Eitem ar yr agenda
ADOLYGIAD O'R RISGIAU CORFFORAETHOL, MEDI 2024
Derbyn adroddiad
gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (copi ynghlwm) i roi’r
wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad mis Medi 2024 o’r Gofrestr Risgiau
Gorfforaethol.
Cofnodion:
Cyflwynodd yr
Aelod Arweiniol dros Strategaeth Gorfforaethol, Polisi a Chydraddoldeb, y
Cynghorydd Julie Matthews, adroddiad yr Adolygiad Risg Corfforaethol, Medi 2024
(a gylchredwyd yn flaenorol).
Gofynnodd y
Cynghorydd Matthews i'w diolch gael ei gofnodi i’r holl staff a fu'n ymwneud â
chasglu'r wybodaeth yn yr Adolygiad Risg Corfforaethol.
Datblygwyd y
Gofrestr Risg Gorfforaethol ac roedd yn eiddo i'r Uwch Dim Arweiniol (UDA) ochr
yn ochr â'r Cabinet. Fe'i hadolygwyd
ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet ac yng nghyfarfod Briffio'r Cabinet. Yn dilyn adolygiadau Chwefror a Medi,
cyflwynwyd y gofrestr ddiwygiedig i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad a'r Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio. Rhannwyd
crynodeb o adolygiadau er gwybodaeth i’r Pwyllgorau hyn yn eu cyfarfodydd
Ionawr a Gorffennaf.
Ar hyn o bryd
roedd gan y cyngor 13 o Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr. Nid oedd unrhyw risgiau wedi'u dad-ddwysáu yn
ystod yr adolygiad hwn ond byddai risg newydd (risg 53 yn Atodiad 4 yr
adroddiad) yn codi’r cyfanswm ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol i 14 Risg.
Roedd yr Aelod
Arweiniol, y Cynghorydd Diane King wedi cymryd lle’r Cynghorydd Gill German fel
yr Aelod Arweiniol am Risgiau 01, 21, 34 a 50.
Cadarnhawyd bod
sesiwn hyfforddi wedi'i chynnal yn ddiweddar a oedd wedi bod o gymorth mawr i'r
rhai a oedd yn bresennol.
Yn ystod y
trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –
(i) Archwaeth risg wedi'i nodi ar hyn o
bryd ar gyfer materion gweithlu.
Gofynnodd Nigel Rudd am gadarnhad o'r archwaeth risg bresennol.
Dywedodd Helen Vaughan-Evans fod y cyngor yn cydnabod bod ei weithwyr yn
hanfodol i gyflawni ei amcanion a bod staff sy'n cefnogi'r datblygiadau yn
allweddol i wneud y cyngor yn fan gwaith sy'n ysbrydoli perfformiad da. Mae'n rhoi pwys ar gydraddoldeb, amrywiaeth,
urddas a pharch a lles a diogelwch staff.
Yn ddiweddar, i gefnogi ymdrech ehangach i fynd i'r afael â heriau wrth
recriwtio staff, roeddent wedi gwneud rhai prosesau recriwtio yn fwy hyblyg
mewn ffordd ddiogel i geisio lleddfu anawsterau wrth lenwi rolau. Felly, roedd gan y cyngor archwaeth risg
ofalus mewn perthynas â safonau o ran telerau ac amodau a dysgu a datblygu. Lle roedd am liniaru anawsterau wrth lenwi
rolau, mae'n bosibl y byddai dulliau fyddai ag elfennau a mwy o risg ynghlwm â
hwy yn cael ei ystyried, ond fel sylfaen roedd archwaeth risg ofalus ar gyfer y
gweithlu a phobl.
Bydd hynny'n cael ei ddiffinio fel bod yn ofalus yn pwyso a mesur
manteision posibl dulliau newydd heb eu profi ond dim ond lle roedd y risg yn
isel ac y gellir ei rheoli.
Eglurodd Nigel Rudd ei fod yn gweld anghysondeb yn y dull o weithredu gan
fod y cyngor yn ceisio bod yn gyngor trawsnewidiol gydag awydd i fod yn ofalus
o amgylch ei weithlu. Nid oedd yn credu
bod hwn yn fesur priodol o dan y diffiniad gwyliadwrus oherwydd bod newid
radical yn gofyn am adolygiad radical a chymryd risgiau a dyna'n amlwg yr oedd
y cyngor yn ceisio ei wneud os oedd yn mynd i fod yn drawsnewidiol.
Cadarnhaodd Helen Vaughan-Evans mai’r gwariant mwyaf oedd staff a hynny er
budd cyflawni ond hefyd pe bai arbedion, mae’n debygol iawn y byddai hynny’n
ymwneud â staff. Efallai cymryd risg
ariannol a risg staff yn eu tro. Gellid
mynd â’r pwynt hwnnw’n ôl i’r Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid i’w adolygu a gellid
adlewyrchu’r drafodaeth yn y Pwyllgor hwn a wedyn ei weld yn eich Adolygiad
nesaf. Y staff ased mwyaf y Cyngor. Cadarnhawyd hefyd i drafod hyn â'r Aelod
Arweiniol, y Cynghorydd Julie Matthews.
(ii)Gostyngwyd y Gofrestr Risg o tua 21 i
lawr i 13 eitem. A oedd hynny'n awgrymu
nad oedd y Gofrestr Risg yn cael ei rheoli mor dynn ag y dylai fod yn y
gorffennol.
Dywedodd Helen Vaughan-Evans fod gwersi wedi'u dysgu o'r ffordd yr oedd y
Gofrestr Risg yn cael ei rheoli yn y gorffennol. Roedd y broses wedi'i
symleiddio ac roedd yr hyn a gyflwynwyd yn ffordd aeddfed o reoli risgiau.
Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y broses wedi symud i reoli risgiau mewn
ffordd wahanol o ran edrych yn well ar ba risgiau y gellid eu cyfuno neu eu
gostwng i lefel gwasanaeth. Y peth
pwysig i'w gofio oedd pe bai risg yn cael ei thynnu oddi ar y Gofrestr Risg
Gorfforaethol nad oedd yn diflannu, byddai'n cael ei rhoi ar Gofrestr Risg
Gwasanaeth. Roedd y broses yn wahanol
ac yn well i'r ffordd y'i gwnaed yn y gorffennol.
(iii) Ym marn Nigel Rudd, dylai'r Gofrestr
Risg Gorfforaethol yrru ffocws a gwaith y cyngor i gyd-fynd â nifer o faterion
polisi gwleidyddol eraill ac a oedd hynny'n cael ei weld mewn gwirionedd. Achos penodol o ddiddordeb oedd yr adolygiad
gwastraff a'r newid yn y modd y darparwyd y gwasanaeth gwastraff o ran a oedd y
Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei defnyddio mewn unrhyw ffordd yn y dull o
ymwneud a gweithredu cynnig hwnnw.
Ymatebodd Helen Vaughan-Evans ynglŷn â’r prosiect gwastraff, roedd yn
cael ei reoli fel prosiect, roedd Cofrestr Risg weithredol wedi’i datblygu ar y
dechrau ac yn cael ei hadolygu’n rheolaidd.
Mewn unrhyw adolygiad byddent yn edrych ar y prosesau a'r gweithdrefnau
a oedd ar waith, a pha risg fyddai yn gysylltiedig a nhw. Byddai hynny'n broses ddysgu dda i fynd yn ôl
i'r Fframwaith Rheoli Risg a hefyd y Fframwaith Rheoli Prosiect.
(iv) Codwyd Recriwtio a Chadw staff mewn
cyfarfodydd blaenorol ac roedd angen ystyried yr effaith ar wasanaethau
llywodraethu, er enghraifft, archwilio mewnol, cyfreithiol, diogelu data ac
ati.
(v) Risg 53, dim cyfeiriad ynddo at y
broses o gyflwyno y gwasanaeth casglu gwastraff. Roedd Risg 53 yn sôn am lwyddiannau
prosiectau ond roedd cyflwyno y gwastraff i’r gwrthwyneb ac angen gofyn am
addasrwydd y trefniadau rheoli prosiect a faint o hyder oedd yn y systemau
rheoli prosiect. Gallai hyn fod yn fater
allweddol.
(vi) Risg 52 i ddarparu gwasanaethau i Sir
Ddinbych ac roedd allan o ddyddiad ers12 felly a fyddai hwnnw'n cael ei
ddiweddaru ?
Eglurodd Helen Vaughan-Evans nad oedd y setliad ar gyfer 2025/26 wedi'i
dderbyn eto ac felly seiliwyd y ffigurau yn yr adroddiad ar wybodaeth
hanesyddol. Cadarnhaodd y byddai'n
codi’r mater a holi i weld a oedd unrhyw ffigurau cyfredol.
(vii) Tudalen 177, paragraff 4.6 – dim
newidiadau yn y sgorau risg – a oedd sicrwydd bod dealltwriaeth glir o beth
oedd yn cyfrif fel risg yn hytrach na mater.
Roedd yr holl risgiau a ddangosir wedi'u nodi fel risgiau wedi'u
hadolygu ac yn cael eu dangos fel naratif sgorio'n gywir ond a oedd sicrwydd
bod y defnydd o risgiau'n cael ei herio'n effeithlon?
Cadarnhawyd y cynhaliwyd adolygiad manwl o risgiau yn ddiweddar gan yr Uwch
Dim Rheoli (UDRh). Roedd risg 1, diogelu
wedi'i wneud yn ddiweddar ac roedd rhaglen barhaus o bob un. Roeddent yn cael eu cyflwyno i’r UDRh lle
roedd aelodau eraill o'r UDRh yn gallu herio perchennog y risg o ran y naratif. Roedd Robyn Lovelock a'i thîm hefyd yn
mynychu.
(viii) Awgrym y dylid ystyried risg newydd
posib. A roddwyd ystyriaeth i’r risg i
ddiwylliant y Cyngor? Roedd yn hanfodol
bod gwerthoedd sylfaenol fel egwyddorion Nolan yn parhau yn eu lle.
Cadarnhawyd y byddai hyn yn cael ei ddwyn yn ôl i'r Adolygiad Risg nesaf
a'i fewnbynnu i’r Bwrdd oedd yn goruchwylio’r thema o Gyngor sy'n Perfformio'n
Uchel sy'n cael ei Redeg yn Dda ac yn benodol i’r ffrwd waith ar ddiwylliant.
(ix) Risg 21 – Integreiddio Gwasanaethau
Iechyd a Gofal Cymdeithasol. A oedd yr
adolygiad o'r risg wedi'i cymryd i ystyriaeth yr Adroddiad diweddar Archwilio
Cymru ar Llifau Allan o Ysbytai a gafodd ei ystyried yn y cyfarfod
diwethaf.
Cadarnhaodd y swyddogion y byddent yn holi ynglŷn â hyn.
(x) Risg 21 – Twyll a Llygredd. Pam fod y sgoriau a’r duedd yn aros yr un
fath pan fo achosion o dwyll yng Nghymru yn codi. Derbyniwyd Datganiad i'r Wasg gan Archwilio
Cymru yn ddiweddar a oedd yn dangos cynnydd o £0.6miliwn mewn twyll o'i gymharu
â'r flwyddyn flaenorol, sef cyfanswm o £7.1miliwn yng Nghymru. Er nad oedd twyll yn ymddangos fel risg yn
Sir Ddinbych, roedd problem yng Nghymru.
A ellid ystyried y mater hwn pan fyddai’r y Gofrestr Risg yn cael ei
hadolygu nesaf.
(xi)
Pryder am y diwylliant a'r iaith Gymraeg i'r dyfodol gyda thoriadau a
llai o staff yn siarad Cymraeg o fewn y Cyngor.
Hefyd y sefyllfa ariannol sy'n effeithio ar y gwasanaethau cymdeithasol
ac ysgolion, roedd hon yn risg yr oedd angen edrych arno at y dyfodol.
Cadarnhaodd swyddogion fod gwasanaethau cymdeithasol ac addysg wedi'u nodi
yn y Gofrestr Risg – Risg 51 a Risg 52. O ran yr iaith Gymraeg, byddai'n bwysig
i Gynghorwyr edrych ar bapurau'r gyllideb yn y Flwyddyn Newydd i nodi'r gwaith
asesu effaith cronnol a gynhaliwyd ar y gyllideb lle ystyriwyd y Gymraeg fel
rhan o’r nodau llesiant.
Gofynnodd y
Cadeirydd am i Ganllawiau Rheoli Risgiau ar gyfer Darparu Gwell Gwasanaethau
gael ei gynnwys yn y dyfodol pan gyflwynir yr adroddiad ar gyfer Aelodau'r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gellid ei gynnwys fel Atodiad i helpu’r
Pwyllgor ganolbwyntio ar ei rôl r.
Roedd crynodeb
o’r sylwadau fel a ganlyn a chytunodd swyddogion i ystyried y rhain ymhellach –
• Archwaeth Risg
yn ymwneud â materion Pobl (gweithlu) – ystyried symud o Ofalus i Agored, ond
gyda mesurau diogelu,
• Risg 21.
Integreiddio Iechyd a Gofal Cymdeithasol ac ati - a oedd ystyriaeth wedi ei roi
i adroddiad diweddar AC ar lif allan o ysbytai (i'w ystyried gan Grŵp
Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu)
• Risg 31 Twyll -
a oedd y sgorio yn rhoi ystyriaeth ddigonol i:
·
y
nifer cynyddol o achosion o dwyll yng Nghymru (fel yr adroddwyd yn adroddiad
Menter Twyll Genedlaethol Archwilio Cymru),
·
cynnydd
posibl mewn twyll lleol yn CSDd a
·
y pwysau
ar reolaethau mewnol (rheoli a goruchwylio) oherwydd pwysau cyllidebol oedd yn
effeithio ar y strwythur?
• oedd angen risg
ychwanegol â diwylliant y Cyngor ac egwyddorion Nolan ac ati oherwydd pwysau
ariannol ac amgylchedd cynyddol elyniaethus y cyfryngau / cyfryngau
cymdeithasol?
• Risg
Arfaethedig 53 parthed Trawsnewid
·
Pa
mor effeithiol yw Rheoli Prosiect (adolygiad yn dilyn ymchwiliad Adolygiad
Rowndiau)
·
Ymgynghori
digonol gyda rhanddeiliaid a staff o ran gweithredu dulliau / strwythurau
gweithio newydd?
PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
-
(i) Wedi
ystyried y diwygiadau a awgrymwyd i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ym mis Medi
2024 (atodiad 2),
(ii) Wedi ystyried
statws ac archwaeth risg (atodiad 3) pob risg, priodoldeb perchnogion risg ac
effeithiolrwydd rheolaethau risg.
(iii) Wedi
darparu adborth ar Ddatganiad Archwaeth Risg presennol y cyngor, yn dilyn
ystyried adborth y UDRh ym mharagraff 4.9 a’r argymhelliad i symud i archwaeth
risg “agored” ar gyfer prosiectau ariannol.
Dogfennau ategol:
-
Cover report - GAC Risk Register - September 2024 WELSH, Eitem 8.
PDF 238 KB
-
Appendix 1 - Summary of CRR September 2024, Eitem 8.
PDF 705 KB
-
Appendix 2 - Corporate Risk Register - September Review 2024, Eitem 8.
PDF 829 KB
-
Appendix 3 - Risk Appetite Statement, Eitem 8.
PDF 217 KB
-
Appendix 4 - New Risk Sept 2024, Eitem 8.
PDF 452 KB