Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro ynghylch Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes adroddiad Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) i weld argymhelliad y Pwyllgor i fabwysiadu cylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor.

 

Ar gais y Pwyllgor, roedd y cylch gorchwyl wedi'i adolygu.  Cawsant eu diweddaru yn unol â chanllawiau Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA).

 

Roedd y cylch gorchwyl blaenorol wedi adlewyrchu swyddogaethau statudol y Pwyllgor fel y'u hamlinellwyd ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) ac a ddiwygiwyd wedi hynny gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau.  Nid oeddent wedi bod yn gylch gorchwyl cynhwysfawr ac nid oeddent yn adlewyrchu pwysigrwydd rôl y Pwyllgor o fewn strwythur y cyngor.  Roedd y Cadeirydd wedi cynnig rhai newidiadau yn seiliedig ar y model.

 

Roedd cyfarfod wedi'i gynnal gyda'r Swyddog a151, y Prif Archwilydd Mewnol a Chadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor i edrych ar y cylch gorchwyl drafft.

 

O dan y cylch gorchwyl newydd, roedd adran ar ddechrau'r ddogfen a oedd yn nodi datganiad o ddiben y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Yn ogystal â nodi’r gofynion statudol gosododd y Pwyllgor yn ei gyd-destun fel rhan bwysig o lywodraethu’r Cyngor.

 

Yna dilynwyd is-benawdau CIPFA ar gyfer y cylch gorchwyl.

 

Pwyntiau allweddol - Materion ariannol - roedd cylch gorchwyl a awgrymir gan CIPFA yn cyfeirio'n bennaf at y datganiadau ariannol ond nid oeddent o reidrwydd yn adlewyrchu'r ddarpariaeth statudol ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) sy'n cyfeirio at adolygu a chraffu ar faterion ariannol.  Roedd Llywodraeth Cymru wedi cynhyrchu canllawiau statudol ynghylch gweithrediad y Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio ac roeddent yn awyddus i nodi y dylai fod gwahaniaeth rhwng rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a rôl Craffu.  Roedd y Canllawiau yn awgrymu y dylai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn sicrhau bod prosesau a rheolaethau cadarn mewn perthynas â materion ariannol y cyngor, y ffordd y mae'n gosod cyllidebau, y ffordd yr oedd yn monitro gwariant ac ati. Dylai'r Cyngor a Chyfansoddiad y cyngor ddiffinio'r rheini.

 

O dan y pwynt bwled cyntaf ar Faterion Ariannol roedd y cylch gorchwyl yn datgan “i gael sicrwydd bod gan y Cyngor brosesau effeithiol a chadarn ar waith i nodi, asesu a rheoli risgiau a phwysau, a strategaeth realistig a chyraeddadwy ar gyfer pennu cyllidebau cytbwys, gydag unrhyw pryderon sy’n codi’n briodol wedi’u codi gyda’r swyddogion, aelodau neu archwilwyr cyfrifol yn ôl yr angen”.    Nid oedd hyn ym model CIPFA ond roedd y cylch gorchwyl wedi'i wella yn ein dogfen fodel.

 

Yr adrannau o dan Llywodraethu, Risg, Rheolaeth a Pherfformiad - roedd y Cadeirydd wedi gofyn i Gynllunio Strategol gymeradwyo'r ail bwynt bwled ynghylch y prosesau rheoli risg.  Cadarnhawyd bod cydweithwyr yn yr Adran Cynllunio Strategol yn cytuno mai dyna oedd eu dealltwriaeth o'u rhyngweithio â'r Pwyllgor a'u bod wedi cymeradwyo'r geiriad.

 

Ymatebodd Cynllunio Strategol mewn perthynas â’r Hunanasesiad Perfformiad Blynyddol drafft (pedwerydd pwynt bwled) bod y Pwyllgor i dderbyn adroddiad Hunanasesiad Perfformiad Blynyddol drafft y Cyngor ac, os oes angen, gwneud unrhyw argymhellion ar gyfer newidiadau i’r cyngor. 

 

Roedd y pumed pwynt bwled yn nodi “i dderbyn adroddiad Hunanasesu Blynyddol terfynol y Cyngor ar gyfer y flwyddyn ariannol berthnasol”.   Cyflwynwyd yr adroddiad Hunanasesu drafft i'r Pwyllgor ond nid yr adroddiad Hunanasesu terfynol.  Barn y Cyfarwyddwr Corfforaethol oedd bod angen i'r pwynt bwled aros yn y cylch gorchwyl.  Yn y dyfodol, roedd Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wneud sylwadau ar yr Hunanasesiad drafft, bod y Cyngor yn cymeradwyo'r Hunanasesiad terfynol, ond pe bai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gwneud argymhellion ynghylch newidiadau i'r Hunanasesiad. drafft na chafodd ei fabwysiadu gan y Cyngor, dylai'r Cyngor esbonio pam.  Roedd y ddeddfwriaeth yn nodi y byddai'r adroddiad Hunanasesu terfynol ar gael i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Ni fyddai'r Hunanasesiad Terfynol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pe na bai'r Cyngor wedi mabwysiadu unrhyw argymhellion a wnaed i egluro pam y gwnaed y penderfyniad hwnnw.   Pe bai'r adroddiad Hunanasesu terfynol a'r argymhellion Llywodraethu ac Archwilio yn cael eu cymeradwyo gan y Cyngor byddai'r adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio er gwybodaeth.

 

Nododd Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) y gallai'r Cyngor, yn ogystal â'r gofynion statudol a osodwyd ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, benderfynu bod y Pwyllgor yn penderfynu ar faterion eraill.   Ar dudalen 85 o’r pecyn roedd pennawd “Cyfrifoldebau mewn perthynas â Chyfansoddiad y Cyngor” gan fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ymdrin â materion a gyfeiriwyd at Gyfansoddiad y Cyngor.

 

Cyfrifoldebau mewn perthynas ag Indemniadau – nid oedd hyn yn ofyniad statudol gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ond roedd y cylch gorchwyl yn ymwneud â Gorchymyn Indemniad yr Awdurdod Lleol i Aelodau a Swyddogion (Cymru) 2006. Swyddogion ac Aelodau a oedd yn destun ymgyfreitha mewn perthynas â o weithgareddau sy’n codi y tu allan i’w dyletswyddau edrych i’r Cyngor am indemniad mewn perthynas â’r costau sy’n ymwneud â’r achos.  Yn ogystal, gallai Aelodau ofyn am indemniad mewn perthynas â chostau cyfreithiol mewn perthynas ag achosion cod ymddygiad a ddygwyd gan yr Ombwdsmon i'r Pwyllgor Safonau neu Banel Dyfarnu Cymru.  Pe bai'n cael ei erlyn neu ei gymryd i god ymddygiad yn mynd rhagddo a'i gollfarnu neu ei sancsiynu, yna byddai'n rhaid ad-dalu'r arian.  

 

Pe bai’r adroddiad cylch gorchwyl yn cael ei gymeradwyo, yna byddai’n cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cyngor ym mis Mai 2024.

 

Ar y pwynt hwn, diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol am yr holl waith a wnaed gyda'r adroddiad.

 

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

• Codwyd cwestiwn pe byddai'r cylch gorchwyl newydd yn ei le a fyddai'r eitemau ar yr Agenda yn cael eu cynnwys ynddo.  Cadarnhawyd bod angen gwneud darn o waith ar y rhaglen waith i'r dyfodol.  Byddai'r rhaglenni tair blynedd diwethaf yn cael eu hasesu i fapio'r eitemau yr oedd y Pwyllgor yn eu derbyn o dan y cylch gorchwyl newydd i weld a oedd unrhyw fylchau.  Hefyd, byddid yn edrych i mewn i'r amser y mae'r Pwyllgor wedi'i wneud a sut y gellid strwythuro'r flaenraglen waith i gael lledaeniad mwy cyfartal o fusnes ar draws y flwyddyn ynghyd â'r hyn a fyddai'n eitemau sylweddol a'r hyn y gellid eu cymryd fel adroddiadau gwybodaeth.  Mae Pwyllgorau Sgriwtini yn cyfyngu'r Rhaglen i ddim mwy na phedair eitem sylweddol i alluogi trafodaeth ystyrlon o fewn amserlen briodol.   Efallai na fydd hynny bob amser yn bosibl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ond yn edrych i ganolbwyntio ar eitemau sy'n dod o dan y cylch gorchwyl.

• O fewn y cylch gorchwyl, dywedodd y gallai'r Pwyllgor ofyn i unrhyw Aelod neu Swyddog fod yn bresennol ger ei fron i ateb cwestiynau a gallai wahodd pobl eraill i fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor hwn.   Efallai y bydd achlysur, er enghraifft, lle gellid gwahodd Cadeirydd y Llywodraethwyr, neu gontractwr i fynychu cyfarfod ond teimlwyd nad oedd y cylch gorchwyl yn cynnwys y bobl hynny.  Cadarnhawyd bod pobl sy'n gweithio i'r Awdurdod Lleol neu Aelodau etholedig yn cael eu gorfodi i fynychu ond ni allent orfodi pobl nad oeddent yn gweithio i'r Awdurdod Lleol i fynychu i ateb cwestiynau.  Rhoddwyd enghraifft wrth i'r Pwyllgor Craffu wahodd cyrff allanol i fynychu ac fel arfer roeddent yn gallu bod yn bresennol.

• O ran Awdurdodau Lleol a oedd wedi cyhoeddi adroddiadau Adran 114, bu beirniadaeth o fethiant y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i adolygu a monitro'n ddigonol yr hyn a oedd wedi bod yn digwydd yn yr Awdurdodau Lleol hynny.  Awgrymwyd cynnwys cyfeiriad penodol at oblygiadau Adran 114 yn y cylch gorchwyl fel bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn mynd i'r afael â hwy yn rhagweithiol a theimlwyd y byddai hyn yn cryfhau'r cylch gorchwyl.  Cadarnhaodd y swyddogion y byddent yn mynd â'r ymholiad i ffwrdd ac yn edrych arno o ran y cylch gorchwyl ond roeddent yn ofalus ynghylch rhoi gormod o fanylion yn y cylch gorchwyl.

• bod cyfeiriadau at refeniw a chyllidebau ond efallai annigonol, cyfeiriad penodol at benderfyniadau rheolaeth Cyfalaf a'r cysylltiad felly i reolaeth trysorlys yn y cylch gorchwyl.  Byddai angen gweld strategaeth gyfalaf a phenderfyniadau rheoli cyfalaf yn gysylltiedig fel rhan o faes y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

• aelodaeth y Pwyllgor.  Nodwyd aelodaeth o 9 gyda 6 Chynghorydd yn wleidyddol gytbwys ac ni chaiff Cynghorwyr fod yn Gadeirydd y Cyngor nac yn Aelod Cabinet.   Deallwyd y gallai aelod Cabinet fod yn aelod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn belled nad yw'r Aelod Cabinet hwnnw yn Gadeirydd nac yn Is-Gadeirydd.    Nid oedd y geiriad yn adlewyrchu bod yna gyfle yn wleidyddol bod yr Aelod Arweiniol dros Gyllid yn mynychu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn rheolaidd ac efallai y bydd y weinyddiaeth ar ryw adeg yn dyrannu ac yn awgrymu bod yr Aelod Arweiniol dros Gyllid yn un o'r rhai nad ydynt yn Gadeirydd ac Is-Gadeirydd. aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Cadarnhawyd bod aelodau'r Cabinet yn cael bod yn aelod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ond roedd y Cyngor wedi penderfynu peidio â chael aelodau Cabinet ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

• Cytunwyd bod cylch gorchwyl ar gyfer Pwyllgorau Craffu ar fin cael ei adolygu.  Byddai'r mater yn cael ei gyflwyno i Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu.

 

Roedd dogfen y cylch gorchwyl yn ddogfen fyw a gellid ei diwygio unrhyw bryd.

 

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, a chymeradwyaeth bellach gan y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd, cymeradwyo'r cylch gorchwyl a'i gyflwyno i'r Cyngor Llawn.