Eitem ar yr agenda
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL
Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru’r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.
Cofnodion:
Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y wybodaeth
ddiweddaraf am Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Roedd yr
adroddiad yn rhannu’r wybodaeth ddiweddaraf â’r Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol, o ran darpariaeth gwasanaeth,
darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth
ysgogi gwelliant.
Mae’r adroddiad yn rhannu’r wybodaeth ddiweddaraf am y
gwaith Archwilio Mewnol sydd wedi’i gwblhau ers yr adroddiad diweddaru diwethaf
i’r Pwyllgor ym mis Medi 2024; ers diweddariad diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu
ac Archwilio ym mis Medi, cwblhawyd wyth adroddiad archwilio mewnol- mae dau
wedi cael sgôr sicrwydd uchel, tri wedi cael sgôr sicrwydd canolig a thri heb
eu sgorio oherwydd eu bod yn destun adolygiadau ar hyn o bryd.
Mae’r flwyddyn hon wedi bod yn un heriol i’r tîm
Archwilio Mewnol oherwydd nifer o ffactorau y tu hwnt i’w reolaeth, gan
gynnwys:-
- Hyd
yma, mae tri chwyn rhannu pryderon wedi’u derbyn. Yn dilyn trafodaethau
cychwynnol gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Llywodraethu a Busnes, mae’r
tîm Archwilio Mewnol wedi cynnal dau ymchwiliad, a bydd y gwasanaeth yn
cynnal yr ymchwiliad arall.
- Bu i
dri aelod o’r tîm wirfoddoli i gefnogi’r gwasanaethau Priffyrdd ac
Amgylcheddol i gyflwyno’r gwasanaeth gwastraff newydd
- Cafwyd
nifer anarferol o uchel o absenoldebau oherwydd salwch rhwng 1 Ebrill a 31
Rhagfyr 2024, a arweiniodd at golli 136 o ddiwrnodau, ac
- Yn
olaf, bu i un o’r Uwch Archwilwyr Llwybr Gyrfa ymddiswyddo ar 25 Tachwedd
2024, ac mae hynny wedi effeithio ar y cynllun, oherwydd bod un archwilydd
yn llai gan y tîm archwilio bellach.
Ers mis Ebrill 2024, mae dau ymchwiliad arbennig wedi
profi’n heriol a thrwm iawn o ran adnoddau Archwilio Mewnol. Oherwydd
cymhlethdod un o’r cwynion, rydym wedi gohirio’r ymchwiliad, gan fod angen i ni
ddatrys ffactorau ychwanegol yn gyntaf, cyn y gallwn gwblhau ein hymchwiliad.
Mae’r ail ymchwiliad wedi’i gwblhau bellach, ac mae adroddiad wedi’i
lunio. Bu i’r Prif Archwilydd Mewnol
gwrdd â’r Pennaeth Gwasanaeth ac AD ar 16 Ionawr 2025 ynghylch yr ymchwiliad.
Yn dilyn y cyflwyniad gan y Prif Archwilydd Mewnol,
trafododd y pwyllgor y pwyntiau canlynol ymhellach –
- Mynegodd
y pwyllgor bryderon ynghylch lefelau staffio o fewn y tîm archwilio ac a
fyddai hynny’n cael effaith ar lwyth gwaith cynlluniedig y tîm. Dywedodd y
Prif Archwilydd Mewnol fod yna gynlluniau wrth gefn bob amser ar gyfer y
llwyth gwaith archwilio mewnol. Roedd 60/80 diwrnod o salwch wrth gefn;
ond, roedd y niferoedd yn uwch na hyn. Fodd bynnag, roedd y Prif
Archwilydd Mewnol yn hyderus bod modd i staff gynnal y gwaith a chwblhau
mwy o’r gwaith yr oeddent wedi’i gynllunio.
- Mewn
ymateb i ymholiadau yn ymwneud â'r ddau ymchwiliad a gynhaliwyd, dywedodd
y Prif Archwilydd Mewnol eu bod dal yn breifat ac felly na ellid eu trafod
ar hyn o bryd; fodd bynnag, byddai modd rhannu rhagor o fanylion unwaith y
byddai’r ymchwiliadau wedi dod i ben.
- Cyfeiriodd
yr aelodau at y posibilrwydd o hurio arbenigedd i gynorthwyo'r tîm
archwilio, a oedd yn ei chael hi'n anodd cyflawni'r cynllun archwilio
oherwydd salwch. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn cael
trafodaethau cyson â’r pennaeth gwasanaeth perthnasol ac mai staffio oedd
y brif flaenoriaeth. Ailddatganodd y Prif Archwilydd Mewnol fod ganddo
hyder yn ei dîm i gwblhau'r gwaith yn y meysydd gofynnol i ddarparu
sicrwydd o ran trefniadau llywodraethu’r gwasanaethau hynny a’r Cyngor.
- Roedd
yr aelodau’n deall y cynllun; fodd bynnag, teimlwyd bod y targed yn uchel
ac y gellid ystyried peidio â’i gyrraedd fel methiant. Fe wnaethant
awgrymu y dylid sefydlu’r cynllun ar lefel resymol.
- Bu i
rai aelodau grybwyll eu bod eisiau trafod materion yn ymwneud â’r
ymchwiliad parhaus. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a
Busnes, pe bai’r pwyllgor yn dymuno trafod y materion, yna byddai angen
iddynt eu trafod mewn fforwm caeëdig (rhan 2). Cytunodd yr aelodau i
drafod y mater ar ddiwedd y cyfarfod, er mwyn lleihau unrhyw darfu ar y
cyfarfod.
PENDERFYNWYD
- Bod y
pwyllgor yn ystyried yr adroddiad a’r cynnwys ac yn asesu cynnydd a
pherfformiad yr Adain Archwilio.
- Nid
oedd y pwyllgor eisiau unrhyw sicrwydd pellach a thrafododd y meysydd a
gafodd eu harchwilio.
Dogfennau ategol:
-
Council Committee Report - Internal Audit Update - Jan 2025 (002), Eitem 5.
PDF 231 KB
-
Appendix 1 - Internal Audit Update January 25 V2, Eitem 5.
PDF 834 KB