Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy’n adolygu’r risgiau sy’n wynebu’r Cyngor a datganiad parodrwydd y Cyngor i dderbyn risg (copi’n amgaeedig).

10.10am – 11am

                                        EGWYL

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), gan atgoffa’r aelodau mai pwrpas y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol oedd nodi’r digwyddiadau posibl yn y dyfodol a allai gael effaith niweidiol ar allu’r Cyngor i gyflawni ei amcanion a Chynllun Corfforaethol 2022 – 2027.

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau wrth yr Aelodau fod yr adroddiad diweddaru ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol wedi’i lunio yn dilyn adolygiad ym mis Medi, a bod nifer o newidiadau wedi cael eu gwneud. Roedd yr atodiadau yn yr adroddiadau yn amlygu:

 

1.     Atodiad 1 – crynodeb o’r newidiadau sylweddol.

2.     Atodiad 2 - tabl a dadansoddiad o dueddiadau’r Risgiau Corfforaethol.

3.     Atodiad 3 – gwybodaeth fanwl am y 13 o Risgiau Corfforaethol.

4.     Atodiad 4 – nodyn atgoffa o’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg - cytunwyd ym mis Tachwedd 2022 i’w adolygu ym mis Chwefror 2024.

 

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ddefnyddio atodiadau 2 a 3 ar gyfer nodi meysydd i graffu ymhellach arnynt er mwyn llywio eu cynllun gwaith i’r dyfodol.

 

Eglurodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad y bu’r adolygiad yn un cynhwysfawr er mwyn adlewyrchu’r newid o ran strwythur ac amgylchiadau’r Cyngor. Bu’n gyfle hefyd i uno a dad-ddwysau rhai risgiau. 

 

Yn yr adolygiad diwethaf ym mis Chwefror 2023, roedd yna 20 o Risgiau Corfforaethol. O’r risgiau hynny, roedd 9 ohonynt wedi cael eu cyfuno/ dad-ddwysau i lefel gwasanaeth (cyfeirir at hyn ym mharagraff 4.5 yn yr adroddiad). Fe ychwanegwyd dwy risg newydd at y Gofrestr – 51 a 52 – er mwyn adlewyrchu sefyllfa ariannol yr Awdurdod, gan arwain at gyfanswm o 13 o risgiau a nodwyd.  Nid oedd saith o’r risgiau hynny yn gyson â’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg h.y. yn ddigon difrifol i fod ar y Gofrestr.

 

Gan ymateb i gwestiynau’r Pwyllgor, dywedodd y Swyddogion:

·       Bu’r Tîm Cynllunio Strategol yn ymgysylltu â swyddogion y Tîm Gweithredol Corfforaethol a’r timau rheoli gwasanaeth er mwyn mynd i’r afael â materion rheoli perfformiad a risg.

·       Roedd mwy o risg o ran gallu oherwydd y pwysau cyllidebol, ac roedd hynny’n risg gyffredin ar draws pob gwasanaeth.

·       Roedd y Tîm Cynllunio Strategol hefyd yn cefnogi proses y gyllideb trwy gasglu gwybodaeth ynghylch effaith toriadau yn y gyllideb ar lesiant cenedlaethau’r dyfodol trwy ganolbwyntio ar garfannau allweddol mewn cymunedau a nodau lles yn yr Asesiad o’r Effaith ar Les.

·       Roedd proses y gyllideb yn un gynhwysfawr ac ar y gweill, gan weithio trwy weithdai ar gyfer cynigion i ymdrin ag arbedion mawr. Yn ogystal, roedd y cynigion yn cael eu dosbarthu i’r Aelodau ac roedd cyfarfod Teams yn cael ei drefnu ar gyfer eu hystyried. Er yr arferai’r Gyllideb fod yn ‘ddigwyddiad’ blynyddol, bydd yn broses barhaus wrth symud ymlaen.

·       Roedd y papur Cyfeiriad Strategol, a rannwyd yn flaenorol â’r Aelodau, yn nodi ei fod yn anelu i fod yn Gyngor sy’n trawsnewid beth/ sut mae’n gweithio, yn hytrach na rhoi’r gorau i wasanaethau yn raddol.

·       Roedd gwybodaeth am y cynigion wedi’i dosbarthu i’r Aelodau (gweithdai a chyfarfodydd Teams ar gyfer sesiynau holi ac ateb gyda’r Pennaeth Gwasanaeth). Roedd cyfle i’r Aelodau godi pryderon ynghylch unrhyw gynigion yn y cyfarfodydd briffio hynny. 

·       Yna, roedd rhaid i bob cynnig fynd trwy’r broses ddemocrataidd agored a thryloyw ar gyfer gwneud penderfyniadau e.e. y Cabinet. Os nad oedd yr Aelodau’n hapus â’r penderfyniad a wnaed, roedd cyfle iddynt alw’r penderfyniad i mewn i graffu arno.

·       Roedd y gyfraith yn sicrhau bod penderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan Awdurdodau Lleol yn cael eu rhannu’n swyddogaethau gweithredol (trwy’r Cabinet, penderfyniad dirprwyedig yr Aelod Arweiniol neu benderfyniad dirprwyedig y Swyddog Arweiniol) a swyddogaethau anweithredol (y Cyngor). Ni allai’r Cyngor wrthdroi penderfyniad y Cabinet. Gallai’r Pwyllgor Craffu herio penderfyniad a gofyn iddo gael ei ailystyried, ond y Cabinet oedd i wneud y penderfyniad terfynol.

·       Roedd y Parodrwydd i Dderbyn Risg yn dangos y lefel o risg a ffefrir gan y Cyngor, yn hytrach na lefel y risg ar hyn o bryd.

·       Yn genedlaethol, mynegwyd pryder ynghylch plant yn cael eu rhoi mewn lleoliadau heb eu rheoleiddio. Gofynnir am adroddiad gwybodaeth gan Bennaeth y Gwasanaethau Plant, ynghylch a oedd unrhyw blant yn Sir Ddinbych wedi’u lleoli mewn eiddo heb ei reoleiddio.

·       Wrth recriwtio Gweithwyr Gofal, roedd yr Awdurdod yn recriwtio ar sail gwybodaeth, sgiliau a phrofiad – nid rhywedd ac oedran. Roedd yr holl ddarpariaethau Cydraddoldeb (Deddf 2010) yn rhan o’r broses recriwtio.

·       Yn y sector gofal, yn benodol o ran y swyddi ar y graddfeydd isaf, roedd hi’n anodd cystadlu â chyflogau uwch y sectorau manwerthu a lletygarwch. 

·       Yn genedlaethol, nid oedd digon o weithwyr cymdeithasol cymwys i lenwi’r swyddi gwag.

·       Bu i’r Awdurdod barhau i symleiddio ei broses recriwtio ac ystyried addasrwydd swyddi â graddfeydd gyrfaol, er mwyn mynd i’r afael â phroblemau o ran recriwtio.

·       Byddai twyll ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol bob amser - o ystyried nifer y gweithwyr, cwmnïau/ unigolion allanol a’r gwariant. Roedd hi’n bwysig cael rheolyddion clir ar gyfer atal, rhwystro, ymchwilio ac ymdrin â thwyll. 

·       Roedd yr Awdurdod eisoes yn talu mwy na’r Cyflog Byw Cenedlaethol, felly ni fyddai’r cynnydd i’r Cyflog Byw Cenedlaethol yn cael unrhyw effaith bellach ar ystyriaethau cyllidebol.

·       Mewn perthynas â Risg 45 (Newid Hinsawdd), y risg oedd methu â gweithredu’n ddigon cyflym ar amgylchiadau o fewn rheolaeth y Cyngor, a allai arwain at beryglu ei enw da. Nodwyd mai cofrestr o risgiau i fusnes yw’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol – nid y gymuned.

·       Er na allai’r Cyngor newid y risg o ddigwyddiad difrifol annisgwyl neu heb ei gynllunio, gallai newid ei brosesau paratoi trwy ei gynlluniau parhad busnes.

 

Yn ystod y trafodaethau, cyfeiriodd yr Aelod Arweiniol Cydraddoldeb, y Cynghorydd Julie Matthews, at yr awgrym a wnaed gan y Cynghorydd Terry Mendies - mewn perthynas â thargedu merched hŷn wrth recriwtio gweithwyr gofal, yn hytrach na merched ifanc a allai gymryd cyfnod mamolaeth ar draul talwyr ardrethi – fel awgrym cwbl amhriodol a gwahaniaethol tuag at ferched. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol fod yr Awdurdod yn recriwtio heb roi ffafriaeth i neb mewn perthynas ag unrhyw nodweddion gwarchodedig, a bod unigolion sy’n gwneud cais am swyddi yn cael eu recriwtio ar sail eu gwybodaeth, eu sgiliau a’u profiad, yn hytrach na’u rhywedd neu eu hoedran.

 

Gofynnodd y Pwyllgor am ragor o wybodaeth ynghylch:

·       Nifer y plant dan ofal yr Awdurdod (a’r rheswm dros hynny) sydd wedi’u lleoli mewn eiddo heb ei reoleiddio (risg 50);

·       Y ffigyrau ar gyfer risg 31 - Y risg o dwyll a llygredd yn arwain at golli arian neu enw da ac o bosib yn effeithio ar ddarpariaeth gwasanaeth.

 

Felly, ar ddiwedd trafodaeth fanwl:

 

Penderfynwyd: yn amodol ar yr uchod a darparu’r wybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani, i dderbyn a chydnabod –  

 

(i)    y newidiadau a wnaed i’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol yn yr adolygiad ym mis Medi 2023 (Atodiad 3), gan gynnwys statws pob risg yn erbyn Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (Atodiad 4); a

(ii)  derbyn a chymeradwyo’r ddogfen gryno (Atodiad 2) sy’n cynnwys statws lliwiau a thueddiadau.