Eitem ar yr agenda

Ystyried rhaglen waith y pwyllgor (copi ynghlwm).

 

Dywedodd y Cadeirydd, David Stewart, wrth y Pwyllgor fod angen ail-raddnodi'r Flaenraglen Waith a chydamseru â gwaith adrannau eraill.

 

Pwysleisiwyd i'r Pwyllgor bwysigrwydd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gymeradwy a oedd hefyd yn nodi pa adroddiadau sy'n sylweddol ac a fyddai er gwybodaeth.

 

Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol i gael cyfarfod gyda Liz Thomas, Gary Williams a'r adran Gwasanaethau Democrataidd i graffu ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol a chadarnhau eitemau ar gyfer y dyfodol.

 

Cytunwyd hefyd y byddai, yn y dyfodol, rhag-gyfarfod yn cael ei gynnal i drafod y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol cyn cyhoeddi'r pecyn Agenda er mwyn sicrhau bod yr holl adroddiadau perthnasol yn cael eu hychwanegu'n gywir.   Cytunwyd ar amserlen awgrymedig o 2-3 wythnos cyn pob Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

 

Pwysleisiodd y Cadeirydd y pwynt bod angen iddo ef a'r Is-Gadeirydd, y Cynghorydd Mark Young, gael gwybod am unrhyw newidiadau i'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol er mwyn sicrhau eu bod ill dau'n cael eu diweddaru cyn i'r pecyn Agenda gael ei gyhoeddi.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio, Liz Thomas fod diweddariad wedi'i gyflwyno yn y cyfarfod diwethaf ynghylch yr anhawster i gwblhau'r archwiliad o ddatganiad cyfrifon 2022/23.  Roedd wedi bod yn fater penodol yn ymwneud â'r ffordd yr oedd cost hanesyddol asedau wedi'u prisio.  Roedd yr effaith mewn dwy gronfa wrth gefn na ellid eu defnyddio a byddai unrhyw symudiad rhwng y ddwy gronfa benodol hynny.

 

Roedd o werth materol ac, felly, nid oedd modd bwrw ymlaen nes y gellid dod â'r mater o dan y trothwy perthnasedd.  Er nad oedd effaith uniongyrchol roedd angen i'r niferoedd rhwng y ddau ar y mantolenni fod yn fwy cywir.  Roedd y gwaith hwn y cymryd cryn amser ac roedd y cynnydd yn araf gan fod y gwaith yn fanwl a chymhleth.  Roedd sampl wedi'i ddewis, ac yr oedd Archwilio'n bwrw ymlaen â’r gwaith, roedd rhai ymholiadau wedi'u hanfon at yr Adran Gyllid ac roeddent yn ymchwilio i’r ymholiadau hynny. 

 

Cadarnhawyd bod yr Adran Gyllid yn cynnal trafodaethau rheolaidd gydag Archwilio Cymru ynghylch y mater a'r dull a awgrymwyd ar gyfer symud ymlaen i ymdrin â’r ymholiadau.  Roedd mater arall wedi codi ynglŷn â’r costau hanesyddol ac roedd effaith hynny yn cael ei archwilio ar hyn o bryd, ond roedd angen symud ymlaen gyda’r Archwiliad o gyfrifon 2023/24 gan fod angen sicrwydd bod gweddill yr hyn oedd wedi ei wneud yn 2023/24 wedi'u cynhyrchu ac yna eu harchwilio. 

 

Roedd swydd wag yn y tîm Cyllid oherwydd bod aelod o staff wedi symud i weithio i Awdurdod Lleol yn Lloegr yn dilyn dyrchafiad.  Yn anffodus, ni fu modd recriwtio hyd yma, a oedd hefyd yn broblem. 

 

Roedd y cyfrifon ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Ionawr 2025 ond roedd amheuaeth a fyddai'r wybodaeth ar gael.

 

Cadarnhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr hyn a nodwyd gan y Pennaeth Cyllid a chydnabu Mike Whiteley y gwaith caled yr oedd Liz Thomas a'i thîm wedi bod yn ei wneud.   O safbwynt Archwilio Cymru, cyn gynted ag y byddai cyfrifon 2023/24 wedi'u cwblhau, byddai tîm Archwilio Cymru yn barod i fwrw ymlaen â’r gwaith i alluogi archwiliad 2023/24 i gael ei gwblhau ac eithrio'r ymholiadau gweddilliol ynglŷn ag asedau. 

 

Holodd y Cadeirydd am enw da'r Awdurdod gan nad oedd am i'r Cyngor gael ei feirniadu am yr oedi gyda'r cyfrifon.   Hefyd, fel a nodwyd gan Liz Thomas, y pwysau ar yr adran gyllid. 

 

Awgrymwyd bod y Cyfrifon, yn hytrach nag yn ymddangos ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol bob mis yn cael eu treiglo drosodd, i'w hychwanegu at yr adran “Eitemau i'r Dyfodol” ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.   Cadarnhaodd Liz Thomas a Mike Whiteley y byddent yn trafod hyn ac yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor pa un oedd yn gweddu orau iddynt.

 

Holwyd pa gymorth y gallai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei gynnig drwy'r broses AD i ymdrin â'r mater capasiti o fewn yr Adran Gyllid.   Cadarnhawyd eu bod fel tîm wedi bod yn adolygu pa gapasiti ychwanegol y gellid ei ddwyn i mewn i symud y mater yn ei flaen gan eu bod yn ymwybodol y byddai angen cynhyrchu cyfrifon 2024/25 trwy’r system gyllid newydd. 

 

Ar y Flaenraglen Waith Ionawr 2025 cadarnhawyd Cod Llywodraethu Lleol Cyngor Sir Ddinbych.

 

Ar y pwynt hwn, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol – Perfformiad, Digidol ac Asedau rai eitemau gan Archwilio Cymru i’w hychwanegu at y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel a ganlyn –

(a) Adolygiad Thematig Comisiynu

(b) Adroddiad Cenedlaethol - Craciau a Seiliau

(c) Datblygu Cynaliadwy - gwneud y gorau o dir llwyd ac adeiladau gwag

 

Roedd y tair eitem hyn yn debygol o fod yn eitemau “Er gwybodaeth” ond byddai hynny'n cael ei gadarnhau.

 

Roedd ‘Eitemau ar Gyfer y Dyfodol’ ar y Rhaglen Gwaith yn dal i nodi newidiadau i gylch gorchwyl y Pwyllgor.  Roedd hyn yn hanesyddol ac wedi'i gwblhau felly gellid ei ddileu.

 

Dyddiadau Hyfforddiant yn y Dyfodol – Rheoli Risg, roedd hyn wedi ei gynnal a gellid ei ddileu.  

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cadarnhau bod y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y cytunwyd arni ym mis Medi 2024 yn cael ei defnyddio fel sail i'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol a bod cyfres o gyfarfodydd rheoli Agenda yn cael eu rhoi yn y dyddiadur i sicrhau bod y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd yn rhan o'r broses o osod Agendâu unigol.