Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy’n adolygu’r risgiau sy’n wynebu’r Cyngor a datganiad parodrwydd y Cyngor i dderbyn risg (copi’n amgaeedig).

10:10am – 11:00am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol ynghyd â Phennaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau, a’r Rheolwr Mewnwelediad, Strategaeth a Chyflawni, adroddiad Adolygiad Risgiau Corfforaethol Medi 2024 (dosbarthwyd ymlaen llaw).

Roedd yr adroddiad yn ddiweddariad ar yr Adolygiad mis Medi 2024 o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor. Roedd hefyd yn hysbysu’r Pwyllgor o’r datganiad parodrwydd i dderbyn risg y Cyngor o ran ariannu prosiectau a oedd yn ceisio adlewyrchu'r amgylchedd ariannol presennol.  Felly, awgrymwyd y byddai’n briodol yn awr i ddiwygio parodrwydd ‘gofalus’ y Cyngor i dderbyn risg o ran cyllid prosiectau i ‘agored’.

Yr Uwch Dîm Arwain, ynghyd â’r Cabinet, oedd wedi datblygu ac yn berchen ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol. Roedd yn cael ei hadolygu ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet yn ystod sesiwn friffio’r Cabinet.  Ar ôl adolygiadau mis Chwefror a mis Medi, cafodd y gofrestr ddiwygiedig ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Rhannwyd crynodeb o’r adolygiadau er gwybodaeth yn unig yn y pwyllgorau hyn yn eu cyfarfodydd ym mis Ionawr a mis Gorffennaf.

Roedd gan y Cyngor 13 o Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr ar hyn o bryd. Roedd crynodebau o’r casgliadau yn dilyn yr adolygiad diweddaraf ar gyfer y cyfnod hwn i’w gweld ar ddechrau pob risg yn Atodiad 2. Ni chafodd unrhyw risgiau eu dad-ddwysau yn ystod yr adolygiad hwn.  Fodd bynnag, cynigiwyd ychwanegu risg newydd, risg 53 (y risg na fydd buddion Rhaglenni Trawsnewid a Phrosiectau Mawr yn cael eu gwireddu yn llawn), i’r Gofrestr. Byddai’r ychwanegiad arfaethedig yn cynyddu cyfanswm y Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr i 14 risg.

O ran y parodrwydd i dderbyn risg, eglurodd y swyddogion fod saith risg – 01, 21, 34, 45, 50, 51 a 52 (54%) – ar hyn o bryd yn anghyson â Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (atodiad 3). Fodd bynnag, roedd hynny i’w ddisgwyl gan fod y gofrestr yn cynnwys risgiau mwyaf difrifol y Cyngor. Dywedodd Swyddogion ei fod yn amserol i’r Awdurdod adolygu’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (atodiad 3), a adolygwyd ddiwethaf yn Ebrill 2024, gan fo dy datganiad angen adlewyrchu y parodrwydd gan adlewyrchu bellach ar y ffactorau allanol allweddol (Gwleidyddol, Economaidd, Cymdeithasegol, Technolegol, Cyfreithiol ac Amgylcheddol) sy’n dylanwadu ar y sefydliad ynghyd â deinameg a galw mewnol. Roedd trafodaeth ddechreuol wedi digwydd yn y Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid yng Ngorffennaf 2024 ac yn y Tîm Gweithredol Corfforaethol yn Hydref 2024 er mwyn darparu adborth ar briodoldeb y Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg fel ag yr oedd ar y pryd.

Cafodd y Pwyllgor hefyd wybod fod trafodaethau yn y Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid a’r Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi tynnu sylw penodol i barodrwydd pwyllog y Cyngor i dderbyn risg mewn perthynas â phrosiectau ariannol. O ganlyniad, cynigiwyd ein bod yn symud y parodrwydd i dderbyn risg hwn i “agored”, er mwyn darparu fframwaith mwy priodol i gefnogi’r trawsnewidiad y sefydliad er mwyn cyflawni cynaliadwyedd ariannol ac ymatebion creadigol i ofynion ein preswylwyr.

Yn dilyn cyflwyniad cynhwysfawr gan swyddogion, trafododd yr aelodau’r canlynol ymhellach -

• Holodd y Pwyllgor am y risg newydd arfaethedig, risg 53; Prosiectau Trawsnewid - y llinell amser i raglenni trawsnewid neu brosiectau mawr ddechrau, cael eu cyflawni a gwireddu’r buddion, a pryd ddylent gael eu cyflwyno i Graffu? Eglurodd y Swyddogion y byddai unrhyw brosiectau cyfalaf angen cael eu trafod gyda’r Grŵp Crafu Cyfalaf a’r Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid, cyn y byddai’r achosion busnes yn cael eu datblygu’n ddigonol er mwyn ymgynghori gydag aelodau.  Mae’r pwyllgor wedi cael ei ddynodi i Bwyllgor Craffu Perfformiad i ystyried prosiectau trawsnewid a ffurfiodd rhan o’r Ffrwd Waith ‘Dylanwadu ar Alw a Digidol’ y Rhaglen Drawsnewid gyda ffurflenni cynnig craffu wedi’i gwblhau ar gyfer eu hystyried gan gadeiryddion ac is-gadeiryddion craffu wrth i ddatblygiad yr achos busnes wneud cynnydd ac wrth i brosiectau gael eu cymeradwyo a mynd i gyflawniad. Unwaith i brosiectau trawsnewid gael eu cymeradwyo ar gyfer cyflawni, ynghyd â gwireddu buddion ar ôl gweithredu, byddent yn cael eu monitro yn rheolaidd trwy gyfres o ddangosyddion perfformiad allweddol.  Cynghorwyd y Swyddogion i gyflwyno’r ffurflenni cynnig craffu yn gynnar gan fod rhaglen waith y Pwyllgor eisoes bron yn llawn ar gyfer y flwyddyn galendr nesaf.
• A oedd y Cyngor wedi bod yn rhy hwyr yn canfod risg newydd 53 ac ychwanegu’r risgiau cysylltiedig â thrawsnewid i’r Gofrestr. A ddylai hyn wedi cael ei wneud yn gynt? Ymatebodd y swyddogion trwy egluro fod prosiectau wedi cael eu monitro ar gyfer risgiau am amser hir gan fod holl brosiectau â chofrestr risg yn gysylltiedig â nhw, gan gipio’r risgiau ar lefel prosiect. Fodd bynnag, bellach roedd safbwynt cyffredin y dylai risg newydd gael ei gynnwys ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol er mwyn amlygu’r risg a berwyd i’r Awdurdod yn gyffredinol, mewn perthynas â phrosiectau trawsnewid busnes a’r angen i’w cael yn iawn.  Er bod cyflymder teithio o ran y prosiectau yn araf ar hyn o bryd, roedd yn cynyddu ac felly roedd yn bwysig bod mesurau lliniaru ac ystyriaeth ddigonol mewn lle i fonitro a rheoli’r risg yn gysylltiedig â nhw. Bydd gwybodaeth ac ystadegau cenedlaethol yn y dyfodol agos yn cael ei ddefnyddio wrth asesu a monitro’r risgiau sydd ynghlwm â phrosiectau trawsnewid gwasanaeth.
• Holodd Aelodau a oedd y Cyngor yn dibynnu ormod ar ystadegau Rheoliadau Adrodd am Ddigwyddiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus (RIDDOR) wrth benderfynu ar Risg 11 yn ymwneud â ‘digwyddiad annisgwyl neu heb ei gynllunio’.  A ddylai’r Cyngor, er enghraifft, yn defnyddio mwy o ddata a thystiolaeth a gynhyrchir gan y Gwasanaeth Cynllunio Rhag Argyfwng?  Cadarnhaodd swyddogion fod angen cryfhau hyn, ond yn rhanbarthol, defnyddiwyd data Cymru a DU wrth asesu’r risg benodol hon.  Roedd swyddogion i fod i gwrdd â chynrychiolwyr o Wasanaeth Cynllunio at Argyfwng Rhanbarthol - Siroedd Gogledd Cymru, yn y dyfodol agos er mwyn trafod rheoli risg mewn perthynas â digwyddiadau annisgwyl neu heb eu cynllunio.
• Gan nad oedd sgoriau risg wedi newid na gwella, holwyd a oedd gofyniad statudol i Graffu ystyried y Gofrestr Risg Gorfforaethol ar sail flynyddol neu bob 6 mis, ac a oedd yr Awdurdod yn gallu cymharu ei hun yn erbyn awdurdodau lleol eraill yng Nghymru neu’r DU? Cadarnhaodd y Swyddogion nad oed yn ofynnol i’r Pwyllgor ystyried y gofrestr risg.  Fodd bynnag, roedd canfod risgiau a’u rheoli yn biler allweddol o lywodraethu da ac wedi’i gynnwys mewn deddfwriaeth. Roedd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio rôl statudol i’w gyflawni i sicrhau bod gan y Cyngor fesurau risg priodol mewn lle, a rôl Craffu oedd archwilio perfformiad yr Awdurdod o ran rheoli’r holl risgiau a nodwyd.  Felly cynghorwyd fod perfformiad o ran rheoli risgiau yn cael ei graffu yn rheolaidd gan fod y Gofrestr yn ddogfen hanfodol a oedd yn ffurfio rhan allweddol o asesu iechyd corfforaethol yr Awdurdod. Yr amcan o graffu ar y Gofrestr oedd rhoi sicrwydd i aelodau a swyddogion fod yr holl risgiau corfforaethol yn cael eu monitro yn effeithiol. Roedd gwneud y ddogfen yn fwy apelgar yn weledol yn anodd gan fod angen i’r holl ddogfennau fod yn hygyrch, er mwyn galluogi dinasyddion ddarllen neu dderbyn y wybodaeth. Cytunodd y swyddogion i archwilio’r dewis ar gyfer darparu data cymharol.  Fodd bynnag, gall hyn fod yn anodd gan fod awdurdodau gwahanol â metrigau gwahanol o sgorio risgiau a dangosyddion perfformiad allweddol.
• Risg 34 yn ymwneud â ‘gofal a reoleiddir annigonol’ - holodd aelodau a oedd gan y Cyngor hyder fod rheolyddion digonol mewn lle i reoli’r risg hwn wrth fynd ymlaen? Roedd y risg hwn yn parhau i achosi pryder.  Er ei fod yn cael ei reoli, roedd y galw am ofal yn parhau i gynyddu tra bod yr adnoddau a oedd eu hangen i ddarparu’r lefel ofynnol o ofal yn profi’n anodd ei gaffael. Roedd hyn yn broblem genedlaethol ac efallai bydd Craffu yn dymuno ei archwilio yn fanwl, gan gynnwys y costau o gyflogi staff asiantaeth, trwy wahodd cynrychiolwyr o’r Gwasanaethau Cymdeithasol i gyfarfod yn y dyfodol i drafod y mater.  O ran pryderon staffio a pha gamau oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â phroblemau recriwtio a chadw yng Ngofal Cymdeithasol Plant ac Oedolion a gwasanaethau eraill ar draws y Cyngor, rhoddwyd wybod i’r Aelodau bod y problemau recriwtio yn fater eang ac nid yn unigryw i Sir Ddinbych.  Roedd yr holl adrannau a gwasanaethau yn gweithio ar y cyd ag AD i gael darlun manwl o’r sefyllfa ac roedd y mater i fod i gael ei drafod yn drylwyr yng nghyfarfod mis Mawrth yn ystod yr eitem Recriwtio, Cadw a Chynllunio’r Gweithlu.
• Risg 50 - Ymrwymiad LlC i waredu elw o ofal Plant sy’n derbyn gofal, a all arwain at gyflenwad ansefydlog neu anaddas o leoliadau a’r camau lliniaru sy’n cael eu cymryd mewn ymdrech i fynd i’r afael â’r risg hwn.  Hysbyswyd yr Aelodau bod recriwtio a chadw staff yn effeithiol mewn marchnad gystadleuol iawn yn allweddol. Cafodd y Pwyllgor sicrwydd fod Pennaeth y Gwasanaethau Plant yn asesu’r mater yn drylwyr ac yn astudio’r holl wybodaeth pan ddaw ar gael. Roedd yn anodd darparu atebion diffiniol ar hyn o bryd gan fod y mater yn newid a datblygu’n barhaus.  Roedd y wybodaeth ddiweddaraf ar gael yn dynodi bod Llywodraethau’r DU a Chymru yn ystyried oedi gweithrediad y ddeddfwriaeth newydd yn ymwneud â gwaredu elw o’r sector hwn hyd at 2030.  Felly gall Aelodau ddymuno ystyried cynnwys y risg fel testun ar gyfer ei gynnwys ar raglen waith Craffu ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, trwy gwblhau ffurflen cynnig craffu.

Ar ddiwedd y drafodaeth drylwyr:

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod a darparu’r wybodaeth ofynnol -

(i)   ar ôl ystyried a thrafod y diwygiadau a awgrymwyd i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol fel ag yr oedd ym Medi 2024, cadarnhau’r diwygiadau a wnaed gan gynnwys cynnwys risg newydd 53 fel y manylir yn Atodiad 4 yr adroddiad;

(ii)  gan ystyried disgrifiadau a dosbarthiadau statws a’r parodrwydd am risg yn Atodiad 3, ynghyd â’r atebion a ddarparwyd i’r cwestiynau a godwyd yn ystod y cyfarfod, cadarnhau priodoldeb y risg a nodwyd gan y perchnogion ac effeithiolrwydd y rheolyddion risg a roddwyd mewn lle; a

(iii)                  gan gydnabod yr amgylchedd ariannol presennol y mae’r gwasanaethau cyhoeddus yn gweithredu ynddynt, ac wrth ystyried rhesymeg y Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid a’r Tîm Gweithredol Corfforaethol o ran addasu Parodrwydd yr Awdurdod i dderbyn Risg o ran prosiectau ariannol, cefnogi’r argymhelliad i ddiwygio’r categori parodrwydd i dderbyn risg ar gyfer prosiectau ariannol o ‘gofalus’ i ‘agored’.