Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru’r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

 

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

 

Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o ran darpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

 

Roedd Atodiad 1 yn darparu diweddariad ar y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed ers yr adroddiad diweddaru diwethaf a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2024.

 

Ers diweddariad diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mawrth, roedd 10 adroddiad archwilio mewnol wedi’u cwblhau – roedd 6 wedi cael sgôr sicrwydd uchel a 4 wedi cael sgôr sicrwydd canolig.

 

Ar 3 Mehefin cyflwynwyd gwasanaeth newydd y Cyngor i gasglu gwastraff a deunyddiau i’w hailgylchu ledled y sir. Roedd y gwasanaeth newydd yn newid o gasglu gwastraff ailgylchu cymysg i gasgliadau ar ymyl palmant drwy system drolibocs. Bu sawl problem wrth gyflwyno’r drefn newydd, a arweiniodd at orfod cael cefnogaeth gan wasanaethau eraill ar draws y Cyngor. O ganlyniad, secondiwyd tri aelod o’r tîm Archwilio Mewnol i gefnogi’r gwasanaeth gwastraff ar sail rhan amser i ddechrau, yna aeth dau aelod o staff at y gwasanaeth yn llawn amser am gyfnod byr. Roedd hyn wedi achosi oedi i gynnydd y Cynllun Archwilio. Roedd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol dîm llawn o staff eto bellach ac roeddent yn gweithio ar gwblhau’r cynllun.

 

Ers mis Ebrill eleni (2024) roedd dau ymchwiliad arbennig wedi’u cynnal a oedd wedi bod yn heriol a thrwm iawn ar adnoddau Archwilio Mewnol. Nid oedd yr un o’r ddau ymchwiliad wedi’u cwblhau eto. Roedd yr ymchwiliad cyntaf yn ymwneud â chwyn rhannu pryderon a’r ail ymchwiliad yn ymwneud â chais am wasanaeth.

 

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o hysbysu’r Pwyllgor bod y ddau Uwch Archwilydd Llwybr Gyrfa wedi pasio cymhwyster lefel 2 gyda’r Gymdeithas Technegwyr Cyfrifyddu ac wedi cofrestru ar gyfer cymhwyster lefel 3 a fyddai’n dechrau ar 11 Medi 2024. Roedd y Prif Archwilydd yn dal i fod ar y trywydd cywir i gwblhau a phasio ei chymhwyster lefel 4 gyda’r Sefydliad Arweinyddiaeth a Rheolaeth, ac roedd y trydydd Uwch Archwilydd Llwybr Gyrfa yn mynd i fod yn dechrau astudio ar gyfer cymhwyster Sefydliad Archwilwyr Mewnol ar ddiwedd y flwyddyn hon.

 

Mae Archwilio Mewnol yn monitro perfformiad i fynd i’r afael â chamau sy’n deillio o adolygiadau archwilio. Cyfrifoldeb y rheolwyr yw mynd i’r afael â’r camau hyn a chofnodi’r cynnydd ar y system rheoli perfformiad (Verto). Roedd Archwilio Mewnol yn parhau i gynnal archwiliadau ‘dilynol’ ac yn adrodd ar gynnydd gan gyflwyno cynlluniau gweithredu sy’n deillio o archwiliadau sicrwydd isel er mwyn sicrhau bod gwelliannau angenrheidiol yn cael eu gwneud.

 

Nododd yr Aelodau mai dim ond un Cyngor Tref oedd wedi cael ei archwilio a chodwyd pryderon ynglŷn â p’un a oedd Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) yn cael gwybodaeth o archwiliadau a gwblhawyd o fewn Cynghorau Tref eraill. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai unrhyw Gyngor Tref gael ei archwilio gan gorff annibynnol.  Roedd y Cyngor Tref a archwiliwyd ac y cyfeiriwyd ato yn yr adroddiad wedi dewis cael ei archwilio gan dîm Archwilio Cyngor Sir Ddinbych ac roedd y gwaith yn cael ei gynnal yn flynyddol. Pe bai Cynghorau Tref eraill yn gofyn am y gwasanaeth hwn gan Sir Ddinbych, byddai angen ystyried ceisiadau ar sail argaeledd ac adnoddau’r gwasanaeth.

 

Esboniodd y Rheolwr Archwilio bod y Cynghorau Tref yn cael eu harchwilio a bod canfyddiadau’r archwiliadau hynny yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Cyngor Tref. Ni fyddai’r canfyddiadau’n cael eu hadrodd yn ôl i CSDd fel rheol.

 

Esboniodd y Swyddog Monitro bod aelodau o’r Pwyllgor Safonau yn mynychu cyfarfodydd a gynhelir gan Gynghorau Tref a Chymuned yn rheolaidd, a bod adborth ynghylch ymarfer da neu unrhyw hyfforddiant y gellid ei gynnig os oedd unrhyw bryderon yn cael ei anfon atynt.

 

Cyfeiriodd Aelodau at gau adeilad Caledfryn a nodwyd yn yr adroddiad a holwyd ynghylch dyfodol yr adeilad. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol bod cyfarfod agoriadol wedi’i gynnal i drafod adolygu cau Caledfryn ac roedd gwaith eisoes wedi dechrau ar hyn. Y gobaith oedd y byddai adborth ar gael am y darn hwn o waith yng nghyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

 

Holodd yr Aelodau pa effaith oedd rhoi tri aelod o staff i weithio ar helpu i gyflwyno’r Gwasanaeth Gwastraff newydd wedi’i gael ar y Tîm Archwilio Mewnol. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod cyfarfod wedi’i gynnal i drafod defnyddio aelodau o’r Tîm Archwilio Mewnol i helpu gyda’r gwasanaeth gwastraff. Roedd yr aelodau o’r tîm a fu’n helpu wedi bod yno am gyfnod penodol ar y sail y byddai Gwaith Archwilio yn gallu parhau, ac y gellid galw amdanynt yn ôl pe bai eu hangen. Oherwydd bod aelodau o’r tîm wedi’u defnyddio, collwyd cyfanswm o 40-50 diwrnod o waith archwilio.

 

Eglurodd y Swyddog Monitro bod nifer y gwirfoddolwyr a ddefnyddiwyd i helpu’r gwasanaeth gwastraff yn gymharol isel - llai na thri gwirfoddolwr y dydd ar gyfartaledd.

 

Gofynnodd Aelodau a fyddai modd cynnwys olrheinwyr arbedion yn yr adroddiad yn y dyfodol. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol bod adolygiad o’r broses olrheinwyr arbedion yn mynd rhagddo ar hyn o bryd, a disgwylid i’r canlyniad ddangos bod olrheinwyr arbedion mewn lle a’u bod yn gweithio’n gywir. Pe bai unrhyw bryderon yn cael eu codi ynglŷn â chanlyniadau’r olrheinwyr arbedion, byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor perthnasol. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n ceisio dod â’r darn hwn o waith ymlaen fel bod yr adroddiad ar gael ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Tachwedd. [BC i weithredu].

 

Gofynnodd Aelodau am ddiweddariad am Ysgol Crist y Gair yn y Rhyl a oedd yn destun Mesurau Arbennig ar hyn o bryd. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol bod y Cyngor yn gysylltiedig, a bod camau gweithredu’n cael eu cymryd ar lefel briodol.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr Ymchwiliadau Arbennig a nodwyd yn yr adroddiad a gofynnodd am ddiweddariad. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod yr Ymchwiliadau Arbennig yn parhau ac y byddai sesiwn hyfforddiant ar gyfer aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei drefnu i roi manylion yr Ymchwiliadau Arbennig, a’r broses a ddilynir.

 

Mynegodd yr Aelodau bryderon am yr amser a gymerir i gwblhau Ymchwiliad Arbennig, a’r adnoddau ychwanegol sydd eu hangen. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd ei dîm wedi ymgymryd â'r holl ymchwiliadau y gofynnwyd amdanynt. Cynhaliwyd trafodaethau gyda'r Swyddog Monitro, Swyddog Adran 151 a'r Rheolwr AD i benderfynu a oedd ymchwiliad yn cael ei gynnal yn fewnol neu'n allanol gan ystyried ffactorau megis pa mor gyfarwydd oedd y systemau a ddefnyddiwyd. Hysbyswyd yr Aelodau hefyd y byddai'r archwiliad arfaethedig o Reoli Prosiectau yn ystyried canfyddiadau'r ymchwiliad i gyflwyniad y gwasanaeth Casglu Gwastraff pe bai angen.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol a'i dîm am eu holl waith ac roedd yn falch bod aelodau'r tîm wedi cyflawni nifer o gymwysterau.

 

PENDERFYNWYD –

·       Bod y Pwyllgor yn nodi’r pwysau ar y Tîm Archwilio Mewnol a’r angen i flaenoriaethu gwaith archwilio yn y dyfodol a -

·       Bod y Pwyllgor wedi ystyried cynnwys yr adroddiad ac nad oedd angen sicrwydd pellach arno ynglŷn ag unrhyw feysydd a archwiliwyd i olrhain cynnydd o ran gweithrediad y cynlluniau gweithredu gwelliant.

Ar y pwynt hwn yn y cyfarfod cafwyd egwyl o 11.05am tan 11.15am.