Eitem ar yr agenda

Derbyn diweddariad gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol, ar Adolygiad Medi 2023 o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a'r Datganiad Risg Archwaeth (copi amgaeedig).

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y sesiwn hyfforddi a ddarparwyd ar reoli risg cyn y cyfarfod. Roedd yn ddefnyddiol ac yn addysgiadol iawn i bawb.

 

Cyflwynodd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am Adolygiad Medi 2023 o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a'r Datganiad Risg Archwaeth.

 

Dywedodd y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau wrth aelodau bod adroddiad diweddaru'r Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi'i lunio yn dilyn adolygiad ym mis Medi lle'r oedd nifer o newidiadau wedi'u gwneud. Roedd atodiadau i'r adroddiad yn amlygu:

 

1.        Atodiad 1 – crynodeb o newidiadau sylweddol

2.         Atodiad 2 - dadansoddiad tabl a thueddiad o'r Risgiau Corfforaethol

3.         Atodiad 3 – gwybodaeth fanwl am y 13 Risgiau Corfforaethol

4.         Atodiad 4 – sy'n ein hatgoffa o'r Datganiad Risg Archwaeth - ym mis Tachwedd 2022 i'w adolygu ym mis Chwefror 2024.

 

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad fanylion pellach o'r broses o sut roedd y gofrestr risg wedi adolygu a diweddaru. Roedd yr adroddiad yn gofyn am sicrwydd y pwyllgor bod proses reoli gadarn o fewn y Cyngor gyda'r bwriad o ddod o hyd i unrhyw risgiau sy'n gysylltiedig â llywodraethu sy'n haeddu ystyriaeth bellach.

Yn dilyn yr adolygiad, nodwyd bod nifer y risgiau wedi gostwng o 20 risg i 13. Roedd nifer o'r risgiau wedi'u cyfuno a nifer wedi'u dwysáu gyda dau ychwanegiad newydd. Darparwyd manylion am y risgiau yn y papurau.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr adroddiad a hefyd am y wybodaeth ganllaw a roddwyd i'r Aelodau yn dilyn y sesiwn hyfforddi ar reoli risgiau ar gyfer darparu gwasanaethau'n well.

Yn ei farn ef dangosodd yr adroddiad ddull priodol a chadarn o reoli risg. Offeryn oedd hwn, a gafodd ei ddeall a'i ddefnyddio gan Aelodau a swyddogion i flaenoriaethu'r risgiau a wynebai'r cyngor.

 

Yn dilyn y cyflwyniad, ymatebodd swyddogion i gwestiynau'r Aelodau fel a ganlyn:

·         Risg 18: Roedd y risg na chafodd manteision rhaglenni a phrosiectau eu gwireddu'n llawn wedi'i dileu. Fe'i hymgorfforir yn y Risg Ariannol 51.

·         Cytunodd y Tîm Gweithredol Corfforaethol ar y datganiad archwaeth risg ac roedd yn seiliedig ar lefel effaith amrywiol yn pennu'r awydd risg. O ystyried y dyfodol ariannol ansicr roedd hi'n bwysig i swyddogion fonitro'r risg o awydd yn erbyn risgiau. Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod yr archwaeth risg ar gyfer y cyngor yn is. Roedd y cyd-destun yr oedd yr awdurdod yn gweithredu ohono y tu hwnt i reolaeth y cyngor. Mae'r cyd-destun ariannol ar hyn o bryd yn uwch i'r hyn y byddai'r awdurdod ei eisiau ar hyn o bryd

·         Mae'n ofynnol i bob cynllun arbed cyllideb gwblhau asesiad effaith ar lesiant. Byddai'r rheini'n cael eu casglu i nodi unrhyw effeithiau ar nodau allweddol ar yr awdurdod, byddai'r canfyddiadau'n cael eu cyflwyno ochr yn ochr â chynigion y gyllideb yn y flwyddyn newydd. Adroddiadau celwydd oedd yr asesiadau llesiant a gellid eu diweddaru a'u diwygio dros amser.

·         Cytunodd swyddogion i roi rhywfaint o wybodaeth ychwanegol i'r Aelodau am ysgolion annibynnol mewn perthynas â risg 01.

·         Cytunodd yr Aelodau, yn dilyn diweddariad i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol, y dylid darparu crynodeb byr fel adroddiad gwybodaeth i'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Awgrymodd yr Aelodau hefyd y dylid cyflwyno un adroddiad cryno yn fwy rheolaidd i ddangos unrhyw newidiadau i risgiau a nodwyd. Dywedodd y Swyddog Monitro os oedd y pwyllgor eisiau gwybodaeth yn fwy rheolaidd y gellid gofyn amdani i swyddogion.   Awgrymodd swyddogion fynd â'r sylwadau yn ôl at y tîm i gael sylwadau mewn ffyrdd o ddarparu gwybodaeth fwy rheolaidd i'r pwyllgor.

·         Roedd perygl llifogydd yn cael ei gynnwys yn Risg 11 – Ymateb aneffeithiol i ddigwyddiad difrifol.

·         Anogwyd yr Aelodau i gysylltu ag Aelodau Arweiniol gydag unrhyw bryderon yr oeddent yn teimlo y dylid eu cynnwys ar gyfer pryderon penodol fel yr Iaith Gymraeg a Diwylliant. Roedd gwahanol ffyrdd o reoli risgiau, roedd gan bob maes gwasanaeth gofrestr risg hefyd a oedd yn manylu ar rai risgiau penodol.

·         Roedd yr Aelodau'n falch o weld bod twyll a llygredd yn dal i gael eu cynnwys fel risg i'r awdurdod.

·         Gofynnodd yr Aelodau a oedd angen rhagor o fanylion am fanylion am seiber-ymosodiadau mewn Risg 11. Pwysleisiodd swyddogion fod mwy o fanylion wedi'u rhoi ar y risg benodol hon yn y gofrestr risg gwasanaeth er ei bod yn dal yn werth cael ei chynnwys yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.  

·         Mae'r sgôr cywir ar gyfer y sgôr risg gweddilliol yn parhau heb newid fel C2 ar gyfer Risk45. Diolchodd swyddogion i'r aelodau am adnabod yr anghysondeb.

·         Gofynnodd yr Aelodau a oedd y manylion a restrir ar y cyfeiriad teithio disgwyliedig yn gywir. Mewn ymateb dywedodd y Swyddog Monitro gyda llai o swyddi gwag y byddai'r awdurdod yn llai tebygol o recriwtio i'r swyddi hynny neu gadw staff.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl swyddogion ac Aelodau am y drafodaeth fanwl ac yr oedd;

 

PENDERFYNWYD, bod

I. Y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi proses adolygu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol;

II. Mae'r nodiadau cyfarwyddyd sy'n ymwneud â rheoli risg yn cael eu haddasu i adlewyrchu rôl y Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio

III. Swyddogion i adolygu a dyfeisio adroddiad cryno amlach mewn perthynas â'r Gofrestr Risg Gorfforaethol.