Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Ymgysylltu â’r Cyhoedd, Jo Sutton (copi ynghlwm) ar gynnydd Polisi Ymgysylltu â’r Gymuned y Cyngor, a Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd y Cyngor.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Strategaeth Gorfforaethol, Polisi a Chydraddoldeb, y Cynghorydd Julie Matthews, yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Roedd y Swyddog Arweiniol – Tîm Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu, Sian Owen a’r Swyddog Ymgysylltu â’r Cyhoedd, Jo Sutton yn bresennol ar gyfer yr adroddiad.

Gofynnodd y Cyngor yn flaenorol am farn y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd Arbennig ym mis Mehefin 2023 ar y ddogfen ddrafft cyn i'r fersiwn derfynol gael ei pharatoi ar gyfer ymgynghoriad.

Roedd y Strategaeth yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor sicrhau bod darpariaethau ar waith ond ni ddarparwyd unrhyw ganllawiau ar yr ymagwedd y dylid ei chymryd. Nod y Polisi oedd arwain swyddogion wrth ystyried ymagweddau at weithgareddau ymgysylltu ac ymgynghori ac roedd y Strategaeth Cyfranogiad yn amlygu’r ddarpariaeth bresennol ac yn nodi meysydd i’w gwella a oedd i’w hadolygu’n barhaus.

Roedd y Polisi Ymgysylltu Cymunedol yn allbwn gofynnol o brosiect Cynllun Corfforaethol 2017-2022 – roedd pobl yn ymwneud â llunio a gwella gwasanaethau. Roedd hwn wedi'i greu yn dilyn adborth o'r arolygon preswylwyr nad oedd preswylwyr yn teimlo bod y cyngor yn gyson nac yn dryloyw yn ei ddull o ymgysylltu ac ymgynghori.

Roedd prosiect ymchwil 3 blynedd wedi'i ddatblygu.

Canfuwyd bod trigolion yn teimlo bod angen i'r cyngor ystyried eu barn. Nod y Polisi oedd darparu diffiniadau clir ar gyfer ymgysylltu ac ymgynghori y gellid eu defnyddio fel fframwaith i staff weithio iddo. Byddai'r Polisi Ymgysylltu Cymunedol a'r Strategaeth Cyfranogiad Cyhoeddus yn cael eu hadolygu o leiaf unwaith ar ôl pob etholiad Cyngor arferol.

Roedd gofyniad deddfwriaethol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 am Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd. Roedd y Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor nodi ffyrdd o hwyluso ymgysylltu.

Yn ystod ymchwil canfuwyd -

• mai dim ond tua 18% o bobl oedd yn gwybod pwy oedd eu Cynghorydd Sir.

• Nid oedd gan bobl ddiddordeb yn gyffredinol mewn mynychu cyfarfodydd Pwyllgorau'r Cyngor, er bod mwy o bobl â diddordeb yn ne'r sir.

• Byddai llai na 10% o bobl yn ystyried dod yn Gynghorydd.

• Bod rhaniad gogledd/de gyda phobl yn ne'r sir yn fwy tebygol o ystyried sefyll fel Aelod yn y dyfodol.

Wrth symud ymlaen, cyn 31 Mawrth 2024 mae’n rhaid i’r Cyngor ymgynghori a chyhoeddi ar wefan y Cyngor y Polisi Ymgysylltu a’r Strategaeth Cyfranogi.

Erbyn diwedd 2024 –

• defnyddio ymchwil arall megis yr arolwg rhanddeiliaid blynyddol i fonitro bylchau gwybodaeth a nodi cyfleoedd ar gyfer trawshyrwyddo.

• nodi ystod o dargedau eraill i'w cyflawni cyn yr adolygiad nesaf o'r Polisi Ymgysylltu a'r Strategaeth Cyfranogiad.

• gweithredu rhai adnoddau yn ffurfiol

• creu arweiniad penodol ar rai meysydd allweddol a fyddai'n cefnogi gweithrediad y Polisi.

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

• holwyd a fyddai'r ddeddfwriaeth o fewn y Ddeddf Llywodraeth Leol yn cael cyllid. Cadarnhawyd bod y Ddeddf wedi creu nifer o ddyletswyddau na fyddai cyllid ar gael ar eu cyfer. Byddai’r cyllid a ddefnyddir yn dod o gronfa grant cynnal refeniw cyffredinol y Cyngor.

• Byddai aelodau lleol yn cael eu hysbysu cyn gwneud penderfyniadau ynghylch materion arwyddocaol sy'n effeithio ar eu wardiau. Roedd ymgynghori â chymunedau yn dibynnu ar y cwmpas. Yn anffodus, ni ellid mabwysiadu un dull i bawb ar gyfer pob penderfyniad a wneir gan y Cyngor. Cytunwyd y byddai angen cysondeb o ran ymgysylltu ag aelodau lleol.

Yn dilyn y drafodaeth, roedd -

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cymeradwyo’r ddwy ddogfen i’w cyfieithu a’u dosbarthu i’r cyhoedd ar gyfer ‘llyw terfynol’ cyn ceisio eu cadarnhau a chymeradwyo eu gweithredu yn ddiweddarach.