Eitem ar yr agenda

Derbyn cofnodion cyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd 2023 (copi ynghlwm).

 

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y 22

Cyflwynwyd Tachwedd 2023 i'w hystyried.

 

Materion cywirdeb –

 

Tudalen 18 a 19 – Adroddiad Iechyd a Diogelwch Corfforaethol Blynyddol – Pwysleisiodd y Cadeirydd yn y dyfodol y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor am wybodaeth.

 

Materion yn codi –

 

Dywedodd y Cadeirydd wrth yr Aelodau ei fod wedi derbyn e-bost gan yr Aelod Lleyg Nigel Rudd ynglŷn â'r gyllideb. Dywedodd mai ei fwriad oedd cynnwys fel rhan o faterion yn codi o'r cofnodion.

 

Tudalen 8 – Cofnodion – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n trefnu cyfarfod gyda'r Prif Swyddog Mewnol cyn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol nesaf.

 

Tudalen 8 – Cofnodion – Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai grŵp Cadeiryddion Craffu ac Is-gadeiryddion yn trafod ffyniant a rennir a lefelu cyllid yn y cyfarfod diwethaf a phenderfynwyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i Graffu Perfformiad i'w drafod.

 

Tudalen 9 – Cofnodion – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi cwrdd â'r Cyfarwyddwr Corfforaethol: Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg ynghylch Cyd-Arolygu Trefniadau Amddiffyn Plant. Nid yw'r llythyr wedi'i gyhoeddi eto gan fod cyfarfod gyda'r rheoleiddwyr wedi'i drefnu a byddai llythyr drafft yn cael ei ddrafftio yn dilyn y cyfarfod hwnnw.

 

Tudalen 10 - Cofrestr Risg Gorfforaethol: Adolygiad Medi 2023 – Cydymffurfiodd y Cadeirydd byddai adroddiad gwybodaeth ar y Gofrestr Risg yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Mehefin. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cyfarfod â'r Aelod Arweiniol a'r Swyddogion i drafod yr hyn yr oedd y Pwyllgor wedi gofyn amdano a chadarnhawyd bod y canllawiau wedi'u diweddaru i adlewyrchu rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mewn perthynas â rheoli risg. Awgrymwyd hefyd weithdy penodol i fentro yn haf 2024. Dywedodd ei fod wedi trafod awgrym y pwyllgor gyda'r swyddogion i dderbyn adroddiad chwarterol. Cadarnhaodd swyddogion y byddai'n edrych ar y cynnig ac yn trafod gyda'r Tîm Gweithredol Corfforaethol ym mis Mawrth.

 

Tudalen 11 – Diweddariad Proses y Gyllideb – Cadarnhaodd y Cadeirydd nad oedd rôl y pwyllgor yn ymwneud â buddion negatifau arbedion, mater i'r Aelodau oedd cael sicrwydd y broses i'r awdurdod gydbwyso ei chyllideb refeniw ar gyfer y blynyddoedd i ddod. Pwysleisiwyd bod yr Aelodau'n cytuno i dderbyn diweddariadau prosesau cyllidebol ym mis Mehefin a Thachwedd yn flynyddol.

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ddiweddariad llafar ar y broses gyllideb. Rhoddodd wybod i'r pwyllgor bod cynigion cyllideb lawn yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor Llawn i'w cymeradwyo. Daeth y lefel amcangyfrifedig o bwysau, y gost i ddarparu gwasanaethau yn 2024/25 o'i gymharu â 2023/24 i gyfanswm o £24.5 miliwn. Rhoddwyd manylion am sut y byddai'r pwysau hwnnw'n cael ei fodloni i'r pwyllgor. Symudodd y gyllideb net o £251 miliwn i £265 miliwn yn 2023/24. Nid oedd unrhyw ddefnydd o gronfeydd wrth gefn wedi'u cynllunio o ran sut y cydbwysodd yr awdurdod y gyllideb er bod manylion yn cael eu darparu o gynlluniau i ddefnyddio cronfeydd wrth gefn i ariannu rhai cynlluniau.

Amlygodd y Cynghorydd Ellis a'r Pennaeth Cyllid y risgiau i'r Cyngor Llawn. Pwysleisiwyd ei fod yn lefel uchel o arbedion yr oedd angen eu canfod. Gwnaethpwyd yn glir y byddai olrhain yr arbedion hynny yn hanfodol ac yn adrodd i'r Aelodau drwy amrywiaeth o gyfarfodydd.

Pwysleisiwyd hefyd yn y Cyngor Llawn pe bai'r awdurdod yn cynnig yr arbedion o £3 miliwn y gofynnwyd amdanynt i'w cynnig gan Benaethiaid Gwasanaeth. Pwysleisiwyd yr anhawster wrth ragweld y pwysau ar gyfer y flwyddyn nesaf yn y galw a chwyddiant.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod wedi cyfarfod â'r Tîm Gweithredol Corfforaethol a'r Adran 151 yn rheolaidd dros y misoedd diwethaf i drafod cynlluniau wrth symud ymlaen. Roedd wedi cynnig cwrdd â phob Pennaeth Gwasanaeth i drafod pwysau cyllidebol, nodi meysydd ar gyfer arbedion ac adrodd yn ôl i'r swyddog Adran 151 yn ystod y misoedd nesaf. Dywedodd wrth yr Aelodau y byddai swyddogion cyllid yn olrhain y gyllideb gyda swyddogion archwilio mewnol yn profi'r broses sydd ar waith ar gyfer pob un o'r systemau. Byddai'r gwaith archwilio a gynigiwyd yn cael ei gwblhau drwy gydol y flwyddyn gyda rhai archwiliadau yn digwydd ar ddechrau'r flwyddyn.

Cynigiodd y Pennaeth Cyllid gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor ym mis Ebrill ar y broses olrhain ynghyd ag amlinelliad o strategaeth y gyllideb.

 

Dywedodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd, yr hyn yr oedd yn ei ddisgwyl mewn perthynas â'r strategaeth proses gyllidebol wrth symud ymlaen. Yn ei farn ef hoffai weld adroddiad yn ôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar brawf straen ar y gyllideb a'r broses gyllidebol. O fewn yr adroddiad hwnnw byddai'n disgwyl gweld y 6 phwynt a nodwyd gan CIPFA ar y rhesymau pam mae awdurdodau lleol yn methu yn adran 114. Rhoddodd Mr Rudd grynodeb byr o'r 6 phwynt; 1- dros arbedion uchelgeisiol, 2 – diffyg cynllun ariannol tymor canolig, 3- arweinyddiaeth, llywodraethu 4- annigonol, 5 – rheolaeth ariannol wan a 6 – diffyg cronfeydd wrth gefn.

Roedd yr holl bwyntiau hyn wedi'u nodi mewn cysylltiad ag awdurdodau adran 114. Awgrymodd hefyd fod pwyntiau eraill i'r adroddiad arfaethedig yn cynnwys defnyddio'r gofrestr risg i lywio meddwl yn benodol o ran risg gorfforaethol uchel. Cytunodd fod yn rhaid cael rhagor o wybodaeth am olrhain arbedion yn unol â chynigion a wnaed gan Benaethiaid Gwasanaeth. Awgrymodd hefyd gysylltu ag Arlingclose i gael barn ar oblygiadau rheoli'r trysorlys y rhaglen gyfalaf fel y rhagamcanwyd wrth symud ymlaen.

Awgrymodd y byddai diweddariad i'r cynllun ymadael o fudd yn yr adroddiad hwnnw. rhoi manylion am sut roedd y cynllun hwnnw'n datblygu. Pwysleisiodd bwysigrwydd gwahanu arbedion cost gyda ffioedd a thaliadau yn creu incwm. Pwysleisiodd bwysigrwydd edrych ar godiadau treth y cyngor a chymharu â'r hyn oedd yn digwydd mewn mannau eraill yng Nghymru.

Maes arall yn awgrymu bod angen barn Llywodraethu ac Archwilio oedd trethi busnes. Awgrymwyd gwell cyfathrebu â busnesau a byddai gwybodaeth am yr hyn y defnyddiwyd y trethi busnes ar ei gyfer o fudd i'r awdurdod a'r busnesau.  

Daeth Mr Rudd i'r casgliad drwy nodi yn ei farn ei fod yn teimlo cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Cyngor a'r Pwyllgorau Craffu yn gyson. Pwysleisiodd yr angen i Aelodau ddeall gofynion pob pwyllgor a'r hyn a ddisgwylir gan Aelodau pwyllgorau. 

 

Diolchodd yr Aelod Arweiniol i'r Aelod Lleyg am ei gwestiynau a'i sylwadau manwl a godwyd. Pwysleisiodd y byddai angen cynnal trafodaeth gyda Phennaeth Cyllid i drafod y pwyntiau a godwyd. Dywedodd y llynedd fod y dreth gyngor wedi ei gosod o dan yr un ddealltwriaeth i gydbwyso'r gyllideb.

Diolchodd y Pennaeth Cyllid i'r Aelod am y sylwadau. Cytunodd y byddai rhai o elfennau'r sylwadau a godwyd o fudd i'r pwyllgor dderbyn pwyntiau CIPFA o gwmpas adran 114 yn benodol.  Roedd angen trafodaeth ac adolygiad pellach ar nifer o'r agweddau a godwyd. Gall dyddiadau cau cyfarfodydd pwyllgor mis Mawrth fod yn rhy uchelgeisiol i fynd i'r afael â'r pryderon a godwyd. Awgrymodd y Pennaeth Cyllid ddiweddariad llafar ar y cynnydd ym mis Mawrth gyda phapur mwy ffurfiol yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Ebrill.

 

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n dileu'r amserlen gyfarfod ar gyfer y cylch nesaf o gyfarfodydd i adolygu a oes angen addasu'r drefn o gyfarfodydd. Doethineb y Cadeirydd oedd pryd i drafod y pryderon a godwyd gan unrhyw Aelodau o'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pan fydd yn cael gwybod am unrhyw faterion neu bryderon.

 

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai amserlen Archwilio Cymru yn cael ei thrafod o dan eitem agenda'r Rhaglen Waith i'r Dyfodol.

 

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.