Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan Arweinydd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) yn ceisio argymhellion gan y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'r Cyngor Sir ar y newidiadau angenrheidiol i'r Cyfansoddiad, gan ddarparu ar gyfer trefniadau newydd ar gyfer yr Asesiad Perfformiad Panel sy'n ofynnol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Helen Vaughan-Evans y Pennaeth Gwasanaeth newydd ar gyfer Cymorth Corfforaethol, Perfformiad, Digidol ac Asedau ynghyd â Iolo McGregor Arweinydd y Tîm Cynllunio a Pherfformiad Strategol.

Croesawodd y Cadeirydd swyddogion i'r cyfarfod.

Diolchodd y Pennaeth Gwasanaeth ar gyfer Cymorth Corfforaethol, Perfformiad, Digidol ac Asedau i'r Cadeirydd a'r Swyddog Monitro am y cyflwyniad. Cyflwynodd hi, ynghyd â'r Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformio, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Clywodd yr aelodau fod yr adroddiad yn gofyn am gefnogaeth yr Aelodau ar gyfer y newidiadau angenrheidiol i'r Cyfansoddiad, gan ddarparu llety Newydd trefniadau ar gyfer yr Asesiad Perfformiad Panel sy'n ofynnol gan y Lleol Deddf Llywodraeth ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cadarnhaodd swyddogion eu bod wedi aros am y canllawiau gan CLlLC cyn mynychu'r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad wedi bod er mwyn caniatáu i aelodau weld y camau arfaethedig a thrafod unrhyw bryderon. Gadawodd y ddeddfwriaeth yn ei hyblygrwydd yr awdurdod mewn ffrae gan ei fod yn caniatáu gwneud lefel o ddewis yn y cyfansoddiad. Bu'n tywys aelodau i'r manylder a gynigiwyd i'r broses ei dilyn. Roedd y broses a awgrymwyd yn gyson â'r prosesau sydd ar waith ar hyn o bryd megis polisïau cynllunio neu benderfyniadau cyllidebol mai cyfrifoldeb y weithrediaeth fyddai â golwg gyffredinol ar sut y cafodd y broses ei datblygu. Teimlwyd ei bod yn briodol bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn rhoi arweiniad ar gyfeiriad y gwaith cwmpasu cyn i banel gael ei gynnull. Dywedodd y ddeddfwriaeth mai mater i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fyddai derbyn yr adroddiad a dderbyniwyd gan y panel i drafod a rhoi argymhellion.

Roedd y ddeddfwriaeth yn nodi pwy oedd yn ofynnol i eistedd ar fanylion y panel a oedd wedi'u cynnwys er gwybodaeth i'r aelodau.  

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr adroddiad a'r cyflwyniad manwl.

Ar y pwynt hwn, denodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd ddatganiad personol wrth iddo

 Roedd yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Ymatebodd swyddogion i gwestiynau am wahanol agweddau ar yr adroddiad, fel a ganlyn –

·         Roedd y ddeddfwriaeth yn mynnu bod yn rhaid i'r panel berfformio o leiaf unwaith yn ystod gweinyddiaeth. Cyn y Ddeddfwriaeth newydd, cynhaliwyd asesiadau corfforaethol gan Archwilio Cymru yn flaenorol bob pum mlynedd. Y rheswm hefyd yw faint o waith sy'n gysylltiedig â chwblhau asesiad perfformiad panel. Cynhaliwyd yr asesiad gan gymheiriaid yn flynyddol.

·         Teimlai'r Aelodau y byddai dilyn y canllawiau a'r gwasanaethau a osodwyd gan CLlLC yn fuddiol.

·         Roedd yr Aelodau'n falch o nodi bod y cyfeiriad penodol at gymuned fusnes yn rhan bwysig o'r broses.

·         Sgyrsiau cyffyrddiad ysgafn â CLlLC i fynegi bwriadau'r awdurdod ar gyfer yr amseru i gynnal yr asesiad. Ni dderbyniwyd unrhyw adborth i awgrymu y byddai hynny'n fater yn ôl.

·         Roedd gan y tîm gwella un pwynt cyswllt yn y cyngor a gafodd ei enwebu i gynorthwyo gyda chydlynu, y pwynt cyswllt hwnnw ar gyfer yr awdurdod fyddai'r tîm perfformiad.

·         Yn ystod wythnos y gwaith maes, byddai adborth rheolaidd yn cael ei roi i'r tîm cyswllt yn yr awdurdod byddai hyn yn cefnogi cywirdeb y broses. Roedd gan yr awdurdod ffenestr 10 diwrnod i ymateb i unrhyw anghywirdebau yn yr adroddiad. Byddai'r adroddiad ffurfiol ar ôl y prosesau blaenorol yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w drafod. Clywodd yr Aelodau ar y pwynt hwnnw y byddai gan yr Aelodau olwg hefyd ar ymateb y rheolwr i'r adroddiad a fyddai'n cynnwys amserlen weithredu gydag amserlen o gamau i'w cwblhau.

·         Dywedodd swyddogion eu bod yn ceisio osgoi'r sefyllfa o dderbyn yr asesiad yn rhy hwyr i weithio gyda hi. Y gobaith oedd y gellid cwblhau'r asesiad ddiwedd yr haf i hydref y flwyddyn nesaf.

·         Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd cael amrywiaeth o unigolion i gymryd rhan yn y drafodaeth. Byddai angen adnoddau i ymgysylltu â'r boblogaeth amrywiol. Byddai amseru'r gwaith yn cael effaith ar faint o adnoddau sydd ar gael gan swyddogion. Pwysleisiodd swyddogion pe bai'r awdurdod yn dilyn model CLlLC, byddai yno swyddogion i'w gweithredu ac ni fyddai'n achosi cost ychwanegol i'r awdurdod.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y drafodaeth fanwl a'r ymateb i gwestiynau'r aelodau.

Roedd

PENDERFYNWYD, Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried y cynnig a amlinellwyd ym mharagraff 4.6 yr adroddiad ac argymell newid i'r cyfansoddiad ar gyfer cymeradwyaeth y Cyngor Sir ar 14 Tachwedd.