Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price (copi ynghlwm, ar Argymhellion y Gweithgor ‘Sut Cynhelir Cyfarfodydd’.

 

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad i Aelodau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

 

Roedd yr adroddiad yn sôn am drefniadau’r Cyngor ar gyfer cynnal ei gyfarfodydd ar lefel Aelodau. Roedd yr adroddiad yn cynnwys argymhellion o’r Gweithgor. Diolchodd yr Aelod Arweiniol i’r swyddogion a’r Gweithgor am eu gwaith caled ar yr adroddiad.

 

Arweiniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau drwy'r adroddiad.

 

Ychydig cyn etholiadau diwethaf y Cyngor, gwnaeth gweinyddiaeth flaenorol y Cyngor benderfyniadau am sut y byddai cyfarfodydd y Cyngor yn cael eu cynnal.  Roedd hyn mewn ymateb i newidiadau yn ystod 2020 a 2021, cyfnod o gyfnodau clo oherwydd y pandemig a arweiniodd at oedi cyfarfodydd wyneb yn wyneb traddodiadol dros dro, newidiadau i’r gyfraith sy’n llywodraethu cyfarfodydd penodol y Cyngor a chyfarfodydd pwyllgor, a’r datblygiadau technegol a wnaed yn ystod y cyfnod hwnnw sydd wedi caniatáu i faterion gael eu trafod gan ddefnyddio cyfarfodydd ar-lein neu gyfarfodydd hybrid. 

 

Ym mis Rhagfyr 2021, ystyriodd y Cyngor llawn adroddiad ar “Gynigion i Aelodau fabwysiadu Ffyrdd Newydd o Weithio”. Roedd yr adroddiad hwnnw’n amlinellu argymhellion a gytunwyd mewn grŵp tasg a gorffen i Aelodau a gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a oedd yn edrych ar yr agenda Ffyrdd Newydd o Weithio, gan ganolbwyntio’n bennaf ar sut y dylai cyfarfodydd Aelodau gael eu cynnal, a’r offer TGCh oedd ei angen ar Aelodau.  Roedd yr adroddiad a’r drafodaeth yng nghyfarfod y Cyngor yn ystyried pwyntiau o blaid cyfarfodydd ar-lein a phwyntiau o blaid cyfarfodydd wyneb yn wyneb. 

 

O blaid cyfarfodydd ar-lein

 

·       Roedd y Cyngor wedi datgan Argyfwng Newid Hinsawdd ac Ecolegol. Nid yw cyfarfodydd ar-lein yn arwain at allyriadau carbon a gynhyrchir pan fydd Aelodau a Swyddogion yn teithio i leoliadau cyfarfodydd.

·       Gostyngiad o ran costau teithio.

·       Gostyngiad o ran amser a dreulir yn teithio i gyfarfodydd.

·       Gallai cyfarfodydd ar-lein fod yn fwy hygyrch (gallai cyfranogwyr fynychu o le bynnag maen nhw’n digwydd bod, ac mae’r amser wedi’i gyfyngu i amser y cyfarfod ei hun) ac maen nhw’n debygol o hyrwyddo cyfranogiad mewn democratiaeth leol.

O blaid cyfarfodydd wyneb yn wyneb

·       Roedd rhai Aelodau’n teimlo bod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn eu galluogi i ymgysylltu’n well â thrafodaethau a gallu dehongli awyrgylch cyfarfod neu iaith corff y cyfranogwyr.

·       Roedd rhai Aelodau’n gweld colli buddion cymdeithasol rhyngweithio’n uniongyrchol â’u cyfoedion yn yr un lleoliad.

·       Gallai problemau technegol effeithio ar y materion sy’n cael eu trafod neu gyfranogiad y rhai sy’n cael problem dechnegol.

Roedd y Cyngor yn cydnabod na allai gynnal cyfarfodydd cyhoeddus o’i bwyllgorau statudol fel cyfarfodydd wyneb yn wyneb.  Roedd newidiadau diweddar i’r gyfraith yng Nghymru yn ei gwneud yn ofynnol i Awdurdodau Lleol gynnig presenoldeb o bell ar gyfer y cyfarfodydd hynny, gan adael dewis o gyfarfod ar-lein neu gyfarfod hybrid. 

Yn ogystal â phrif gyfarfodydd cyhoeddus y Cyngor a phwyllgorau, mae Cynghorwyr yn cymryd rhan mewn amrywiaeth o gyfarfodydd mewnol, i baneli a grwpiau a sefydlwyd gan y Cyngor i ymgynghori ac ymgysylltu ag Aelodau ar bynciau penodol.  Nid oedd y cyfarfodydd hyn dan ofynion statudol y pwyllgorau cyhoeddus ac felly gallai’r Cyngor ddewis a fyddant yn cael eu cynnal fel cyfarfodydd wyneb yn wyneb, ar-lein neu hybrid.

 

Yn 2023, galwodd Arweinwyr Grŵp y Cyngor am ffurfio gweithgor aelodau newydd ar gyfer adolygu penderfyniadau 2021 drwy ystyried y fframwaith cyfreithiol a’r dewisiadau sydd ar gael er mwyn cyflwyno unrhyw argymhellion i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a’r Cyngor llawn.  Penderfynodd y gweithgor, sy’n cael ei gadeirio gan y Cynghorydd Julie Matthews, gyhoeddi arolwg (ynghlwm fel Atodiad 1 ac a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Cynghorwyr, aelodau lleyg a’r uwch dîm arweinyddiaeth.  Bu i’r gweithgor hefyd ystyried arfer da ar gyfer cyfarfodydd ar-lein a chyfarfodydd hybrid.  Yn 2021, mabwysiadodd y Cyngor brotocol cyfarfodydd pwyllgor hybrid a ddyluniwyd i roi arweiniad i gyfranogwyr ac egluro disgwyliadau.  Mae’r protocol (sydd ynghlwm fel Atodiad 2), yn cynnwys diwygiadau a argymhellwyd gan y gweithgor.

 

Fe arweiniodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau drwy gwestiynau, canlyniadau a dadansoddiad yr arolwg a ystyriwyd gan y gweithgor ym mis Chwefror 2023.  Roedd yr ymatebion i’r arolwg yn dangos y byddai ymestyn yr ystod o gyfarfodydd a gynhelir fel cyfarfodydd hybrid yn apelio at nifer o Aelodau.  Fodd bynnag, byddai cyfarfodydd hybrid yn cynnwys o leiaf rhywfaint o’r costau teithio carbon a chostau amser yr oedd y Cyngor yn awyddus i’w lleihau yn 2021. Byddai cost cyfarfodydd hybrid hefyd yn cynnwys presenoldeb staff cefnogi ar y safle.  Mae ystod ac argaeledd ystafelloedd cyfarfod hybrid addas hefyd yn rhywbeth i’w ystyried.

 

Roedd y gweithgor yn awyddus i hyrwyddo safonau uchel o ymddygiad a phroffesiynoldeb yng nghyfarfodydd hybrid cyhoeddus y Cyngor.  Roedd y gweithgor yn fodlon bod y trefniadau presennol ar gyfer cynnal cyfarfodydd mewnol ar lefel Aelodau ar-lein yn addas iawn.  Fodd bynnag, roedd canlyniadau’r arolwg a safbwyntiau’r gweithgor yn cefnogi caniatáu i Grwpiau Ardal Aelodau unigol benderfynu sut y cynhelir eu cyfarfodydd.

 

Cyflwynwyd pedwar argymhelliad i Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Arweiniol a Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd am yr adroddiad a chroesawywyd sylwadau gan Aelodau.

Fe soniodd Aelodau am fanteision cyfarfodydd hybrid, roedden nhw’n rhoi mwy o hyblygrwydd i aelodau fynychu cyfarfodydd.

 

Cyfeiriodd Aelodau at argymhelliad 3 o’r Gweithgor, oedd yn ymwneud â gadael i Grwpiau Ardal Aelodau benderfynu pa un ai i gynnal eu cyfarfodydd dros y we neu wyneb yn wyneb.  Roedd Aelodau’n teimlo y dylai Grwpiau Ardal Aelodau allu penderfynu ond fe ddylent ystyried costau cynyddol teithio (o ran amser ac allyriadau carbon) ac amser swyddog y mae cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb neu’n hyblyg yn ei olygu.  Er enghraifft, efallai y byddai rhai Grwpiau Ardal Aelodau eisiau cynnal eu holl gyfarfodydd dros y we, ac efallai y bydd rhai eraill yn cytuno i gynnal cyfarfod wyneb yn wyneb unwaith y flwyddyn. 

 

Fe dynnodd y Swyddog Monitro sylw at ddigwyddiad oedd yn ymwneud â Chynghorydd o Awdurdod Lleol arall a fu mewn trwbl am bleidleisio yn ystod cyfarfod tra’i fod yn gyrru.  Fe awgrymodd y Swyddog Monitro y dylid diwygio’r protocol cyfarfodydd hybrid i gynnwys y gofyniad bod cyfranogwyr o bell yn mynychu cyfarfodydd yn ddiogel a’u bod wedi parcio’n ddiogel os ydynt yn ymuno o gerbyd.  

 

Cytunodd y pwyllgor pan oedd angen ystafell gyfarfod i hwyluso naill ai cyfarfod Grŵp Ardal Aelodau hybrid neu wyneb yn wyneb, y disgwyliad clir fyddai mai ystafell gyfarfod y Cyngor oedd yn rhad ac am ddim i’w defnyddio fyddai hi.  Roedd yn rhaid cyfiawnhau defnyddio ystafell gyfarfod allanol o ran y manteision ychwanegol a geir o ddefnyddio ystafell gyfarfod allanol oedd yn drech nag unrhyw gostau ariannol neu weinyddol a geir.  

 

Yn dilyn trafodaeth -

 

PENDERFYNWYD: fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cymeradwyo argymhellion y Gweithgor fel a ganlyn –

 

(a)      Diwygio’r protocol cyfarfodydd hybrid fel y nodir yn Atodiad 2 i adroddiad y pwyllgor, er mwyn hyrwyddo safonau uchel o ymddygiad a phroffesiynoldeb mewn cyfarfodydd hybrid a chyfarfodydd ar-lein ar lefel Aelodau.  Yn ychwanegol, diwygio’r protocol i gynnwys y gofyniad bod cyfranogwyr o bell yn mynychu cyfarfodydd yn ddiogel a’u bod wedi parcio’n ddiogel os ydynt yn ymuno o gerbyd.

(b)      Cynnal cyfarfodydd mewnol ar lefel Aelodau (ac eithrio Grwpiau Ardal Aelodau) fel cyfarfodydd ar-lein, oni bai ei bod yn fwy manteisiol i’r Cyngor gynnal cyfarfod yn hybrid neu wyneb yn wyneb.

(c)      Caniatáu i’r Grwpiau Ardal Aelodau unigol benderfynu a gaiff eu cyfarfodydd eu cynnal wyneb yn wyneb, yn hybrid neu ar-lein.  Wrth ddod i benderfyniad, dylai Grwpiau Ardal yr Aelodau roi sylw i gostau ychwanegol allyriadau carbon deuocsid, costau teithio ac amser swyddogion sy’n gysylltiedig â mynychu a chefnogi cyfarfodydd hybrid a chyfarfodydd wyneb yn wyneb.

(d)      Cytunodd y pwyllgor pan oedd angen ystafell gyfarfod i hwyluso naill ai cyfarfod Grŵp Ardal Aelodau hybrid neu wyneb yn wyneb, y disgwyliad clir fyddai mai ystafell gyfarfod y Cyngor oedd yn rhad ac am ddim i’w defnyddio fyddai hi.  Roedd yn rhaid cyfiawnhau defnyddio ystafell gyfarfod allanol o ran y manteision ychwanegol a geir o ddefnyddio ystafell gyfarfod allanol oedd yn drech nag unrhyw gostau ariannol neu weinyddol a geir.