Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Emrys Wynne, Aelod Arweiniol y Gymraeg, Diwylliant a Threftadaeth (copi ynghlwm) yn ceisio cefnogaeth y Cabinet ar gyfer y dewis a ffefrir ar gyfer storio casgliadau archif y Cyngor yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

 

(a)      cefnogi Dewis 2 fel y dewis a ffefrir, h.y. (yn amodol ar gais llwyddiannus, gweler (b) isod) adeiladu cyfleuster archifau newydd ar y cyd ar gampws Theatr Clwyd yn yr Wyddgrug, i symud casgliadau ein harchifau o Garchar Rhuthun, a datblygu cynllun gweithgareddau sy’n seiliedig ar y gymuned i gyrraedd cymunedau ledled Sir Ddinbych.  Yr oedd crynodeb manwl o’r dewisiadau a oedd ar gael wedi ei ddarparu yn Atodiad A yr adroddiad;

 

(b)      awdurdodi swyddogion i gyflwyno cais am gyllid ar y cyd gyda Chyngor Sir y Fflint i Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol Cymru, yn ceisio grant cyfalaf o £7 miliwn i ariannu adeilad di-garbon pwrpasol ar gampws Theatr Clwyd;

 

(c)      dyrannu £2,052,358 o gyllid cyfalaf Cyngor Sir Ddinbych fel ein harian cyfatebol tuag at y cyfleuster archifau newydd ar y cyd, yn amodol ar gais llwyddiannus am gyllid gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol;

 

(d)      cefnogi paratoi cynlluniau i wella’r cynnig i ymwelwyr yng Ngharchar Rhuthun, gan gynnwys cadw presenoldeb yr archifau ar y safle, a bydd y gwasanaeth yn agored bum niwrnod yr wythnos gyda gwasanaeth digidol ar gael drwy gydol yr amser, a gwasanaeth archifydd ar un o’r dyddiau hynny o leiaf; a

 

(e)      chadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad C yr adroddiad) fel rhan o’i ystyriaethau.

 

Wedi iddo ddatgan cysylltiad personol sy’n rhagfarnu yn y mater hwn, gadawodd yr Arweinydd, y Cynghorydd Jason McLellan, y cyfarfod am yr eitem hon a chadeiriwyd gan y Cynghorydd Gill German.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd Emrys Wynne adroddiad yn ceisio cefnogaeth y Cabinet i’r dewis a ffefrir ar gyfer storio casgliadau archifau’r Cyngor yn y dyfodol.

 

Mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gasglu, cadw a gwneud dogfennau o bwysigrwydd hanesyddol yn hygyrch.  Yr oedd gwasanaeth archifau ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint (CSyFf) wedi ei sefydlu’n flaenorol, ac, oherwydd bod y ddau Gyngor yn wynebu problemau tebyg gydag adeiladau nad ydynt yn addas i’r diben mwyach ar gyfer storio deunydd archifol, yr oedd awydd i ganfod datrysiad ar y cyd.  Amlygwyd y problemau sy’n gysylltiedig â storio archifau yng Ngharchar Rhuthun, a’r angen am ddatrysiad cynaliadwy ar gyfer y dyfodol.  Yr oedd yr adroddiad yn nodi’r dewisiadau amrywiol sydd ar gael, a’u hymarferoldeb.  Yr oedd costau sylweddol i bob un o’r dewisiadau, a risgiau posibl, ond gan fod y trefniadau presennol yn anghynaladwy a heb fod yn gallu cyflawni dyletswyddau statudol y Cyngor, nid oedd “gwneud dim” yn opsiwn.  Felly, rhoddwyd dadl dros y dewis a ffefrir, sef adeilad archifau ar y cyd yn yr Wyddgrug (yn amodol ar gyllid o Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol) a chynigion ar gyfer Carchar Rhuthun er mwyn gwella’r cynnig i ymwelwyr.

 

Dywedodd y Cynghorydd Wynne fod y Cabinet blaenorol wedi cymeradwyo cynnig tebyg ym mis Tachwedd 2020, ond bu’r cais am gyllid yn aflwyddiannus.  Dywedodd Pennaeth Tai a Chymunedau y byddai cyfraniad ariannol Sir Ddinbych ychydig dros £2 miliwn a byddai’n darparu adnodd a oedd yn costio cyfanswm o £12 miliwn, darparu mwy o wytnwch ar gyfer darparu gwasanaeth a gwneud gwell cyfraniad tuag at flaenoriaethau corfforaethol y Cyngor. Ni fyddai angen benthyca darbodus ar gyfer y prosiect tan 2026/27.

 

Ystyriwyd yr adroddiad a’r dewisiadau sydd ar gael yn ofalus gan y Cabinet, ynghyd â’r rhesymeg dros yr argymhelliad a’r dewis a ffefrir wrth symud ymlaen.  Yr oedd y Cabinet wedi trafod y mater ar sawl achlysur ac wedi herio swyddogion i archwilio pob dewis yn llawn, yn arbennig o ystyried y costau sylweddol sy’n gysylltiedig â’r prosiect, a hynny yng nghyd-destun y pwysau cyllidebol digynsail a oedd yn wynebu’r awdurdod, a phenderfyniadau anodd yn gorfod cael eu gwneud parthed cwtogi gwasanaethau a thoriadau i’r gyllideb er mwyn darparu cyllideb gytbwys.  Yn ogystal, gwnaed y pwynt bod y sefyllfa ariannol enbyd sy’n wynebu awdurdodau lleol yn ganlyniad i benderfyniadau uniongyrchol a wnaed gan Lywodraeth y DU dros nifer o flynyddoedd.  Derbyniodd y Cabinet fod gwasanaeth archifau yn wasanaeth statudol a bod angen datrysiad, a chan ystyried y gwaith a wnaed gan swyddogion ac ar ôl ystyried y dewisiadau a gyflwynwyd yn ofalus, cytunwyd mai’r dewis a ffefrir, fel y’i nodwyd, oedd y dewis gorau er mwyn sicrhau gwasanaeth cynaliadwy a gwydn yn y dyfodol, ac er mwyn galluogi’r Cyngor i fodloni ei ddyletswyddau statudol yn hynny o beth.  Nodwyd buddion eraill hefyd, fel y manylir yn yr Asesiad o Effaith ar Les, i ehangu safle Carchar Rhuthun, a fyddai’n cynyddu nifer yr ymwelwyr ac yn hybu’r economi leol yn Rhuthun a’r cyffiniau, ynghyd â chynlluniau i helaethu ac amrywio cynulleidfa’r gwasanaeth, a bod o fudd i gymunedau lleol ac addysg.

 

Yr oedd prif feysydd y drafodaeth yn canolbwyntio ar y canlynol –

 

·       nododd y Cynghorydd Gwyneth Ellis mai CSyFf fyddai’n berchen ar y cyfleuster archifau newydd, a holodd pam na allai Sir Ddinbych fod yn berchen ar 40% yn unol â chyfraniad ariannol y sir.  Dywedodd y swyddogion fod CSyFf yn berchen ar y tir lle byddai’r cyfleuster yn cael ei adeiladu, ac yr oedd trafodaethau hyd yma wedi canolbwyntio ar CSyFf yn berchen ar yr ased a bod yn gyfrifol am ei weithredu a’i gynnal a chadw, a bod Sir Ddinbych yn cael mynediad am rent rhad am 25 mlynedd gyda’r dewis o ymestyn y cyfnod hwnnw yn rhan o gytundeb Penawdau’r Telerau.  Fodd bynnag, pe bai’r cais yn llwyddiannus, gellid trafod y posibilrwydd o rannu’r ased ymhellach

·       trafodwyd cynlluniau i wella’r cynnig i ymwelwyr yng Ngharchar Rhuthun, a rhoddwyd sicrwydd ynglŷn â’r bwriadau penodol wrth symud ymlaen, a fyddai’n cael eu datblygu fel prosiect ar wahân ochr yn ochr â’r cyfleuster archifau ar y cyd. Byddai hyn yn cynnwys cadw presenoldeb yr archifau ar y safle ac ehangu’r ddarpariaeth honno. Awgrymwyd y gellid cryfhau geiriad argymhelliad 3.4 i wneud yr elfen honno’n glir

·       cadarnhawyd bod Cabinet CSyFf wedi cytuno ar y cynnig yn ystod y weinyddiaeth ddiwethaf, ac wedi cadarnhau ei ymrwymiad i’w gyfraniad ym mis Ionawr

·       ymhelaethwyd ar yr anawsterau pe bai’r cais yn aflwyddiannus, gan gynnwys risgiau i’r statws achrediad a gorfod canfod safleoedd eraill ar gyfer storio’r archifau, a fyddai, o bosibl, y tu allan i’r ardal, a chostau cludiant ar gyfer storio a nôl deunydd archifol yn arwain at gost ychwanegol sylweddol.

 

Yr oedd y Dirprwy Arweinydd yn gwerthfawrogi’r gwaith caled a wnaed wrth ddatblygu’r prosiect, a chydnabu gyfrifoldebau statudol y Cyngor a buddion ehangach y prosiect, a fyddai, ynghyd â chyllid o’r Gronfa Ffyniant Bro, yn gwella dyfodol economaidd Rhuthun a’r ardal ehangach.  Yr oedd yn rhwystredig bod lefel y buddsoddiad angenrheidiol yn dod ar adeg pan oedd anawsterau ariannol difrifol yn wynebu’r awdurdod.

 

Agorwyd y drafodaeth i rai nad oedd yn aelodau o’r Cabinet.  Siaradodd y Cynghorwyr Bobby Feeley a Merfyn Parry o blaid argymhellion yr adroddiad, a fyddai’n sicrhau dyfodol y gwasanaeth archifau pe bai’r cais yn llwyddiannus, ac yn bodloni dyletswydd gyfreithiol y Cyngor yn hynny o beth.  Yr oedd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts hefyd yn cefnogi’r buddsoddiad yn Rhuthun, ond holodd am yr egwyddor a’r modd y blaenoriaethid y buddsoddiad, o ystyried y toriadau posibl i wasanaethau eraill fel llyfrgelloedd.

 

Atebodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion y cwestiynau fel a ganlyn –

 

·       yr oedd arwyddion cynnar yn dda parthed llwyddiant tebygol y cais, a chafwyd deialog agored a chefnogol yn hynny o beth

·       pe bai’r cais yn aflwyddiannus, byddai angen gwneud adolygiad pellach o’r dewisiadau, ac adrodd yn ôl i’r Cabinet am benderfyniad ar y ffordd ymlaen

·       amlygwyd canfyddiadau’r gwerthusiad o ddewisiadau a’r costau sylweddol a oedd yn gysylltiedig â dewisiadau eraill, a fyddai’n debygol o gynyddu dros amser

·       cyfeiriwyd at y sicrwydd a geisiwyd yng nghyfarfod y Cabinet ym mis Tachwedd 2020 yn ymwneud â chynlluniau ar gyfer gwella atyniad treftadaeth Carchar Rhuthun, darpariaeth gwasanaeth ar gyfer cymunedau a rôl llyfrgelloedd a’r cynnig ar gyfer ysgolion. Yr oedd y rhain i gyd yn rhan o’r cynnig presennol, gan gynnwys cadw presenoldeb yr archifau ar y safle i’w wella ymhellach drwy waith estyn allan gyda chymunedau ac ysgolion, er mwyn ymestyn y gwasanaeth gyda mynediad cymunedol ehangach.

 

Dywedodd y Cynghorydd Rhys Thomas eto fod gan y Cyngor ddyletswydd statudol, ac nad oedd dewis ond cymeradwyo datrysiad ar gyfer storio archifau ar gost sylweddol, ac felly ni ellid cymharu hyn â thoriadau posibl i wasanaethau mewn meysydd eraill.

 

Cynigiodd y Cynghorydd Emrys Wynne welliant i argymhelliad 3.4 yn yr adroddiad er mwyn egluro presenoldeb disgwyliedig yr archifau ar y safle, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Gwyneth Ellis.  Wrth bleidleisio –

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

 

(a)      cefnogi Dewis 2 fel y dewis a ffefrir, h.y. (yn amodol ar gais llwyddiannus, gweler (b) isod) adeiladu cyfleuster archifau newydd ar y cyd ar gampws Theatr Clwyd yn yr Wyddgrug, i symud casgliadau ein harchifau o Garchar Rhuthun, a datblygu cynllun gweithgareddau sy’n seiliedig ar y gymuned i gyrraedd cymunedau ledled Sir Ddinbych.  Yr oedd crynodeb manwl o’r dewisiadau a oedd ar gael wedi ei ddarparu yn Atodiad A yr adroddiad;

 

(b)      awdurdodi swyddogion i gyflwyno cais am gyllid ar y cyd gyda Chyngor Sir y Fflint i Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol Cymru, yn ceisio grant cyfalaf o £7 miliwn i ariannu adeilad di-garbon pwrpasol ar gampws Theatr Clwyd;

 

(c)      dyrannu £2,052,358 o gyllid cyfalaf Cyngor Sir Ddinbych fel ein harian cyfatebol tuag at y cyfleuster archifau newydd ar y cyd, yn amodol ar gais llwyddiannus am gyllid gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol;

 

(d)      cefnogi paratoi cynlluniau i wella’r cynnig i ymwelwyr yng Ngharchar Rhuthun, gan gynnwys cadw presenoldeb yr archifau ar y safle, a bod y gwasanaeth yn agored bum niwrnod yr wythnos gyda gwasanaeth digidol ar gael drwy gydol yr amser, a gwasanaeth archifydd ar un o’r dyddiau hynny o leiaf; a

 

(e)      chadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad C yr adroddiad) fel rhan o’i ystyriaethau.

 

Ar y pwynt hwn (11.10am) cymerodd y pwyllgor egwyl am luniaeth.