Eitem ar yr agenda

Cyflwynodd y Pennaeth Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Digartrefedd adroddiad Cwynion Eich Llais ar gyfer 2022/23 (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Mae'r adroddiad yn casglu unrhyw ganmoliaeth, awgrymiadau a chwynion a dderbyniwyd gan Gyngor Sir Ddinbych o dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol a dderbyniwyd o dan ei weithdrefn gwyno statudol.

Roedd yr adroddiad yn gadarnhaol; Nodwyd perfformiad cyson o gyrraedd targedau cwyno yn yr adroddiad.

Bu'r Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol yn tywys aelodau drwy fanylion yr adroddiad. Roedd yn rhoi manylion pob cwyn a dderbyniwyd ac yn dangos faint o'r cwynion hynny sy'n cael eu trin o fewn yr amserlenni cymeradwy. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod gweithdrefn statudol ac amserlen ar gyfer cwynion a wnaed yn erbyn y gwasanaethau cymdeithasol ynghyd â chanllawiau a osodwyd gan yr ombwdsmon ar gyfer pob cwyn arall.

Roedd yn anarferol i swyddogion dderbyn cwynion yn hwyr neu y tu allan i'r amserlenni. 

Rhoddodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol wybod i'r aelodau bod nifer y cwynion a dderbyniwyd yn debyg yn fras i'r flwyddyn flaenorol. Roedd yr ombwdsmon yn hapus gyda'r broses sydd ar waith ar gyfer delio â chwynion. Nodwyd hefyd bod unrhyw ganmoliaeth neu awgrymiadau a dderbyniwyd hefyd yn cael eu cofnodi.

Doedd dim problem ynglŷn â'r ffordd mae cwynion yn cael eu prosesu ar draws y cyngor.

Clywodd yr aelodau fod yr ombwdsmon wedi sefydlu'r Awdurdod Safonau Cwynion ychydig flynyddoedd yn ôl. Yr Awdurdod Safonau Cwynion oedd yn gyfrifol am fonitro'r holl gwynion a dderbyniwyd ar draws y cynghorau yng Nghymru. Yn ddiweddar, roedd yr awdurdod wedi derbyn adroddiad drafft yr ombwdsmon ar gyfer Sir Ddinbych. Dywedodd eu bod wedi derbyn 32 o gwynion yn y flwyddyn flaenorol. Dim ond mewn 2 o'r cwynion hynny y cyrhaeddwyd datrysiad anffurfiol gan y ddau ohonynt.

Yn y rhestr o gwynion a dderbyniwyd yn 2022/23 roedd y gŵyn uchaf a gofnodwyd wedi bod ynghylch y broses gwyno. Credwyd y gallai hyn fod oherwydd bod y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol hefyd yn cyfeirio achwynwyr at yr ombwdsmon os oeddent yn anfodlon â'i ymateb i gŵyn.

Nodwyd y nifer isel o gwynion cam 2 a oedd yn awgrymu bod y cwynion cam 1 mwy anffurfiol yn cael eu datrys gan swyddogion.

Diolchodd y Cadeirydd i'r ddau swyddog am y cyflwyniad ac atgoffodd yr aelodau bod gan y pwyllgor ddyletswydd statudol i dderbyn crynodeb blynyddol o gwynion. Roedd cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys y cyfrifoldeb i adolygu ac asesu gallu'r cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

Ymhellach i'r cyflwyniad trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·           Cymerwyd cwyn ymlaen gan Gomisiynydd y Gymraeg, a oedd yn eistedd y tu allan i'r prosesau Cwynion Corfforaethol.

·           Roedd un gŵyn yn erbyn y Gymraeg. Cadarnhawyd y gallai unigolion gwyno yn Gymraeg neu Saesneg ar ddechrau'r broses.

·           O fewn y tîm roedd siaradwr Cymraeg a allai gynorthwyo gyda chwynion drwy gyfrwng y Gymraeg.

·         Roedd cwynion ysgolion ar wahân i'r gweithdrefnau cwynion corfforaethol. Mae gan ysgolion eu gweithdrefn gwyno eu hunain. Roedd hi'n anarferol i'r awdurdod ymyrryd â chwynion yn erbyn ysgolion.

·           360 yw'r system a gomisiynwyd gan y cyngor yn 2019. Roedd y system 360 ar draws y cyngor, fe'i defnyddiwyd ar gyfer ystod eang o gyfleusterau gan gynnwys cwynion a chanmoliaeth. Diffiniad yr ombwdsmon o gŵyn oedd rhywun sy'n anfodlon â mater sydd eisiau ymateb gan y cyngor. Fodd bynnag, os mai dyma'r tro cyntaf i fater gael ei adrodd byddai'n cael ei ystyried yn gais am wasanaeth. Os mai hwn oedd y lle cyntaf rhoddwyd gwybod i'r awdurdod am fater; Safbwynt yr Ombwdsmon oedd y dylai'r Cyngor gael cyfle i ymateb i'r mater hwnnw yn y lle cyntaf. Byddai'n dod yn fater o gŵyn pe bai yna ddychweliad i'r cyngor gyda'r un cais.

·           Awgrymodd yr Aelodau adolygiad i'r tablau a gynhwysir yn yr adroddiad er hwylustod a thryloywder. Awgrymwyd hefyd y dylid cynnwys ffigurau i'r adroddiadau i ddangos maes gwasanaeth a nifer y cwynion a wnaed yn erbyn maes penodol. Roedd dadansoddiad o'r cwynion a gofnodwyd yn erbyn pob gwasanaeth ar gael os oedd yr aelodau eisiau'r wybodaeth honno.

·          Awgrymodd y Cadeirydd ar gyfer adroddiadau a gyflwynwyd i'r pwyllgor y dylid cynnwys nodyn cyfeirio at Gylch Gorchwyl y pwyllgor yn yr adroddiad eglurhaol mewn perthynas â'r adroddiad sy'n cael ei gyflwyno.  

·         Dywedodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol mai ei gyfrifoldeb ef oedd symud drwy'r cwynion. Rhoddwyd gwybodaeth i'r aelodau am achosion na chafodd eu cofnodi fel cwynion.

·         Roedd y terfynau amser ar gyfer ymateb i gwynion fel a ganlyn - Cam 1: 10 diwrnod gwaith a Cham 2: 20 diwrnod gwaith. Dim ond cwyn cam 2 y mae'r Ombwdsmon yn ei dyfarnu, byddai cwynion pob cam 1 yn cael eu dosbarthu fel cwyn anffurfiol. Mae swyddogion Sir Ddinbych yn trin cwynion cam 1 yn eithaf ffurfiol. Credwyd y gallai hynny effeithio ar nifer y cwynion sy'n symud ymlaen i gwynion cam 2.

·         6 mis oedd y ffrâm amser i achwynwyr roi cwyn gorfforaethol yn ffurfiol a 12 mis ar gyfer cwynion yn erbyn y gwasanaethau cymdeithasol.

·         Mae materion rhyddid gwybodaeth yn gwynion a wneir i Swyddogion y Comisiynydd Gwybodaeth.

·         Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cyflwyno'r adroddiad i'r pwyllgor ar adroddiad blynyddol. Roedd yr aelodau yn cytuno. 

·         Roedd yn bwysig cofnodi canmoliaeth ar y system 360. Mae'n broses i unigolion gwblhau canmoliaeth felly teimlwyd ei bod yn bwysig nodi. Cyflwynwyd adborth ar ganmoliaeth yn ôl i swyddogion y maent yn ymwneud â nhw.

·         Aelod Arweiniol y gwasanaeth hwn oedd y Cynghorydd Julie Matthews.

·         O fewn y system 360 mae'n cynnwys adran orfodol sy'n gofyn am welliannau i wasanaethau a dysgu o gwynion er mwyn sicrhau bod gwasanaethau'n cydnabod meysydd y gallant wella a dysgu ohonynt. Roedd yn caniatáu i swyddogion nodi tueddiadau a rhoi prosesau ar waith i wella'r gwasanaeth yn y maes hwnnw. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y drafodaeth fanwl.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi cynnwys yr adroddiad.