Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) i ddarparu dadansoddiad diwedd blwyddyn o gynnydd a heriau gydag amcanion perfformiad allweddol.

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis, yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

 

Roedd monitro perfformiad yn rheolaidd wedi'i fonitro ac aethpwyd ag adroddiadau chwarterol i gyfarfodydd y Pwyllgor Craffu a'r Cabinet. 

 

Roedd y Crynodeb Gweithredol ynghyd â'r adroddiad eglurhaol yn darparu datganiad gwerthusol o gynnydd.

 

Gofynnwyd am adborth ar gynnwys yr adroddiadau drafft a oedd ynghlwm yn Atodiad I a II cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Cyngor ym mis Gorffennaf i'w gymeradwyo.

 

Er eglurhad - roedd yr adroddiad wedi'i gyflwyno i GAC fel arfer da ac wedi galluogi GAC i argymell unrhyw newidiadau i'r adroddiad cyn y Cyngor ym mis Gorffennaf 2024. Pe na bai unrhyw un o'r argymhellion gan GAC yn cael eu hymgorffori yna byddai angen cynnwys y rhesymeg pam o fewn yr adroddiad Hunanasesu Perfformiad terfynol. 

 

Yr Asesiad Pier Panel sy'n digwydd unwaith bob tymor gwleidyddol, oedd yr adroddiad y byddai GAC yn ei dderbyn a oedd yn cynnwys ymateb y Cabinet.  Rôl GAC yn yr Hunanasesiad oedd adolygu’r adroddiad a gwneud unrhyw argymhellion yn ei gylch lle bo angen.  Roedd gan GAC yr un pwerau ag adroddiad Asesiad Pier y Panel.

 

Gofynnodd Nigel Rudd i swyddogion a oedd y fethodoleg ar gyfer adrodd fel hyn yn ofyniad yn y ddeddfwriaeth neu a oedd yn ddull ymarferol a fabwysiadwyd gan staff perfformiad ar draws amrywiol awdurdodau.  Faint o sgôp oedd o ran sut yr adroddwyd ar y mathau hyn o faterion?   Bu mater o ailadrodd drwy gydol rhannau o'r adroddiad.  Fel corff cyhoeddus mae angen i'r adroddiad fod ar gael mewn ffordd sy'n galluogi aelodau ac aelodau'r cyhoedd i ddeall y wybodaeth a ddarperir yn hawdd.

 

Ymatebodd swyddogion ei fod wedi bod yn adroddiad sy'n datblygu a'i fod wedi bod yn datblygu'r adroddiadau ers blynyddoedd lawer fel tîm.  Gwnaethpwyd ymdrech i leihau’r naratif o fewn yr adroddiad ond ar yr un pryd roedd angen cyflwyno darlun cytbwys ac felly ymateb i ddisgwyliadau’r rheolyddion yn fewnol ac allanol, mae Swyddfa Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn edrych ar yr adroddiad, y Cydraddoldeb. Mae'r Comisiwn Hawliau Dynol hefyd yn edrych ar yr adroddiad.  Oherwydd y ddeddfwriaeth, roedd angen i’r adroddiad fodloni o leiaf tair Deddf. 

 

Gofynnodd y Cadeirydd i'r sylwadau ynghylch yr adroddiad gael eu cymryd yn ôl fel sylw gan GAC.

 

Eglurodd y swyddogion fod gweithgarwch gwella ychwanegol wedi'i ychwanegu er mwyn cadw ymrwymiadau'r Cynllun Corfforaethol a disgwyliadau perfformiad dan adolygiad parhaus.    Ym mis Chwefror, adolygwyd y Cynllun Corfforaethol i geisio mynd i'r afael â'r mater hwn a oedd ganddo i raddau.   Mae'r hyn y mae'r Cynllun Corfforaethol yn ceisio ei wneud yn enfawr o ran cwmpas, felly mae'n heriol. 

 

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth GAC fod llawer iawn o waith yn mynd i mewn i'r adroddiad a bod swyddogion yn gweithio'n galed iawn arno.  Bydd yr adborth yn cael ei ystyried.

 

Atodiad 1 –

 

Tudalen 29 o'r Pecyn Agenda – Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – A oedd yr hyfforddiant wedi'i gynnal ac a oedd wedi'i gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd i'w gyflwyno yn y cyfarfod nesaf?

 

Holwyd yr aelodau i gael eu barn ar hyfforddiant gorfodol ac anorfodol a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ac fel rhan o hynny argymhellwyd gwneud hyfforddiant Cydraddoldeb a hyfforddiant arall yn orfodol.  Byddai'r papur wedyn yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor yn cynnwys yr argymhellion hynny. 

 

Cadarnhawyd bod aelodau'r Grŵp Cydraddoldeb ac Amrywiaeth Strategol i gyd wedi derbyn hyfforddiant gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ym mis Ebrill.    Nid oedd yr adroddiad yn cynnwys yr holl aelodau ac aelodau lleyg oedd yn derbyn yr hyfforddiant gorfodol.

 

Tudalen 31 – Pa mor Dda Ydym Ni'n Gwneud.  Gofynnwyd am eglurhad ynghylch Bwrdd y Cyngor sy'n Perfformio'n Uchel a Reolwyd yn Dda, a pha statws oedd ganddo, a phwy oedd yr aelodau.

 

Eglurodd y swyddogion fod Bwrdd y Cyngor sy'n Perfformio'n Uchel sy'n cael ei redeg yn dda wedi'i sefydlu wrth edrych ar y trefniadau llywodraethu sydd mewn lle ar gyfer y Cynllun Corfforaethol.   Thema'r Cynllun Corfforaethol oedd yn ymwneud â Chyngor sy'n perfformio'n dda ac yn cael ei redeg yn dda oedd ymgorffori gwerthoedd ac egwyddorion fel sefydliad.   Cydnabuwyd nad oedd corff yn edrych ar hynny felly sefydlwyd y Bwrdd ym mis Hydref 2023 dan gadeiryddiaeth y Cynghorydd Gwyneth Ellis.  Y Prif Weithredwr, Graham Boase, oedd y swyddog arweiniol a Phenaethiaid Gwasanaeth.  Mae'n Fwrdd rhaglen allweddol ar gyfer cyflawni'r Cynllun Corfforaethol ac mae'n cyfarfod bob 3 mis.

 

Mae Bwrdd y Cyngor sy'n Rhedeg yn Dda sy'n Perfformio'n Uchel yn adrodd i'r Tîm Gweithredol Corfforaethol a'r Cabinet.  Mae'r Bwrdd yn mabwysiadu ymagwedd ychydig yn wahanol i Fyrddau eraill gan ei fod wedi'i gynnig i bob aelod o staff a allai fod â diddordeb mewn eistedd ar y Bwrdd.   Roedd yna bobl heb unrhyw gyfrifoldeb rheolaethol neu bobl â chyfrifoldeb rheolaeth ganol sydd ar y Bwrdd ar sail gyfartal. 

 

Tudalen 31 – Recriwtio a Chadw.  Holwyd a oedd problemau gyda recriwtio a chadw staff yn swyddogaethau llywodraethu'r cyngor, er enghraifft, cyfreithiol, adnoddau dynol, cyllid, archwilio mewnol, caffael, gwella busnes, cynllunio a pherfformiad, TGCh, a rheoli asedau. 

 

Eglurwyd bod yr adroddiad yn cwmpasu blwyddyn ariannol 2023/24 felly er y gallai penderfyniadau fod wedi'u gwneud ar ymadawiadau gwirfoddol, ni fyddai'r staff wedi gadael cyflogaeth y cyngor tan y flwyddyn ariannol hon (2024/25).  Byddai hyn yn cael ei asesu'n llawnach yn ystod y 6 mis cyntaf o adrodd. 

 

Roedd pob Pennaeth Gwasanaeth yn ymwybodol o'r mater gyda recriwtio a chadw staff.  Roedd llywodraethu da ar waith ar gyfer ffurflenni rheoli swyddi gwag, achos busnes ac effaith ac roedd yr un peth ar draws awgrymiadau arbed cyllideb.  Roedd Asesiad o Effaith ar Les yn cael ei ystyried o safbwynt y staff ar hyn o bryd a byddai'n parhau i gael ei asesu.  Roedd yn risg yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. 

 

Cadarnhawyd bod Emma Horan yn gweithio gydag AD i edrych ar effaith yr arbedion cyllideb, cynigion cyllideb ac ati, a'r cynllun ymadael gwirfoddol.  Roedd CET hefyd yn ymwybodol o'r effaith ar feysydd penodol.

 

Nid oedd swyddi gwag yn eu lle ar hyn o bryd yn yr Adran Gyfreithiol a Chaffael, roedd ganddynt staff llawn.  Roedd gwasanaethau'n datblygu ffyrdd mwy arloesol. 

 

Tudalen 34 – Sir Ddinbych Wyrddach.  Yn yr adroddiad blaenorol roedd y statws wedi bod yn “dda” (melyn), roedd statws derbyniol yr adroddiad hwn yn cymryd rhai o'r heriau i ystyriaeth.  Nid oedd y thema'n canolbwyntio ar gyflawni sero net yn unig, roedd yn thema lawer ehangach fel bod statws cyffredinol yn ystyried llawer o brosiectau eraill.

 

Tudalen 35 – Cynllunio Corfforaethol.  Dim sôn yn yr adran hon am reoli prosiectau a rhaglenni nac am wrth-dwyll.  Crybwyllwyd gwrth-dwyll yn yr adroddiad Hunanasesiad y llynedd. 

 

Byddai Rheoli Prosiect fel arfer yn cael ei gynnwys yn adran Rheoli Perfformiad yr adroddiad.  Byddai'r diffyg sylw oherwydd nad oedd dim i'w ddweud.  Roedd sylwadau helaeth wedi'u gwneud yn yr adroddiad ynghylch newidiadau i'r rhaglen yn enwedig o ran llywodraethu'r Cynllun Corfforaethol felly mae cyfeiriadau at sut mae'r Byrddau wedi newid.  

 

Mae yna hefyd fesur penodol o dan thema'r Cyngor sy'n cael ei Reoli'n Dda ynghylch Rheoli Prosiect sy'n monitro ansawdd y wybodaeth a dderbynnir.  

 

Gwrth-dwyll.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y sefydliad yn ymwybodol iawn o'r risg o dwyll a dyna pam ei fod ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol.   Ceir strategaeth Gwrth-dwyll a sicrhawyd bod gwiriadau yn cael eu cynnal yn ystod y broses recriwtio.  Mae rheolaethau ar waith, ond nid ydynt byth yn hunanfodlon. 

 

Tudalen 36 – Cynllunio Ariannol a Rheoli Perfformiad.  Roedd newid wedi bod yn y ffordd yr oedd gwybodaeth wedi'i chyflwyno, yn enwedig y Gyllideb ac ymgysylltu â staff.  Roedd y cyngor wedi gwneud newid sylweddol yn y ffordd yr oedd yn mynd i'r afael â'r heriau ariannol wrth symud ymlaen.  Roedd angen cryfhau sylwadau cadarnhaol yn y maes hwn i adlewyrchu'r gwaith a wnaed gan y Cynghorydd Gwyneth Ellis, UDA ac yn arbennig Liz Thomas.

 

Ymatebodd swyddogion y byddai'n anodd gwneud sylw heb dystiolaeth.  Roedd adroddiad gan Archwilio Cymru i fod ar gynaliadwyedd y cyngor a gallai hynny fod yn gyfle i wella’r sylwadau cadarnhaol fel yr awgrymwyd.

 

Atodiad 2 –

 

Tudalen 71 - Canran yr ysgolion yn y sir sy'n defnyddio Dull Pob Ysgol Iechyd Cyhoeddus Cymru o ran Offeryn Iechyd Meddwl a Lles.  Mae wedi'i feincnodi'n lleol ond eisiau gwybod pam nad yw pob ysgol yn defnyddio'r offeryn hwn?

 

Roedd yn arf cymharol newydd ar gyfer ysgolion ac yn duedd a oedd yn gwella.  Cadarnhawyd pe byddai angen eglurhad pellach, y gellid ymgynghori â'r Gwasanaethau Addysg.

 

Tudalen 109 – Datganiad Cyfrifon.  Roedd y datganiad o gyfrifon i’w roi gerbron GAC ym mis Medi 2024 ac nid yng ngwanwyn 2024 fel datganiad yn yr adroddiad.

 

Tudalen 109 – Arolwg Rhanddeiliaid.  Eglurwyd bod yr Arolwg Rhanddeiliaid yn cael ei gynnal yn flynyddol ac eleni roedd yn rhedeg o fis Medi 2023 i fis Chwefror 2024. Roedd yn agored i'r cyhoedd, wedi'i rannu â busnesau, undebau llafur, partneriaid, a chynghorau tref a chymuned.  Roedd yn cael ei lywodraethu gan y rhestr o randdeiliaid gofynnol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru a oedd yn pennu gyda phwy y gellid rhannu’r Arolwg.

 

Atodiad 3 –

 

Tudalen 123 – Adfywio Cynlluniau Tref.  Roedd hwn yn wasanaeth-benodol ac ni allai un swyddog roi ymateb a byddai'n dod o hyd i'r wybodaeth ac yn hysbysu'r aelodau yn dilyn y cyfarfod ond i roi gwybod i GAC ei fod yn cael ei lywodraethu gan grantiau a'i fod yn cael ei ariannu gan Lywodraeth Cymru.  Mae'n debyg mai dyma oedd achos unrhyw oedi.

 

Tudalen 122/123 – Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad cydweithio a gwaith partneriaeth.  Roedd Nigel Rudd wedi codi yn ystod proses y gyllideb am godi ffioedd cynllunio yng Nghymru o ystyried bod y ffioedd cynllunio wedi cynyddu yn Lloegr.  Roedd hwn yn gyfle o dan waith partneriaeth a chydweithio bod ymdrechion cydweithredol yn cael eu gwneud ledled Cymru er mwyn cynhyrchu refeniw.  Gobeithir mabwysiadu ymarferiad fel mater o drefn wrth edrych ar gydweithio. 

 

Cadarnhaodd y swyddogion y byddai cam penodol o'r Her Gwasanaeth yn deillio o sgwrs benodol, yn benodol am waith ecolegol yn benodol.  Roedd ymdrechion cydweithredol eraill yn cael eu hystyried ond roedd y gweithredu penodol yn yr adroddiad yn ymwneud â her benodol a ddeilliodd o'r Her Perfformiad.  Gellid cyflwyno'r awgrym a wnaed i'r Pennaeth Gwasanaeth gan ei fod yn disgwyl y byddai'n edrych ar ffioedd a thaliadau yn gyffredinol.  Roedd gofyn i Emlyn Jones, Pennaeth Gwasanaeth ymateb i Nigel Rudd y tu allan i'r cyfarfod.

 

Atodiad 4 –

 

Sut yr ymgymerwyd a chadarnhawyd y penodiad o aelodau'r Panel.  Cadarnhaodd Iolo McGregor y byddai'n cyfarfod â chydlynydd WLGA yn fuan i edrych ar gyfansoddiad cychwynnol y Panel ac y byddai hynny wedyn yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet gan mai nhw sydd â'r cyfrifoldeb o dan y cyfansoddiad i benodi'r Panel.  Roedd swyddogion wedi bwydo i mewn i CLlLC eu dewis bod panelwyr yn meddu ar ddealltwriaeth a dealltwriaeth gadarn o lywodraeth leol yng Nghymru.  

 

Gofynnodd Nigel Rudd am eglurhad o rôl GAC wrth ystyried yr adroddiad, nid oedd yn argyhoeddedig o hyd ar ôl clywed eich cyfnewid bod gan swyddogion rôl ddiffiniol ar hynny a byddwn yn croesawu barn ffurfiol ar hynny gan y Swyddog Monitro y tu allan i'r cyfarfod fel ein bod yn deall y rôl GAC yn amlwg mewn cysylltiad â’r ffordd y maent yn derbyn yr adroddiad hwn o fewn y cyngor. 

 

Dywedodd tudalen 133 y byddai adroddiad y Panel yn cael ei roi gerbron GAC ym mis Tachwedd 2024 a dyna fyddai’r cyfle i’r Pwyllgor adolygu’r adroddiad a wnaed gan y Panel, yr ymateb a wnaed gan y Cabinet ac i GAC wneud eu hargymhellion arno a fyddai’n symud ymlaen i Cyngor ym mis Ionawr 2025. 

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio -

(i)            Wedi ystyried yr adroddiadau a'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt i ymateb i unrhyw faterion yn ymwneud â pherfformiad a amlygwyd yn yr adroddiadau.

(ii)          Myfyrio ar negeseuon allweddol sy'n codi o'r Hunanasesiad a rhoi adborth ar y darlun drafft ar gyfer Asesiad Perfformiad y Panel sydd yn Atodiad 4