynni.  Fodd bynnag, roedd meysydd gwasanaeth penodol megis Fflyd a Goleuadau Stryd yn bodloni eu targedau. Roedd holl awdurdodau lleol a sefydliadau’r sector cyhoeddus ar hyn o bryd yn cydweithio gyda’r bwriad o leihau allyriadau carbon trwy’r gadwyn gyflenwi.  Roedd Fframwaith Adeiladu Gogledd Cymru yn enghraifft dda o sut oedd awdurdodau yn cydweithio gyda’r golwg o leihau allyriadau carbon wrth gaffael gwaith adeiladu.  Byddai penodi Swyddog Datgarboneiddio i weithio fel rhan o’r Gwasanaeth Caffael hefyd yn allweddol i lwyddiant yn y maes hwn.
• Cadarnhaodd swyddogion y dylai defnyddio’r dull Tîm Sir Ddinbych, mewn amser, helpu i wella perfformiad mewn meysydd a oedd yn ei chael yn anodd ar hyn o bryd.  Nid oedd yr un gwasanaeth na maes yn gweithredu ar eu pen eu hunain.  Bydd cymhwyso dull cyfunol, gyda staff ar bob lefel yn cymryd perchnogaeth o berfformiad, yn helpu i gefnogi cyflawniad y Cynllun yn yr hirdymor.  Roedd y rheolwyr yn gwerthfawrogi staff ar bob lefel ac yn cydnabod eu bod yn allweddol i lwyddiant.
• Cytunodd yr Aeloda Arweiniol a’r swyddogion gyda safbwyntiau’r aelodau ar yr angen i gael mwy o breswylwyr yn rhan o waith y Cyngor.  Roedd nifer o weithgorau yn gweithio ar sut i ymgysylltu ac ymgynghori’n well gyda phreswylwyr ar gynigion amrywiol. Er bod enw da'r Cyngor wedi cael ei ddifrodi gan y problemau a wynebwyd wrth gyflwyno’r gwasanaeth gwastraff ac ailgylchu newydd, roedd gwaith da yn digwydd ar draws y Cyngor ac roedd angen i bobl fod yn fwy cadarnhaol yn hytrach na negyddol.
• O ran bylchau yn y data a amlygwyd, roeddent yn sgil nifer o ffactorau, megis disgwyl am ddata gan ffynonellau allanol a methu â derbyn data cyn dyddiadau cyhoeddi. Roedd ffynonellau allanol hefyd yn profi heriau, yn debyg i’r Cyngor ac nid oeddent yn gallu derbyn data fel yr oeddent yn flaenorol.
• Cadarnhawyd fod gwaith yn digwydd ar hyn o bryd ar sut i wella perfformiad mewn perthynas â chanran y ffyrdd a phalmentydd wedi difrodi a wnaed yn ddiogel, gyda ffocws penodol ar ansawdd y gwaith yn hytrach na tharged o ran amser.
• Cyflwynwyd nifer o awgrymiadau ar sut i wneud y dogfennau yn haws i’w lywio a’u darllen, heb gyfaddawdu ar hygyrchedd i bawb.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:

Penderfynwyd: yn destun yr arsylwadau uchod, darparu’r wybodaeth ychwanegol a wnaed cais amdani, ac ystyried gwaith pellach ar fformat yr Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad, i gydnabod cynnydd y Cyngor hyd yn hyn i gyflawni ei Gynllun Corfforaethol 2022-27, fel y manylwyd yn Adroddiad Diweddariad Perfformiad y Cynllun Corfforaethol:  Ebrill i Fedi 2024 (Atodiad 1).