Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Siarter Archwilio Mewnol, Rhaglen Gwella Strategaeth a Sicrhau Ansawdd 2024/25 (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Roedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol sy'n destun Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) gynnal system archwilio mewnol ddigonol ac effeithiol o'u cofnodion cyfrifyddu a'u system o reolaethau mewnol.  Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), byddai mesurau diogelu yn parhau am gyfnod o amser i gynnal annibyniaeth a gwrthrychedd yr Archwilwyr Mewnol.

Byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn adolygu'r Siarter bob blwyddyn ac yn ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w chymeradwyo'n derfynol.

Dywedodd Nigel Rudd ei fod o’r farn ei fod yn wastraff amser y Prif Archwilwyr Mewnol ac amser GAC i adolygu’n flynyddol siarter sydd prin yn newid.  Gofynnodd a ellid cyflwyno sylwadau yn y dyfodol ynghylch yr angen am hyn.  Pe bai Siarter yn rhedeg am sawl blwyddyn, adroddiad yn cynnwys y diwygiadau a wnaed iddi yn ôl yr angen. 

Mynegwyd pryder bod digon o adnoddau i wneud y gwaith angenrheidiol. 

A oedd disgwyliadau yn realistig ac a oeddent yn cael eu hadlewyrchu yn yr hyn a oedd yn y Siarter. 

Cymerodd y Prif Archwilydd Mewnol y sylwadau a wnaed ynghylch y Siarter i ystyriaeth.  Roedd yn rhaid iddo gadw at safonau byd-eang a safonau PSIAS ynghyd â safonau a osodwyd gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol. 

Mae tua phythefnos o waith yn cael ei wneud i gynhyrchu’r cynllun.  Cynhelir cyfarfodydd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth, CET, UDA a'r Cabinet.  Nodir pa mor hir y byddai pob adolygiad yn cael ei gynnal ac yna neilltuwyd amser i'r tîm ac yna gwyliau blynyddol, cymerir gwyliau banc allan o'r amser hwnnw ynghyd â chyfran ar gyfer salwch.  Eleni roedd y ffigwr yn 1100 o ddiwrnodau ar gyfer y tîm cyfan ac yna mae'n cael ei gostio i'r holl adolygiadau gwahanol oedd yn cael eu cynnal i'r dyddiau hynny.  Yn dechnegol, pe na bai unrhyw ymchwiliadau arbennig byddai 100% o'r adolygiadau'n cael eu cynnal ond mae digwyddiad wrth gefn ac roedd 50 diwrnod wedi'u cynnwys ar gyfer ymchwiliadau.

Eleni roedd 56 ar 31 Mawrth a 65% ar hyn o bryd.  Eleni roedden nhw'n anelu at gwblhau 75% a oedd yn realistig ond, ni ellir rhagweld beth allai ddigwydd yn yr 8-9 mis nesaf. 

Roedd safonau'n newid ac roedd gan CIPFA tan Ionawr 2025 i benderfynu a oedden nhw'n derbyn yr holl newidiadau neu ffurf tawel o newidiadau.

Fel un o Grwpiau Prif Archwilwyr Mewnol Gogledd Cymru a Chymru, buom yn bwydo i mewn i’r safonau byd-eang newydd.  Roeddent wedi'u cytuno ac yn awr yn aros i CIPFA y DU benderfynu beth fyddai safonau'r sector cyhoeddus. 

Argymhellodd y Cadeirydd fod GAC yn derbyn y safonau newydd fel adroddiad gwybodaeth yn ystod gwanwyn 2025. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai mis Tachwedd yn amser da i gyflwyno’r safonau i GAC ac yna derbyn y safonau a fabwysiadwyd gan CIPFA yn 2025.

Tudalen 222 – Cyllid ac Archwilio – Cyfriflyfr Cyffredinol a Chysoniad Banc.  Byddai'r system ariannol newydd yn cael ei hystyried ar gyfer hyn.  Roedd adolygiad hefyd i'w gynnal o'r system ariannol newydd (T1).  Byddai gweithrediad T1 yn cael ei adolygu a byddai manylion amrywiol system T1 yn cael eu cynnwys yn y cyfriflyfr cyffredinol, cyfrifon taladwy, a mân ddyledwyr.

Tudalen 222 – Partneriaethau.  Byddai'r adroddiad a gyflwynir i GAC yn darparu rhestr ddiffiniol ar yr adeg yr ysgrifennwyd yr adroddiad ar yr holl drefniadau partneriaeth.  Nid dim ond edrych ar bartneriaethau pur, edrych ar gytundebau gwahanol sydd ar waith, modelau darparu amgen, trefniadau a allai fod ar waith.  Byddai GAC yn cael amrywiaeth o gytundebau yn eu lle a byddai'r wybodaeth yn cael ei rhannu ar draws y cyngor. 

Gofynnwyd i'r gwaith o fapio'r trefniadau llywodraethu fod yn ddarn o waith yr oedd angen ei gadw'n gyfredol.  Dylai unrhyw waith parhaus sy'n deillio o Asesiad Perfformiad y Panel allu defnyddio'r wybodaeth o fapio'r trefniadau llywodraethu.

Cadarnhawyd y byddai'r gwaith o fapio'r trefniadau llywodraethu yn cael ei wneud gan wasanaeth arall a fyddai'n fwyaf addas i ddiweddaru'r wybodaeth.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol (Atodiad 1), y Strategaeth Archwilio Mewnol 2023-24 (Atodiad 2) a'r QAIP (Atodiad 3).