Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (copi ynghlwm) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad mis Medi 2024 o’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol.

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Strategaeth Gorfforaethol, Polisi a Chydraddoldeb, y Cynghorydd Julie Matthews, adroddiad yr Adolygiad Risg Corfforaethol, Medi 2024 (a gylchredwyd yn flaenorol).

 

Gofynnodd y Cynghorydd Matthews i'w diolch gael ei gofnodi i’r holl staff a fu'n ymwneud â chasglu'r wybodaeth yn yr Adolygiad Risg Corfforaethol. 

 

Datblygwyd y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac roedd yn eiddo i'r Uwch Dim Arweiniol (UDA) ochr yn ochr â'r Cabinet.  Fe'i hadolygwyd ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet ac yng nghyfarfod Briffio'r Cabinet.  Yn dilyn adolygiadau Chwefror a Medi, cyflwynwyd y gofrestr ddiwygiedig i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Rhannwyd crynodeb o adolygiadau er gwybodaeth i’r Pwyllgorau hyn yn eu cyfarfodydd Ionawr a Gorffennaf.

 

Ar hyn o bryd roedd gan y cyngor 13 o Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr.  Nid oedd unrhyw risgiau wedi'u dad-ddwysáu yn ystod yr adolygiad hwn ond byddai risg newydd (risg 53 yn Atodiad 4 yr adroddiad) yn codi’r cyfanswm ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol i 14 Risg.

 

Roedd yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Diane King wedi cymryd lle’r Cynghorydd Gill German fel yr Aelod Arweiniol am Risgiau 01, 21, 34 a 50.

 

Cadarnhawyd bod sesiwn hyfforddi wedi'i chynnal yn ddiweddar a oedd wedi bod o gymorth mawr i'r rhai a oedd yn bresennol.

 

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

(i) Archwaeth risg wedi'i nodi ar hyn o bryd ar gyfer materion gweithlu.  Gofynnodd Nigel Rudd am gadarnhad o'r archwaeth risg bresennol. 

Dywedodd Helen Vaughan-Evans fod y cyngor yn cydnabod bod ei weithwyr yn hanfodol i gyflawni ei amcanion a bod staff sy'n cefnogi'r datblygiadau yn allweddol i wneud y cyngor yn fan gwaith sy'n ysbrydoli perfformiad da.  Mae'n rhoi pwys ar gydraddoldeb, amrywiaeth, urddas a pharch a lles a diogelwch staff.  Yn ddiweddar, i gefnogi ymdrech ehangach i fynd i'r afael â heriau wrth recriwtio staff, roeddent wedi gwneud rhai prosesau recriwtio yn fwy hyblyg mewn ffordd ddiogel i geisio lleddfu anawsterau wrth lenwi rolau.   Felly, roedd gan y cyngor archwaeth risg ofalus mewn perthynas â safonau o ran telerau ac amodau a dysgu a datblygu.  Lle roedd am liniaru anawsterau wrth lenwi rolau, mae'n bosibl y byddai dulliau fyddai ag elfennau a mwy o risg ynghlwm â hwy yn cael ei ystyried, ond fel sylfaen roedd archwaeth risg ofalus ar gyfer y gweithlu a phobl. 

Bydd hynny'n cael ei ddiffinio fel bod yn ofalus yn pwyso a mesur manteision posibl dulliau newydd heb eu profi ond dim ond lle roedd y risg yn isel ac y gellir ei rheoli.

 

Eglurodd Nigel Rudd ei fod yn gweld anghysondeb yn y dull o weithredu gan fod y cyngor yn ceisio bod yn gyngor trawsnewidiol gydag awydd i fod yn ofalus o amgylch ei weithlu.  Nid oedd yn credu bod hwn yn fesur priodol o dan y diffiniad gwyliadwrus oherwydd bod newid radical yn gofyn am adolygiad radical a chymryd risgiau a dyna'n amlwg yr oedd y cyngor yn ceisio ei wneud os oedd yn mynd i fod yn drawsnewidiol. 

Cadarnhaodd Helen Vaughan-Evans mai’r gwariant mwyaf oedd staff a hynny er budd cyflawni ond hefyd pe bai arbedion, mae’n debygol iawn y byddai hynny’n ymwneud â staff.  Efallai cymryd risg ariannol a risg staff yn eu tro.  Gellid mynd â’r pwynt hwnnw’n ôl i’r Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid i’w adolygu a gellid adlewyrchu’r drafodaeth yn y Pwyllgor hwn a wedyn ei weld yn eich Adolygiad nesaf.  Y staff ased mwyaf y Cyngor.  Cadarnhawyd hefyd i drafod hyn â'r Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Julie Matthews.

 

(ii)Gostyngwyd y Gofrestr Risg o tua 21 i lawr i 13 eitem.   A oedd hynny'n awgrymu nad oedd y Gofrestr Risg yn cael ei rheoli mor dynn ag y dylai fod yn y gorffennol.

Dywedodd Helen Vaughan-Evans fod gwersi wedi'u dysgu o'r ffordd yr oedd y Gofrestr Risg yn cael ei rheoli yn y gorffennol. Roedd y broses wedi'i symleiddio ac roedd yr hyn a gyflwynwyd yn ffordd aeddfed o reoli risgiau. 

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y broses wedi symud i reoli risgiau mewn ffordd wahanol o ran edrych yn well ar ba risgiau y gellid eu cyfuno neu eu gostwng i lefel gwasanaeth.  Y peth pwysig i'w gofio oedd pe bai risg yn cael ei thynnu oddi ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol nad oedd yn diflannu, byddai'n cael ei rhoi ar Gofrestr Risg Gwasanaeth.   Roedd y broses yn wahanol ac yn well i'r ffordd y'i gwnaed yn y gorffennol.

(iii) Ym marn Nigel Rudd, dylai'r Gofrestr Risg Gorfforaethol yrru ffocws a gwaith y cyngor i gyd-fynd â nifer o faterion polisi gwleidyddol eraill ac a oedd hynny'n cael ei weld mewn gwirionedd.  Achos penodol o ddiddordeb oedd yr adolygiad gwastraff a'r newid yn y modd y darparwyd y gwasanaeth gwastraff o ran a oedd y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei defnyddio mewn unrhyw ffordd yn y dull o ymwneud a gweithredu cynnig hwnnw. 

Ymatebodd Helen Vaughan-Evans ynglŷn â’r prosiect gwastraff, roedd yn cael ei reoli fel prosiect, roedd Cofrestr Risg weithredol wedi’i datblygu ar y dechrau ac yn cael ei hadolygu’n rheolaidd.  Mewn unrhyw adolygiad byddent yn edrych ar y prosesau a'r gweithdrefnau a oedd ar waith, a pha risg fyddai yn gysylltiedig a nhw.  Byddai hynny'n broses ddysgu dda i fynd yn ôl i'r Fframwaith Rheoli Risg a hefyd y Fframwaith Rheoli Prosiect.

(iv) Codwyd Recriwtio a Chadw staff mewn cyfarfodydd blaenorol ac roedd angen ystyried yr effaith ar wasanaethau llywodraethu, er enghraifft, archwilio mewnol, cyfreithiol, diogelu data ac ati. 

(v) Risg 53, dim cyfeiriad ynddo at y broses o gyflwyno y gwasanaeth casglu gwastraff.  Roedd Risg 53 yn sôn am lwyddiannau prosiectau ond roedd cyflwyno y gwastraff i’r gwrthwyneb ac angen gofyn am addasrwydd y trefniadau rheoli prosiect a faint o hyder oedd yn y systemau rheoli prosiect.  Gallai hyn fod yn fater allweddol. 

(vi) Risg 52 i ddarparu gwasanaethau i Sir Ddinbych ac roedd allan o ddyddiad ers12 felly a fyddai hwnnw'n cael ei ddiweddaru ? 

Eglurodd Helen Vaughan-Evans nad oedd y setliad ar gyfer 2025/26 wedi'i dderbyn eto ac felly seiliwyd y ffigurau yn yr adroddiad ar wybodaeth hanesyddol.  Cadarnhaodd y byddai'n codi’r mater a holi i weld a oedd unrhyw ffigurau cyfredol.

(vii) Tudalen 177, paragraff 4.6 – dim newidiadau yn y sgorau risg – a oedd sicrwydd bod dealltwriaeth glir o beth oedd yn cyfrif fel risg yn hytrach na mater.   Roedd yr holl risgiau a ddangosir wedi'u nodi fel risgiau wedi'u hadolygu ac yn cael eu dangos fel naratif sgorio'n gywir ond a oedd sicrwydd bod y defnydd o risgiau'n cael ei herio'n effeithlon? 

Cadarnhawyd y cynhaliwyd adolygiad manwl o risgiau yn ddiweddar gan yr Uwch Dim Rheoli (UDRh).  Roedd risg 1, diogelu wedi'i wneud yn ddiweddar ac roedd rhaglen barhaus o bob un.  Roeddent yn cael eu cyflwyno i’r UDRh lle roedd aelodau eraill o'r UDRh yn gallu herio perchennog y risg o ran y naratif.   Roedd Robyn Lovelock a'i thîm hefyd yn mynychu.

(viii) Awgrym y dylid ystyried risg newydd posib.  A roddwyd ystyriaeth i’r risg i ddiwylliant y Cyngor?  Roedd yn hanfodol bod gwerthoedd sylfaenol fel egwyddorion Nolan yn parhau yn eu lle. 

Cadarnhawyd y byddai hyn yn cael ei ddwyn yn ôl i'r Adolygiad Risg nesaf a'i fewnbynnu i’r Bwrdd oedd yn goruchwylio’r thema o Gyngor sy'n Perfformio'n Uchel sy'n cael ei Redeg yn Dda ac yn benodol i’r ffrwd waith ar ddiwylliant.

 

(ix) Risg 21 – Integreiddio Gwasanaethau Iechyd a Gofal Cymdeithasol.  A oedd yr adolygiad o'r risg wedi'i cymryd i ystyriaeth yr Adroddiad diweddar Archwilio Cymru ar Llifau Allan o Ysbytai a gafodd ei ystyried yn y cyfarfod diwethaf.  

Cadarnhaodd y swyddogion y byddent yn holi ynglŷn â hyn.

(x) Risg 21 – Twyll a Llygredd.  Pam fod y sgoriau a’r duedd yn aros yr un fath pan fo achosion o dwyll yng Nghymru yn codi.  Derbyniwyd Datganiad i'r Wasg gan Archwilio Cymru yn ddiweddar a oedd yn dangos cynnydd o £0.6miliwn mewn twyll o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol, sef cyfanswm o £7.1miliwn yng Nghymru.  Er nad oedd twyll yn ymddangos fel risg yn Sir Ddinbych, roedd problem yng Nghymru.  A ellid ystyried y mater hwn pan fyddai’r y Gofrestr Risg yn cael ei hadolygu nesaf.

(xi)  Pryder am y diwylliant a'r iaith Gymraeg i'r dyfodol gyda thoriadau a llai o staff yn siarad Cymraeg o fewn y Cyngor.  Hefyd y sefyllfa ariannol sy'n effeithio ar y gwasanaethau cymdeithasol ac ysgolion, roedd hon yn risg yr oedd angen edrych arno at y dyfodol.

Cadarnhaodd swyddogion fod gwasanaethau cymdeithasol ac addysg wedi'u nodi yn y Gofrestr Risg – Risg 51 a Risg 52. O ran yr iaith Gymraeg, byddai'n bwysig i Gynghorwyr edrych ar bapurau'r gyllideb yn y Flwyddyn Newydd i nodi'r gwaith asesu effaith cronnol a gynhaliwyd ar y gyllideb lle ystyriwyd y Gymraeg fel rhan o’r nodau llesiant.

 

Gofynnodd y Cadeirydd am i Ganllawiau Rheoli Risgiau ar gyfer Darparu Gwell Gwasanaethau gael ei gynnwys yn y dyfodol pan gyflwynir yr adroddiad ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gellid ei gynnwys fel Atodiad i helpu’r Pwyllgor ganolbwyntio ar ei rôl r.

 

Roedd crynodeb o’r sylwadau fel a ganlyn a chytunodd swyddogion i ystyried y rhain ymhellach –

• Archwaeth Risg yn ymwneud â materion Pobl (gweithlu) – ystyried symud o Ofalus i Agored, ond gyda mesurau diogelu,

• Risg 21. Integreiddio Iechyd a Gofal Cymdeithasol ac ati - a oedd ystyriaeth wedi ei roi i adroddiad diweddar AC ar lif allan o ysbytai (i'w ystyried gan Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu)

• Risg 31 Twyll - a oedd y sgorio yn rhoi ystyriaeth ddigonol i:

·       y nifer cynyddol o achosion o dwyll yng Nghymru (fel yr adroddwyd yn adroddiad Menter Twyll Genedlaethol Archwilio Cymru),

·       cynnydd posibl mewn twyll lleol yn CSDd a

·       y pwysau ar reolaethau mewnol (rheoli a goruchwylio) oherwydd pwysau cyllidebol oedd yn effeithio ar y strwythur?

• oedd angen risg ychwanegol â diwylliant y Cyngor ac egwyddorion Nolan ac ati oherwydd pwysau ariannol ac amgylchedd cynyddol elyniaethus y cyfryngau / cyfryngau cymdeithasol?

• Risg Arfaethedig 53 parthed Trawsnewid

·       Pa mor effeithiol yw Rheoli Prosiect (adolygiad yn dilyn ymchwiliad Adolygiad Rowndiau)

·       Ymgynghori digonol gyda rhanddeiliaid a staff o ran gweithredu dulliau / strwythurau gweithio newydd?

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio -

(i) Wedi ystyried y diwygiadau a awgrymwyd i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ym mis Medi 2024 (atodiad 2),

(ii) Wedi ystyried statws ac archwaeth risg (atodiad 3) pob risg, priodoldeb perchnogion risg ac effeithiolrwydd rheolaethau risg.

(iii) Wedi darparu adborth ar Ddatganiad Archwaeth Risg presennol y cyngor, yn dilyn ystyried adborth y UDRh ym mharagraff 4.9 a’r argymhelliad i symud i archwaeth risg “agored” ar gyfer prosiectau ariannol.