Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Emrys Wynne, Aelod Arweiniol y Gymraeg, Diwylliant a Threftadaeth (copi ynghlwm) yn gofyn am gefnogaeth y Cabinet i dderbyn y cynnig grant tuag at gost y cyfleuster archifau newydd ar y cyd, ac ymrwymiad i gyfrannu arian cyfatebol cyfalaf, yn amodol ar Gyngor Sir y Fflint yn cadarnhau eu bod yn derbyn y grant a'u cyfraniad cyfalaf.

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

 

(a)      cadarnhau ei gefnogaeth i Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru i dderbyn cynnig grant Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol o £7,371,397, yn amodol bod Cabinet Cyngor Sir y Fflint yn gwneud yr un fath;

 

(b)      cadarnhau’r ymrwymiad i Gyngor Sir Ddinbych gyfrannu cyllid cyfatebol o £2,052,358 o gyllid cyfalaf a fyddai’n cael ei dalu drwy fenthyca darbodus yn amodol bod Cyngor Sir y Fflint yn cadarnhau eu bod yn derbyn y grant a’u cyfraniad cyfalaf hwythau.  Disgwyliwyd mai’r uchafswm cost refeniw i Gyngor Sir Ddinbych fyddai tua £136,000;

 

(c)      rhoi awdurdod dirprwyedig i’r Prif Weithredwr ac Aelod Arweiniol y Gymraeg, Diwylliant a Threftadaeth, i lofnodi Cytundeb Cydweithio sy’n cynnwys adeiladu’r cyfleuster newydd, gweithrediad Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru a Phenawdau’r Telerau ar gyfer prydlesu’r adeilad newydd, cyn belled nad yw’r gost yn fwy na’r gyllideb gyffredinol o £12,892,294, a

 

(d)      chadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad) fel rhan o’i ystyriaethau.

 

Wedi iddo ddatgan cysylltiad personol sy’n rhagfarnu yn y mater hwn, gadawodd yr Arweinydd, y Cynghorydd Jason McLellan, y cyfarfod am yr eitem hon a chymerodd y Dirprwy Arweinydd, y Cynghorydd Gill German, rôl y Cadeirydd.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd Emrys Wynne yr adroddiad ar gam nesaf Prosiect Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru yn dilyn ei gymeradwyo mewn egwyddor gan y Cabinet ym mis Hydref 2023.

 

Mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gasglu, cadw a gwneud dogfennau o bwysigrwydd hanesyddol yn hygyrch.  Yr oedd gwasanaeth archifau ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint (CSFf) wedi ei sefydlu’n flaenorol a chynhaliwyd gwaith i greu datrysiad cynaliadwy hirdymor ar gyfer storio archifau.   Pwysleisiwyd y problemau sy’n gysylltiedig â storio archifau Sir Ddinbych yng Ngharchar Rhuthun a threuliwyd rhai blynyddoedd yn archwilio’r dewisiadau amrywiol.   Daeth y gwaith hwnnw i’r casgliad mai’r dewis gorau a mwyaf cost effeithiol oedd gweithio ar y cyd gyda CSFf ar adeilad di-garbon net pwrpasol newydd ar gampws Theatr Clwyd yn Yr Wyddgrug a chafodd ei gefnogi mewn egwyddor gan y Cabinet ym mis Tachwedd 2020 a mis Hydref 2023.

 

Ym mis Hydref 2023, cymeradwyodd y Cabinet gais am gyllid ar y cyd gyda CSFf i Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, yn ceisio grant cyfalaf o £7,371,397 i ariannu cyfleuster pwrpasol newydd yn Yr Wyddgrug ar y ddealltwriaeth y byddai CSDd a CSFf yn darparu cyfraniadau arian cyfatebol o £2,052,358 a £3,078,537 yn y drefn honno.  Roedd y cais i Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol wedi bod yn llwyddiannus, ac roedd yr adroddiad yn argymell bod y Cabinet yn cadarnhau ei gefnogaeth i dderbyn y cynnig grant a’i ymrwymiad i gyfrannu at arian cyfatebol cyfalaf, yn amodol ar bod CSFf yn gwneud yr un fath.   Os caiff ei gymeradwyo, byddai presenoldeb archif yn parhau yng Ngharchar Rhuthun.

 

Pwysleisiwyd y rheswm dros y gwariant sylweddol ar y gwasanaeth yn yr hinsawdd ariannol bresennol ac eglurwyd y cyllid.   Cafodd amrywiaeth o ddewisiadau eu hystyried ar gyfer storio casgliadau archifau yn y dyfodol ac roedd costau sylweddol i bob un ac mae’n debyg y byddai’r rhain yn costio mwy na’r cynnig presennol yn yr hirdymor.   Gan fod y trefniadau presennol yn anghynaladwy a heb fod yn gallu cyflawni dyletswyddau statudol y Cyngor, nid oedd “gwneud dim” yn opsiwn.  Byddai swm arian cyfatebol Sir Ddinbych yn cael ei ariannu drwy fenthyca darbodus a byddai’r cynnig yn rhoi cyfle i gaffael cyfleuster archifau newydd, addas i bwrpas ar gyfer y 50 mlynedd nesaf a datrysiad hirdymor.   Roedd y Cynghorydd Wynne yn credu mai’r cynnig oedd y dewis mwyaf cost effeithiol ar gael a’r un a oedd yn rhoi’r canlyniadau gorau ar gyfer darparu gwasanaeth.

 

Roedd y Pennaeth Tai a Chymunedau a Rheolwr y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd yn bresennol.   Pwysleisiwyd bod llawer o’r gwaith wedi’i wneud dros gryn amser i archwilio’r holl ddewisiadau ar gael ar gyfer y prosiect hirsefydlog i ganfod y datrysiad gorau wrth symud ymlaen a sicrhau bod deunyddiau archifau’n cael eu storio’n ddiogel a bod gwasanaeth effeithlon yn cael ei ddarparu, gan wneud y mwyaf o fynediad y cyhoedd i’r deunyddiau hynny.   Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar y cytundeb cydweithio ac ar Benawdau’r Telerau ar gyfer prydlesu’r adeilad a gofynnwyd i’r Cabinet ddirprwyo awdurdod i’r Prif Weithredwr a’r Aelod Arweiniol i arwyddo’r dogfennau hynny pan fyddant yn barod o ystyried y terfynau amser sy’n ymwneud â’r broses.

 

Roedd y Cabinet wedi trafod rhinweddau’r prosiect ar sawl achlysur, gan ystyried y trefniadau anghynaladwy presennol a’r cyfrifoldebau statudol o ran archifau ynghyd â’r costau sylweddol sy’n gysylltiedig â’r prosiect ar adeg o bwysau cyllideb na welwyd mo’i debyg o’r blaen.  Bu i’r Cabinet gydnabod gwaith caled pawb a oedd yn rhan o’r prosiect a’r cais grant llwyddiannus gan arwain at sicrhau oddeutu £7miliwn o gyllid allanol ar gyfer adeiladu cyfleuster pwrpasol a oedd wirioneddol ei angen i ddiogelu deunyddiau archifau ar gyfer y dyfodol.

 

Atebodd y swyddogion i gwestiynau gan aelodau’r Cabinet fel a ganlyn –

 

·       roedd y cynnig gwreiddiol yn 2020 ar gyfer cyfleuster mwy a drytach ac roedd y cais am gyllid grant yn aflwyddiannus.   Fodd bynnag, gwahoddwyd y Cyngor i ailedrych ar y prosiect gyda’r bwriad o’i gyflwyno eto am gost is.

·       cafodd y diffyg ‘Cynllun B’ ei godi yn 2020 ac wrth ailedrych ar y prosiect, cymerwyd y cyfle i wirio a oedd unrhyw ddewisiadau eraill mwy cost effeithiol ar gael a gafodd ei amlinellu fel rhan o’r adroddiad.

·       os yw’n cael ei gymeradwyo gan y Cabinet, byddai’r broses penderfyniad dirprwyedig arferol yn berthnasol ar gyfer llofnodi’r dogfennau cyfreithiol a fyddai’n cael eu rhannu gyda’r holl aelodau.

·       byddai Cabinet CSFf yn cyfarfod y diwrnod canlynol i ystyried y cynnig.

·       roedd dau gam ar gyfer rhoi cyllid a oedd yn cynnwys y cam datblygu a’r cam adeiladu a byddai rhan y Cyngor o’r gost yn cael ei rannu dros y cyfnod hwnnw i ddechrau yn 2024 hyd at 2028; byddai hyd a’r math o fenthyca yn dibynnu ar strwythur y cytundeb cyfreithiol, fodd bynnag roedd yr uchafswm wedi’i gynnwys yn yr adroddiad; byddai symiau bach yn dod i refeniw ar gyfer ad-dalu’r benthyciad yn 2025/26 a 2026/27 gyda chost benthyca amcangyfrifedig o oddeutu £22,000 gyda’r mwyafrif yn 2028/29 o oddeutu £136,000.

 

Agorwyd y drafodaeth i rai nad oedd yn aelodau o’r Cabinet.  Croesawodd y Cynghorwyr Bobby Feeley, Huw Hilditch-Roberts a Mark Young y cais am gyllid grant llwyddiannus a’r cynlluniau i ymestyn yr atyniad treftadaeth ar safle Carchar Rhuthun.  Codwyd cwestiynau o ran y cyllid sydd ar gael i fwrw ymlaen â datblygiad Carchar Rhuthun, cyfraddau llog a sicrwydd cost o ran benthyca darbodus, ac elfennau o fewn y cytundeb cyfreithiol a threfniadau partneriaeth.

 

Ymatebodd y swyddogion i gwestiynau a sylwadau fel a ganlyn –

 

·       rhoddwyd sicrwydd bod y Cyngor wedi ymrwymo i helpu’r Gwasanaeth Treftadaeth i ddefnyddio’r gofod gwag yng Ngharchar Rhuthun i ddatblygu profiad gwell i ymwelwyr drwy ddefnyddio cyllid grant allanol at y diben hwnnw; cadarnhawyd hefyd bod y cronfeydd wrth gefn gwerth £60,000 a glustnodwyd yn 2020 yn parhau er mwyn bwrw ymlaen â’r cynlluniau arfaethedig ar gyfer ymestyn yr atyniad treftadaeth ar y safle

·       yn nhermau’r brydles 50 mlynedd arfaethedig, roedd angen cydbwyso’r buddsoddiad a sicrhau bod ased hirdymor yn cael ei ddefnyddio wrth gydnabod y gall pethau newid yn ystod y cyfnod hwnnw, ac roedd trafodaethau’n mynd rhagddynt o ran hynny; byddai hefyd nifer o gymalau terfynu yn y cytundeb

·       gall y gost benthyca dros y cyfnod o 4 blynedd godi a/neu ostwng yn ogystal â chost darparu’r prosiect ond ar y cam adeiladu (mewn oddeutu 18 mis) byddai sicrwydd cost.   Nid oedd y cyfraddau benthyca wedi’u gwarantu a oedd yn tua 5% ar hyn o bryd ond efallai y byddai hyblygrwydd o ran ymestyn y benthyca dros gyfnod hirach gan ddibynnu ar delerau’r brydles

·       roedd y gwasanaeth archifau ar y cyd wedi bod yn gweithio ar y cyd dros y 4 blynedd diwethaf a oedd yn rhoi hyder yn y trefniadau hynny a byddai’r cytundeb partneriaeth newydd yn cryfhau’r trefniadau hynny ymhellach wrth symud ymlaen.   Gobeithir yn y dyfodol y gellir defnyddio mwy o amser staff yn gweithio gyda chymunedau a gwneud mwy o waith partneriaeth gydag archifau lleol llai.

 

Bu i’r Dirprwy Arweinydd ddiolch i’r rheiny a oedd yn rhan o’r prosiect a thalu teyrnged i waith caled y swyddogion a’r aelodau dros gyfnod hir o amser.   Bu i’r Cynghorydd Emrys Wynne hefyd ddiolch i bawb am eu cyfraniadau, yn y gorffennol a’r presennol, er mwyn cyrraedd y cam diweddaraf hwn yn y broses.

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

 

(a)      cadarnhau ei gefnogaeth i Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru i dderbyn cynnig grant Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol o £7,371,397, yn amodol ar fod Cabinet Cyngor Sir y Fflint yn gwneud yr un fath;

 

(b)      cadarnhau’r ymrwymiad i Gyngor Sir Ddinbych gyfrannu cyllid cyfatebol o £2,052,358 o gyllid cyfalaf a fyddai’n cael ei dalu drwy fenthyca darbodus yn amodol ar fod Cyngor Sir y Fflint yn cadarnhau eu bod yn derbyn y grant a’u cyfraniad cyfalaf hwythau.  Disgwyliwyd mai’r uchafswm cost refeniw i Gyngor Sir Ddinbych fyddai tua £136,000;

 

(c)      rhoi awdurdod dirprwyedig i’r Prif Weithredwr ac Aelod Arweiniol y Gymraeg, Diwylliant a Threftadaeth, i lofnodi Cytundeb Cydweithio sy’n cynnwys adeiladu’r cyfleuster newydd, gweithrediad Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru a Phenawdau’r Telerau ar gyfer prydlesu’r adeilad newydd, cyn belled nad yw’r gost yn fwy na’r gyllideb gyffredinol o £12,892,294, a

 

(d)      chadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad) fel rhan o’i ystyriaethau.