Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price (copi ynghlwm), am drefniadau’r Cyngor ar gyfer cynnal ei gyfarfodydd lefel aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price, yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Penderfynodd gweinyddiaeth flaenorol y Cyngor sut y byddai cyfarfodydd y Cyngor yn cael eu cynnal. Roedd hyn mewn ymateb i newidiadau yn ystod 2020 a 2021, cyfnod o gloi i lawr ar gyfer pandemig a oedd yn atal cyfarfodydd wyneb yn wyneb traddodiadol dros dro. Roedd newidiadau yn y gyfraith sy'n llywodraethu rhai cyfarfodydd Cyngor a phwyllgorau, a'r datblygiadau technegol a wnaed yn ystod y cyfnod hwnnw, wedi caniatáu i fusnes gael ei gynnal gan ddefnyddio cyfarfodydd rhithwir neu hybrid.

Ym mis Rhagfyr 2021, ystyriodd y Cyngor llawn adroddiad ar “Gynigion i Aelodau fabwysiadu Ffyrdd Newydd o Weithio”. Roedd yr adroddiad yn amlinellu argymhellion y cytunwyd arnynt mewn Grŵp Gorchwyl a Gorffen aelodau a chan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a edrychodd ar yr agenda Ffyrdd Newydd o Weithio, gan ganolbwyntio’n bennaf ar sut y dylid cynnal cyfarfodydd aelodau, a’r offer TGCh sydd ei angen ar Aelodau.

O blaid cyfarfodydd rhithiol

• Roedd y Cyngor wedi datgan Argyfwng Newid Hinsawdd ac Ecolegol. Nid oedd gan gyfarfodydd rhithwir yr allyriadau carbon a gynhyrchwyd o deithiau aelodau a swyddogion i leoliadau cyfarfod.

• Gostyngiad mewn costau teithio.

• Gostyngiad yn yr amser a dreulir yn teithio i gyfarfodydd.

• Gallai cyfarfodydd rhithwir fod yn fwy hygyrch (gallai cyfranogwyr fynychu o unrhyw leoliad, ac roedd yr ymrwymiad amser yn gyfyngedig i amser y cyfarfod ei hun) ac yn debygol o hyrwyddo cyfranogiad mewn democratiaeth leol.

O blaid cyfarfodydd wyneb yn wyneb

• Teimlai rhai aelodau fod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn eu galluogi i gymryd rhan yn well mewn trafodaeth a gallu dehongli awyrgylch cyfarfod, neu iaith corff y cyfranogwyr.

• Roedd rhai aelodau'n methu'r manteision cymdeithasol o ryngweithio'n uniongyrchol â'u cyfoedion yn yr un lleoliad.

• Gallai unrhyw broblemau technegol effeithio ar y busnes sy'n cael ei gyflawni neu gyfranogiad y rhai sy'n profi problem dechnegol.

Adroddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod yr arweinwyr grwpiau presennol wedi penodi aelodau i weithgor (y “Gweithgor Sut y Cynhelir Cyfarfodydd”). Roedd y gweithgor hwn wedi cynllunio arolwg ar gyfer yr holl aelodau etholedig, aelodau lleyg ac Uwch Dîm Arwain y Cyngor. Roedd yr arolwg wedi'i agor ar 17 Tachwedd 2023. Dywedodd fod yr arolwg hefyd wedi pasio cwestiynau am brotocol cyfarfodydd hybrid y Cyngor.

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

• Cwestiynwyd y broses bleidleisio yn ystod cyfarfodydd hybrid oherwydd mewn rhai cyfarfodydd cymerwyd galwad gofrestr ar gyfer aelodau a oedd yn mynychu o bell ond cynhaliwyd y pleidleisio electronig ar gyfer yr aelodau hynny a oedd yn bresennol yn bersonol yn y Siambr. Gofynnwyd a ellid mynd i'r afael â hyn fel bod y pleidleisio yr un fath boed yn bresennol yn bersonol neu ar-lein. Materion technegol oedd wedi achosi'r mater o ran pleidleisio ond roedd hyn yn cael ei brofi ar hyn o bryd a fyddai wedyn yn golygu proses bleidleisio gyson.

• Gofynnodd y Cadeirydd a oedd staff cymorth wedi'u cynnwys yn yr arolwg. Cadarnhawyd bod yr holl aelodau a'r UDA wedi'u cynnwys yn yr arolwg ond nid staff cymorth.

• Cadarnhawyd ei bod yn ofyniad cyfreithiol i ganiatáu i aelodau fynychu pwyllgorau ffurfiol sy'n wynebu'r cyhoedd o bell, sy'n golygu mai dim ond naill ai'n gyfan gwbl ar-lein neu fel cyfarfodydd hybrid y gellid cynnal y cyfarfodydd hynny. Roedd y Cyngor wedi dewis cynnal y cyfarfodydd hynny fel cyfarfodydd hybrid.

• Nid oedd cyfarfodydd anffurfiol, mewnol aelodau etholedig y Cyngor yn dod o dan ddarpariaethau statudol y pwyllgorau cyhoeddus ffurfiol fel y gallai’r Cyngor ddewis sut i’w cynnal. Yn 2021 penderfynodd y Cyngor y byddai'r cyfarfodydd mewnol yn cael eu cynnal fel cyfarfodydd rhithwir oni bai bod rhesymau tra phwysig dros ddull gwahanol o gynnal cyfarfod.

• Byddai’r Gweithgor ‘Sut mae Cyfarfodydd yn cael eu Cynnal yn cyfarfod eto i adolygu’r ymatebion i arolwg 2023.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn derbyn yr adroddiad a byddai'r Gweithgor Sut y Cynhelir Cyfarfodydd yn adrodd mewn Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn y dyfodol.