Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad am gynnydd a wnaed hyd yma i fynd i’r afael â’r ddau argymhelliad a wnaed gan Archwilio Cymru yn eu hadroddiad ym Mai 2023 ynghyd â chynlluniau’r Cyngor ar gyfer darparu digon o adnoddau ar gyfer ei swyddogaethau gwasanaethau cymorth corfforaethol ehangach.

11.15pm – 12pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

Roedd adroddiad gwreiddiol Archwilio Cymru wedi archwilio trefniadau’r Cyngor ar gyfer ei Wasanaethau Corfforaethol o dan bedair adran, Adnoddau Dynol, Gwasanaethau Cwsmeriaid Corfforaethol, Gwasanaethau Digidol ac Archwilio Mewnol. Roedd canlyniadau’r adolygiad yn gadarnhaol gyda dim ond dau argymhelliad, roedd ymatebion y Cyngor i’r argymhellion ynghlwm â’r adroddiad.  Roedd yr adroddiad yn edrych ar y weledigaeth a chyfeiriad strategol y swyddogaethau cymorth corfforaethol i ystyried os ydynt yn cefnogi amcanion y Cyngor yn effeithiol ac yn ddigonol. Bu i’r adolygiad hefyd ystyried os yw swyddogaethau cymorth corfforaethol y Cyngor yn cymryd ystyriaeth o’r egwyddor datblygu cynaliadwy.

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl fanylion pellach i’r Aelodau o ran yr adroddiad a’i argymhellion.

Roedd yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn ymwneud ag Adroddiad Archwilio Cymru ar ‘A yw Swyddogaethau Cymorth Corfforaethol y Cyngor yn Effeithiol?’ dyddiedig Mai 2023 ac yn rhoi diweddariad ar y cynnydd a wnaed yn erbyn yr argymhellion yn yr adroddiad. Roedd yr adroddiad er mwyn i’r Pwyllgor ystyried y cynnydd a wnaed hyd yma i ymdrin â’r ddau argymhelliad a wnaed gan Archwilio Cymru yn eu hadroddiad ym Mai 2023 ynghyd â chynlluniau’r Cyngor ar gyfer darparu digon o adnoddau ar gyfer ei swyddogaethau Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol ehangach.

Bu i’r adolygiad ganfod fod gan swyddogaethau cymorth corfforaethol y Cyngor ddealltwriaeth dda o’r egwyddor datblygu cynaliadwy, ond nid oedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystyried yr egwyddor yn gyson yn ei holl waith archwilio, roedd rhai Polisïau Adnoddau Dynol wedi dyddio ac er bod gan y Cyngor drefniadau monitro priodol ar waith, nid oedd eto wedi ystyried amcanion strategol y dyfodol ac anghenion o ran adnoddau’r swyddogaethau a archwiliwyd.

Roedd yr adroddiad Archwilio yn gwneud dau argymhelliad a chafodd copi o ymateb Rheolwyr gwreiddiol y Cyngor (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) ei ystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 26 Gorffennaf 2023 a gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu (GCIGA). Ers cyhoeddi’r adroddiad roedd cynnydd sylweddol wedi ei wneud ar y camau gweithredu a nodwyd i ymdrin â’r argymhellion.  Cyfeiriwyd yr Aelodau at dabl o’r argymhellion o’r adroddiad a chynnydd y camau gweithredu hyd yma.  Allan o’r pedwar cam gweithredu, roedd dau o’r camau gweithredu wedi’u cwblhau, un wedi’i gwblhau’n rhannol, ac roedd un cam gweithredu eto i’w gwblhau. 

Yn ymwneud ag argymhelliad un (R1) - adolygu polisïau sydd wedi dyddio, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl wrth yr Aelodau bod 50% o bolisïau'r Cyngor bellach wedi’u hadolygu ac yn gyfredol.  Roedd polisïau'n cael eu diweddaru pan oedd datblygiadau newydd o fewn y ddeddfwriaeth.  Roedd yr holl bolisïau'n cael eu hadolygu bob tair blynedd yn unol â Pholisi’r Cyngor, wrth symud ymlaen roedd yn bwysig bod adolygiadau anffurfiol o fewn y tair blynedd yn cael eu cofnodi’n rheolaidd. 

Yn ymwneud ag argymhelliad dau (R2) - cysondeb Archwilio Mewnol o ystyried yr egwyddor datblygu cynaliadwy, roedd Archwilio Mewnol bellach yn cynnwys cwestiynau i ganfod sut oedd gwasanaethau yn cydymffurfio â’r egwyddor datblygu cynaliadwy ac Allyriadau Carbon wrth ddatblygu’r cwmpas ar gyfer bob archwiliad a gynhelir.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddogion am yr adroddiad a chroesawyd cwestiynau gan yr Aelodau.

Cyfeiriodd yr Aelodau at baragraff 4.5 yr adroddiad yn ymwneud â bod gan Adnoddau Dynol 51 o bolisïau gwahanol a chwestiynwyd a oes angen cymaint ohonynt ac a ellir cyfuno rhai ohonynt.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl bod y 51 polisi sydd ar waith yn cynnwys cylch bywyd cyfan y gweithiwr, o recriwtio i adael neu ymddeol, roedd polisi ar gyfer bob agwedd o gyflogaeth gweithiwr gyda’r sefydliad.  Roedd y polisïau ar waith yn darparu amddiffyniad i’r Cyngor a’r gweithwyr.  

Bu i’r Aelodau drafod y ffyrdd y gall adolygiadau gael cyn lleied o effaith â phosibl ar adnoddau a chwestiynwyd a ellir cyflawni gwell cyfeirio at yr Egwyddor Datblygu Cynaliadwy o fewn yr holl Bolisïau ac archwiliadau a gynhelir. Croesawodd y Prif Archwiliwr Mewnol yr awgrym a dywedodd y byddai’n ystyried cynnig uchod y Pwyllgor yng Nghynllun Archwilio’r flwyddyn ganlynol.

Gofynnodd Aelodau a oedd y Cyngor yn anfon unrhyw Wasanaethau Cymorth yn allanol.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod hyn yn ddibynnol ar y swyddogaeth cymorth. Er enghraifft, roedd gan y Cyngor wasanaethau cyfieithu ar gontract allanol, roedd eraill yn cael eu cynnal ar y cyd gydag awdurdodau lleol eraill e.e. y Gwasanaeth Caffael ar y Cyd gyda Chyngor Sir y Fflint, tra bod rhai gwasanaethau arbenigol iawn yn cael eu caffael  gan ddarparwyr allanol, fodd bynnag, ni fyddai swyddogaethau cymorth eraill o fewn y Cyngor yn hyfyw yn ariannol i gael eu hanfon yn allanol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:   Llywodraethu a Busnes wrth yr Aelodau bod y Gyfarwyddiaeth Llywodraethu a Busnes wedi cael ei sefydlu ym mis Ebrill 2023 gyda’r bwriad o gyfuno gwasanaethau cymorth mewn un lle a’u cryfhau er mwyn darparu gwell cymorth i ddarparu gwasanaethau rheng flaen.  Roedd sefydliad maint Sir Ddinbych yn gofyn am drefniadau llywodraethu da i’w galluogi i adeiladu gwydnwch a chefnogi trawsnewid gwasanaethau wrth symud ymlaen.   

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am yr adroddiad manwl ac am fynychu’r cyfarfod.

Ar ddiwedd trafodaeth fanwl:

Penderfynwyd: yn amodol ar yr arsylwadau uchod, cydnabod y cynnydd a wnaed hyd yma gan y Cyngor –

(i)             i fynd i’r afael ar y ddau argymhelliad a nodir yn adolygiad Mai 2023 Archwilio Cymru ‘A yw Swyddogaethau Cymorth Corfforaethol y Cyngor yn Effeithiol?’; ac

(ii)           wrth ddarparu digon o adnoddau ar gyfer ei swyddogaethau gwasanaethau corfforaethol ehangach.