Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru’r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Roedd yr adroddiad yn rhannu’r wybodaeth ddiweddaraf â’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol, o ran darpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Mae’r adroddiad yn rhannu’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith Archwilio Mewnol sydd wedi’i gwblhau ers yr adroddiad diweddaru diwethaf i’r Pwyllgor ym mis Medi 2024; ers diweddariad diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi, cwblhawyd wyth adroddiad archwilio mewnol- mae dau wedi cael sgôr sicrwydd uchel, tri wedi cael sgôr sicrwydd canolig a thri heb eu sgorio oherwydd eu bod yn destun adolygiadau ar hyn o bryd.

Mae’r flwyddyn hon wedi bod yn un heriol i’r tîm Archwilio Mewnol oherwydd nifer o ffactorau y tu hwnt i’w reolaeth, gan gynnwys:-

• Hyd yma, mae tri chwyn rhannu pryderon wedi’u derbyn. Yn dilyn trafodaethau cychwynnol gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Llywodraethu a Busnes, mae’r tîm Archwilio Mewnol wedi cynnal dau ymchwiliad, a bydd y gwasanaeth yn cynnal yr ymchwiliad arall.
• Bu i dri aelod o’r tîm wirfoddoli i gefnogi’r gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol i gyflwyno’r gwasanaeth gwastraff newydd
• Cafwyd nifer anarferol o uchel o absenoldebau oherwydd salwch rhwng 1 Ebrill a 31 Rhagfyr 2024, a arweiniodd at golli 136 o ddiwrnodau, ac
• Yn olaf, bu i un o’r Uwch Archwilwyr Llwybr Gyrfa ymddiswyddo ar 25 Tachwedd 2024, ac mae hynny wedi effeithio ar y cynllun, oherwydd bod un archwilydd yn llai gan y tîm archwilio bellach.

Ers mis Ebrill 2024, mae dau ymchwiliad arbennig wedi profi’n heriol a thrwm iawn o ran adnoddau Archwilio Mewnol. Oherwydd cymhlethdod un o’r cwynion, rydym wedi gohirio’r ymchwiliad, gan fod angen i ni ddatrys ffactorau ychwanegol yn gyntaf, cyn y gallwn gwblhau ein hymchwiliad. Mae’r ail ymchwiliad wedi’i gwblhau bellach, ac mae adroddiad wedi’i lunio.  Bu i’r Prif Archwilydd Mewnol gwrdd â’r Pennaeth Gwasanaeth ac AD ar 16 Ionawr 2025 ynghylch yr ymchwiliad.

Yn dilyn y cyflwyniad gan y Prif Archwilydd Mewnol, trafododd y pwyllgor y pwyntiau canlynol ymhellach –

• Mynegodd y pwyllgor bryderon ynghylch lefelau staffio o fewn y tîm archwilio ac a fyddai hynny’n cael effaith ar lwyth gwaith cynlluniedig y tîm. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yna gynlluniau wrth gefn bob amser ar gyfer y llwyth gwaith archwilio mewnol. Roedd 60/80 diwrnod o salwch wrth gefn; ond, roedd y niferoedd yn uwch na hyn. Fodd bynnag, roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn hyderus bod modd i staff gynnal y gwaith a chwblhau mwy o’r gwaith yr oeddent wedi’i gynllunio.
• Mewn ymateb i ymholiadau yn ymwneud â'r ddau ymchwiliad a gynhaliwyd, dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol eu bod dal yn breifat ac felly na ellid eu trafod ar hyn o bryd; fodd bynnag, byddai modd rhannu rhagor o fanylion unwaith y byddai’r ymchwiliadau wedi dod i ben.
• Cyfeiriodd yr aelodau at y posibilrwydd o hurio arbenigedd i gynorthwyo'r tîm archwilio, a oedd yn ei chael hi'n anodd cyflawni'r cynllun archwilio oherwydd salwch. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn cael trafodaethau cyson â’r pennaeth gwasanaeth perthnasol ac mai staffio oedd y brif flaenoriaeth. Ailddatganodd y Prif Archwilydd Mewnol fod ganddo hyder yn ei dîm i gwblhau'r gwaith yn y meysydd gofynnol i ddarparu sicrwydd o ran trefniadau llywodraethu’r gwasanaethau hynny a’r Cyngor.
• Roedd yr aelodau’n deall y cynllun; fodd bynnag, teimlwyd bod y targed yn uchel ac y gellid ystyried peidio â’i gyrraedd fel methiant. Fe wnaethant awgrymu y dylid sefydlu’r cynllun ar lefel resymol.
• Bu i rai aelodau grybwyll eu bod eisiau trafod materion yn ymwneud â’r ymchwiliad parhaus. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes, pe bai’r pwyllgor yn dymuno trafod y materion, yna byddai angen iddynt eu trafod mewn fforwm caeëdig (rhan 2). Cytunodd yr aelodau i drafod y mater ar ddiwedd y cyfarfod, er mwyn lleihau unrhyw darfu ar y cyfarfod.

PENDERFYNWYD  

1. Bod y pwyllgor yn ystyried yr adroddiad a’r cynnwys ac yn asesu cynnydd a pherfformiad yr Adain Archwilio.
2. Nid oedd y pwyllgor eisiau unrhyw sicrwydd pellach a thrafododd y meysydd a gafodd eu harchwilio.