Eitem ar yr agenda

Derbyn y canllawiau ar y Canllawiau Statudol yn Ymwneud â Phwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) y Canllawiau Statudol yn Ymwneud â'r Pwyllgor Safonau (a gylchlythyrwyd yn flaenorol). Roedd y canllawiau yn ganllawiau statudol cyfunol gyda’r bwriad o gefnogi prif gynghorau i fodloni gofynion o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Arweiniodd y cadeirydd y pwyllgor drwy'r canllawiau; amlygwyd y meysydd a oedd yn berthnasol i aelodau'r pwyllgor tra hefyd yn cymryd unrhyw gwestiynau neu adborth o'r ddogfen a phenderfynu lle y gellir gweithredu'r materion i hwyluso gwaith y pwyllgor safonau.

Tynnodd yr Aelod Annibynnol Peter Lamb sylw at hyfforddiant a theimlai fod pwynt 2.12 ar dudalen 44 o becyn yr adroddiad yn adlewyrchu ei deimladau ar hyfforddiant. Roedd fel a ganlyn – ‘Proses yw hyfforddiant, nid digwyddiad. Gallai cynghorau lunio strategaeth datblygu aelodau, a ddylai adlewyrchu’r angen i ddiweddaru a diweddaru sgiliau cynghorwyr. Dylai hyn gynnwys y cyfle i drefnu sesiynau briffio i gynghorwyr ar feysydd cyfraith a pholisi sy'n dod i'r amlwg. Wrth gynhyrchu strategaeth o’r fath dylai cynghorau ystyried unrhyw ganllawiau gan gynnwys unrhyw siarteri neu fframweithiau datblygu cynghorwyr, a ddatblygwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac adnoddau a chanllawiau a gyhoeddwyd gan OGCC.

Cododd y cadeirydd y mater o ddyletswydd y pwyllgor safonau i fonitro cydymffurfiad arweinydd grŵp â'r dyletswyddau; cafodd hyn ei gynnwys gyda’r canllawiau ar dudalen 64 y pecyn adroddiad, gyda sylw’n cael ei ddwyn i adran 6.4 o’r canllawiau – ‘Fel y nodwyd yn gynharach yn y canllawiau hyn, dylai’r pwyllgor safonau gwrdd ag arweinwyr grwpiau ar ddechrau pob blwyddyn gyngor i gytuno ar sawl mater, gan gynnwys amlder y cyfarfodydd rhwng arweinwyr grwpiau gwleidyddol a’r pwyllgor safonau drwy gydol y flwyddyn i drafod cydymffurfiaeth â’r dyletswyddau a gwmpesir gan y canllawiau hyn, prosesau adrodd blynyddol a materion sy’n codi o ddadansoddi cwynion mewn perthynas â safonau ymddygiad’’ Teimlai'r Pwyllgor Safonau fod y mater hwn yn hollbwysig. Dylid trefnu dyddiad ar gyfer pob blwyddyn ddinesig i sicrhau bod y pwyllgor safonau yn monitro gwaith yr arweinwyr grŵp ac y gellir cynnal deialog rhwng y ddau grŵp. Cyfeiriodd y cadeirydd hefyd at bwynt 4.24 (tudalen 58) yn yr adroddiad, gan amlygu'r camau rhesymol y gallai arweinwyr grwpiau eu cymryd a fyddai'n ddefnyddiol i'r arweinwyr grŵp a'u hadroddiadau sy'n cael eu cynhyrchu. Mae Lisa wedi defnyddio'r rhain i gynorthwyo gydag arweinwyr grŵp. Byddai’n dda cael y rhain i ofyn i arweinwyr Grŵp a oeddent wedi eu hystyried wrth wneud eu gwaith. Cododd y pwyllgor y mater bod arweinwyr grwpiau yn brysur, ac roedd sicrhau nad oeddent yn rhy brysur yn gydbwysedd bregus.

Ymatebodd y MO i ymholiadau ynghylch adran 15.0, Tudalen 162, Arweiniad ar gyfarfodydd aml-leoliad, yn ei hanfod canllawiau ar sut mae'r system newydd yn gweithio, defnyddiwyd presenoldeb o bell 2011. Mae COVID wedi gwneud y system yn gyflymach; nawr, defnyddiwyd Teams a Zoom ar gyfer cyfarfodydd, cynhaliwyd cyfarfodydd mewnol ar dimau, a Zoom ar gyfer cyfarfodydd allanol. Yr oedd y mater yn fuddiol ar y cyfan; bu gwelliannau yn y modd y cynhelir cyfarfodydd hybrid yn anecdotaidd. Cynyddwyd yr amrywiaeth hefyd gyda gweithio hybrid, a oedd yn caniatáu i bobl fynychu fel y dymunent. Dywedodd y Cynghorydd Bobby Feeley, er bod y broses o gyfarfodydd hybrid wedi gwella'n sylweddol o'r dechrau, roedd hi'n dal i deimlo bod gan y rhan fwyaf, os nad y cyfan, faterion a allai rwystro'r trafodion rhywsut. Cododd y pwyllgor hefyd y mater o aelodau ddim yn cynnal cyfarfodydd o bell tra mewn cerbyd sy'n symud.

Codwyd adran 15.8 o Dudalen 179/180 yn ymwneud ag agendâu ac adroddiadau, gan gyfeirio'n bennaf at bapurau cefndir; ‘Rhaid i bapurau cefndir sy’n ymwneud â chyfarfodydd awdurdodau perthnasol bellach gael eu cyhoeddi’n rhagweithiol ar wefan, nid yn unig fod ar gael (er, mewn achosion eithriadol, os yw’n anymarferol i wneud hyn, rhaid iddynt fod yn agored i’r cyhoedd eu harchwilio). Roedd hwn yn newid sylweddol; mae'n ymwneud â gosod yn awtomatig yn y parth cyhoeddus ddogfennau penodedig, a allai fod wedi'u cyhoeddi o'r blaen, yn ymarferol, wrth wneud cais. Byddai angen i gynghorau, felly, feddwl yn ofalus am sut mae papurau cefndir yn cael eu nodi, eu cynhyrchu, a'u paratoi i'w cyhoeddi, yn ogystal â thrafod busnes di-bapur yn gyffredinol. Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn debygol o fod yn ddi-bapur. Mae rheoliadau bellach yn pennu bod gwybodaeth ffurfiol yn ymwneud â chyfarfodydd yn cael ei chyhoeddi ar wefan awdurdod, gan ddileu’r gofyniad am ddeunydd copi caled ar adnau cyhoeddus. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y pwyllgor fod gan lawer o awdurdodau lleol bapurau cefndir; roedd wedi codi'r mater gyda'r rheolwr gwasanaethau democrataidd yn flaenorol; fodd bynnag, byddai'n sicrhau bod y mater yn cael ei ymchwilio.

Ar ôl trafodaeth, roedd -

PENDERFYNWYD: bod -

      I.         Dylid hysbysu arweinwyr grŵp o gynnwys yr adroddiad ac atgoffa pob aelod o'u cyfrifoldebau; dylid trefnu cyfarfodydd blynyddol gydag arweinwyr y grwpiau.

    II.         Cylch gorchwyl i'w gadw'n gyfredol ac yn gywir.

   III.          Gellir defnyddio’r materion a godwyd ym mhwynt 4.24 fel rhestr wirio ar gyfer arweinwyr grŵp wrth iddynt adrodd i sicrhau eu bod yn cyflawni eu dyletswyddau.

  IV.         Nodi cynnwys yr adroddiad.