Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, adroddiad Asesiad Archwilio Mewnol 15 Ebrill 2024 yr Archwiliad Mewnol. 

 

Roedd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis a'r Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol, Cyngor Sir Ceredigion, Alex Jenkins, yn bresennol ar gyfer yr eitem.

 

Gellid cwblhau'r asesiad allanol naill ai drwy asesiad allanol llawn, neu hunanasesiad mewnol a ddilyswyd gan adolygydd asesu allanol.  Fel aelod o Grŵp Prif Archwilwyr Cymru (WCAG) cytunwyd i fabwysiadu'r dull hunanasesu gydag aelod arall o WCAG yn cynnal y dilysiad annibynnol.   Ar ôl cwblhau'r hunanasesiad, rhannwyd y wybodaeth gyda'r Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol yng Nghyngor Sir Ceredigion a oedd wedi cwblhau'r asesiad allanol ac wedi darparu adroddiad.

 

Rhoddodd Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol, Cyngor Sir Ceredigion grynodeb o'r asesiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol). 

 

Diolchodd y Cadeirydd i Alex Jenkins, Bob Chowdhury a'r tîm Archwilio Mewnol ynghyd â'r Cynghorydd Gwyneth Ellis am eu holl waith caled.

 

Yn yr adroddiad dywedwyd bod Archwilio Mewnol yn gyffredinol yn cydymffurfio â'r gofynion ac yn cydymffurfio'n gyffredinol yn adlewyrchu'r lefel uchaf o berfformiad yn dilyn asesiad allanol. 

 

Gosodwyd yr asesiad ar gyfer safonau ar gyfer pob Awdurdod Lleol yn y Deyrnas Unedig a ddeilliodd o safonau archwilio mewnol rhyngwladol a osodwyd yn y pen draw gan y Sefydliad Archwilio Mewnol Byd-eang.

 

Yn ystod y trafodaethau, codwyd a thrafodwyd y pwyntiau canlynol -

• Yn yr adroddiad, nodwyd gwaith partneriaeth effeithiol gydag archwilwyr eraill ac awdurdodau lleol eraill. 

• Codwyd materion capasiti nid yn unig o fewn Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) ond ar draws ardaloedd eraill.  Ble eisteddodd CSDd wrth feincnodi ei berfformiad yn erbyn eraill yng Nghymru.  Yn ail, a oedd heriau cyson yn wynebu'r Awdurdodau hynny o ran y gallu i recriwtio a chadw staff mewn rolau allweddol yn y maes hwn.  Roedd rhan o'r adroddiad yn adlewyrchu'r heriau hynny yr oedd Archwilio Mewnol CSDd wedi'u hwynebu.   Ymatebodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, pan gynhaliwyd ymarfer meincnodi tua 18 mis ynghynt, yr edrychwyd ar y 22 awdurdod lleol ynghyd â chyfansoddiad y timau.  Cadarnhawyd ei bod wedi bod yn anodd iawn recriwtio staff archwilio mewnol ledled Cymru.  Roedd prinder staff ar gael yng Nghymru ac roedd CSDd yn eistedd hanner ffordd i bob maes.  Roedd Archwilio Mewnol CSDd yn cynnwys tîm o 6 aelod.  Roedd y taliad cyflog hanner ffordd i bob un o’r 22 awdurdod lleol.  O ran cymwysterau, roedd CSDd yn is na llawer o awdurdodau lleol Cymru oherwydd bod 3 archwiliwr llwybr gyrfa wedi'u recriwtio yn ystod y 18 mis diwethaf.  Roedd y Prif Archwilydd ar lwybr gyrfa.

 

 

Cefnogodd Alex Jenkins y datganiad a roddwyd gan Bob Chowdhury ac eglurodd fod Ceredigion yn debyg i Gyngor Sir Ddinbych.   Roedd yn gwestiwn cyffredin ynghylch staffio.  Yng Ngheredigion roedd ganddynt staff llawn ond dyna oedd y cymwysterau, gan fod ganddynt ar hyn o bryd 2 o bobl yn astudio ar gyfer y cymhwyster archwilio mewnol ardystiedig. 

 

O ran recriwtio staff, ers y pandemig, roedd staff yn parhau i weithio gartref ac, felly, yn gallu, er enghraifft, byw yng Ngogledd Cymru ond gweithio i un o Gynghorau Llundain oherwydd dim ond yn y swyddfa yr oedd angen i staff fynychu. am 1 neu 2 ddiwrnod yr wythnos ac roedd hynny wedi effeithio ar recriwtio.

 

Y ffordd ymlaen i CSDd oedd recriwtio ar y lefel is a thros gyfnod o 4-5 mlynedd gallent ddod yn archwilwyr mewnol cwbl gymwys. 

 

O fewn Grŵp Archwilio Gogledd Cymru a Grŵp Cymru Gyfan trafodwyd themâu cyffredin a rhannwyd papurau gwaith a gyflymodd y gwaith a wnaed yng Ngogledd Cymru.

 

Cadarnhawyd bod Archwilio Cymru yn rhedeg cynllun prentisiaeth a hyfforddeion graddedig i ymateb i’r risg gan ei fod yn heriol oherwydd gweithio o gartref a’r gallu i weithio i Awdurdodau mwy tra’n parhau i fyw mewn ardal wahanol.  Mae gan Archwilio Cymru tua 50 o bobl ar y cynlluniau hynny ar unrhyw un adeg ac fel rhan o’r cynllun roedd cyfle i secondio pobl i fynd i weithio mewn cyrff sector cyhoeddus eraill.  Roedd yn anarferol i staff gael eu secondio i Gynghorau oherwydd annibyniaeth yr Archwilydd Cyffredinol ond mae'n cynnwys gweithio, er enghraifft, DVLA.  Mae Archwilio Cymru hefyd yn ceisio cefnogi’r sector cyhoeddus o fewn cyfyngiadau annibyniaeth yr Archwilydd Cyffredinol.  Rydym yn cytuno bod her wrth recriwtio i'r sector archwilio.

 

• Holwyd faint o staff sy'n gweithio ym maes Archwilio Mewnol a sut yr oedd yr hyfforddiant yn cael ei gynnal ynghyd â'r gwaith yr oedd angen ei wneud.

 

O fewn tîm archwilio mewnol CSDd roedd 6 aelod o staff.  Roedd y tîm yn cynnwys y Prif Archwilydd Mewnol, y Prif Archwilydd, 3 llwybr gyrfa ac Archwilydd.  Y cynllun hyfforddi ar gyfer y tîm oedd y Prif Archwilydd a oedd ar fin cwblhau ILM4, sef cymhwyster rheoli y dylid ei gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn hon.  Unwaith y byddai hynny wedi'i gwblhau byddai'n cwblhau ei chymhwyster ardystiedig Sefydliad yr Archwiliwr Mewnol y mae hi wedi'i gwblhau'n rhannol.  Un uwch Archwilydd a oedd wedi bod gyda CSDd bron i 2 flynedd.  Roedd hi i ddechrau arholiadau Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol.  Roedd 2 o'r llwybrau gyrfa newydd gwblhau lefel gyntaf arholiadau Cymdeithas y Technegwyr Cyfrifyddu. 

 

Cadarnhaodd Alex Jenkins fod y tîm yng Ngheredigion yn cynnwys ei hun (Rheolwr Corfforaethol Archwilio Mewnol), Rheolwr Archwilio, Uwch Archwilydd a 2 Archwiliwr.

 

• Gofynnodd y Cadeirydd am Hyfedredd Safonol 1210 a Gofal Proffesiynol Dyladwy.  Dywedwyd yn yr adroddiad bod y Cyngor yn dangos cefnogaeth sylweddol i'r swyddogaeth archwilio mewnol gyflawni ei gymwysterau hyfedredd gofynnol cyn gynted â phosibl.  

 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y Cyngor yn cefnogi'r tîm Archwilio Mewnol.   Ym mis Ionawr 2023, pan oedd recriwtio'n digwydd, dywedodd CSDd wrth y tîm i gyhoeddi 2 hysbyseb, un ar gyfer uwch archwilydd ac un ar gyfer swydd llwybr gyrfa.  Roedd AD yn gefnogol drwy gydol y broses.  Yn anffodus, ni dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer yr Uwch Archwilydd ond derbyniwyd nifer o geisiadau ar gyfer y swydd llwybrau gyrfa.  Mae AD wedi cynorthwyo gyda chynlluniau hyfforddi a oedd bellach yn eu lle.  Roedd y gyllideb hefyd yn ei lle ar gyfer talu am wahanol lefelau o hyfforddiant. 

 

Nodwyd cydymffurfiad rhannol ar gyfer y rhan hon o’r asesiad gan fod y Prif Archwiliwr Mewnol yn Gyfrifydd CIPFA cwbl gymwys, yna nid oes gan weddill y tîm y cymwysterau ond mae’r Prif Archwilydd yn rhannol gymwys mewn tystysgrif IIA, ac mae gan un aelod o staff gymwysterau AAT. .  Nid yw'r 2 aelod arall o staff wedi gweithio ym maes cyllid o'r blaen ond maent yn dilyn cymhwyster Cymdeithas y Technegwyr Cyfrifyddu a dyna oedd y rheswm dros gydymffurfio'n rhannol.

 

·         Rheoli Risg - dywedwyd nad oedd yn glir sut mae blaenoriaethu gweddill y gwaith archwilio yn cyd-fynd â nodau'r sefydliad a risgiau corfforaethol.  Sut y byddid yn gweithio ar hyn yn y dyfodol.  Byddai'n ddefnyddiol i'r Pwyllgor wybod sut mae Archwilio Mewnol yn cynllunio eu gwaith. 

 

Pan ddechreuwyd yr adolygiad Rheoli Risg ym mis Mawrth roedd rhai o'r sylwadau a wnaed gan Alex Jenkins wedi'u hystyried ac edrychwyd ar y broses risg.  Roedd yn cwmpasu llawer o'r materion a godwyd yn yr asesiad.  Roedd Rheoli Risg ar ei hôl hi oherwydd ym mis Ionawr 2023 dim ond y Prif Archwilydd Mewnol, y Prif Archwilydd ac Archwilydd o dîm o 6 oedd wedi bod, felly nid oedd y cynllun wedi'i gwblhau y flwyddyn honno ac roedd Rheoli Risg wedi disgyn ar ei hôl hi.  Pan oedd Alex wedi cynnal yr asesiad, roedd Rheoli Risg wedi bod ar y cynllun ond ar y diwedd felly ni welodd pa waith oedd yn cael ei wneud.  Mae'r gwaith bellach wedi'i gwblhau a bydd yr adroddiad yn cael ei gwblhau o fewn yr wythnos nesaf.

 

·                     Rheoli'r risg o dwyll.  Nifer isel o achosion o dwyll.  Mewn adroddiad yn y dyfodol gofynnwyd i'r Archwilwyr Mewnol ddatgan sut y byddai'r gwaith yn cael ei wneud i gysylltu â lliniaru'r risg corfforaethol. 

 

Am y 12 mis diwethaf edrychwyd ar lwyfan dysgu ar-lein ar gyfer llygredd, twyll a llwgrwobrwyo.  Edrychwyd ar 2 neu 3 opsiwn a'r wythnos diwethaf cynhaliwyd cyfarfod gyda Gogledd Cymru gyfan a chafwyd cyflwyniad gan gwmni.  Roedd y cyflwyniad yn dda, roedd yn ymdrin â'r holl feysydd risg twyll a llygredd yr oedd eu hangen.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod Ynys Môn a 2 awdurdod lleol arall, ynghyd â CSDd, wedi dangos diddordeb a'u bod yn edrych ar ddod â'r platfform hwnnw i Sir Ddinbych.  Roedd cost y pecyn dysgu ar-lein.   Byddai'r holl staff, aelodau ac aelodau lleyg yn gallu mynd ymlaen i'r llwyfan e-ddysgu ac yna byddent yn deall twyll a llygredd.  Y cam nesaf fyddai edrych ar y polisïau a'r gweithdrefnau a'u diweddaru yn unol â'r hyfforddiant a ddarperir.  O fewn y 12-18 mis nesaf dylai’r holl staff fod wedi cwblhau’r sesiwn e-ddysgu a byddai hynny’n mynd tuag at wella ymwybyddiaeth CSDd.

·                     Byddai adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ymhen chwe mis fwy na thebyg.  Byddai adroddiad Chwarterol Archwilio Mewnol yn cael ei gyflwyno ym mis Medi/Hydref a byddai gwybodaeth yn cael ei chynnwys gyda diweddariad ac yn rhannu'r camau gweithredu eto i'r aelodau.   Byddai'r Cynllun Gweithredu yn cael ei rannu i'r holl aelodau yn dilyn y cyfarfod presennol. 

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystyried y camau gweithredu a gynhwyswyd yn yr Asesiad Ansawdd Allanol Archwilio Mewnol ac yn monitro'r cynnydd a wnaed i gwblhau'r camau gweithredu a chydymffurfio'n llawn.