Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon a sicrhau ei fod yn cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy (copi amgaeedig).

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo Ddatganiad Cyfrifon 2021/22 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'w gymeradwyo, mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i lunio datganiad o gyfrifon sy'n cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy. Mae'n rhaid i'r cyfrifon a archwiliwyd gael eu cymeradwyo'n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor.

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2021/22, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar 27 Mehefin 2022. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 27 Gorffennaf 2022 ac roeddent ar agor i'r cyhoedd eu harchwilio rhwng 15 Gorffennaf ac 11 Awst 2022. Roedd cymeradwyo'r cyfrifon archwiliedig wedi ei ddirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Atgoffodd yr Aelodau o'r nifer o faterion yr oedd yr adran wedi dod ar eu traws wrth gwblhau'r cyfrifon. Y tri phrif fater a godwyd oedd:

·         Roedd gan Archwilio Cymru anawsterau adnoddau gydag oedi cyn dechrau'r archwiliad.

·         Roedd asedau seilwaith, sy'n aros am gadarnhad o gynnwys asedau yn y Datganiad o gyfrifon wedi achosi oedi.

·         Cododd Archwilio Cymru bryder penodol gyda Sir Ddinbych ynghylch y ffordd yr oedd yn cyfrif am asedau tai cyngor.

Roedd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo yn falch bod gwaith wedi cyrraedd y pwynt hwn a diolchodd i swyddogion Archwilio Cymru am y gefnogaeth a'r cyfathrebu drwy gydol y broses.

Arweiniodd Mike Whiteley, cynrychiolydd Archwilio Cymru aelodau drwy adroddiad Archwilio Cymru sydd ynghlwm wrth eitem yr agenda. Diolchodd i'r tîm cyllid o fewn Cyngor Sir Ddinbych. 

Trafodwyd rhai o'r canfyddiadau allweddol a gynhwysir yn yr adroddiad. Gan gynnwys manylion y mater pwysig fel y nodwyd uchod. Cafodd manylion am ganfyddiadau Archwilio Cymru eu cynnwys. Amlygwyd hefyd bod yr oedi'n debygol o effeithio ar y ffi archwilio derfynol a godir am y gwaith.

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r pedwar atodiad a oedd ynghlwm wrth adroddiad yr Archwiliad a oedd yn cynnwys y Llythyr Cynrychiolaeth Terfynol. Roedd yn gais i'r llythyr gael ei ddarparu ynghyd â'r datganiadau ariannol yn dilyn cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio heddiw. 

Ar ran y Pwyllgor cynigiodd y Cadeirydd ei ddiolch am y gwaith a wnaed i gynhyrchu'r Datganiad Cyfrifon i Archwilio Cymru a Swyddogion Cyllid. Diolchodd hefyd i'r adran gyllid am y cyfathrebu â Llywodraethu ac Archwilio ar y cynnydd yn ystod yr oedi.

Ymhellach i'r cyflwyniad trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·         Roedd capasiti o fewn Archwilio Cymru yn faes heriol i'w recriwtio hefyd. Yn ddiweddar penodwyd Arweinydd Archwilio ac Uwch Archwiliwr newydd yng Ngogledd Cymru. Roedd y sefyllfa ar draws Cymru yn heriol. Roedd disgwyl i rowndiau recriwtio pellach gael eu cynnal ar ddiwedd 2023.

·         Nid oedd gan swyddogion y ffigurau i'w rhannu o'r gwahaniaeth yn asedau stoc tai cyngor. Nid oedd y gwahaniaeth mor fawr ag a ragwelwyd gyntaf gan swyddogion. Roedd yn newid sylweddol yr oedd angen ei newid. Bu'n rhaid cwblhau'r gwaith er mwyn sicrhau nad oedd y ffigwr yn gamgymeriad materol.

·         Codwyd dau fater mewn perthynas ag annedd y cyngor, un yn fater cenedlaethol a oedd yn ymdrin ag adolygu gwerth asedau ar ddiwedd y flwyddyn i sicrhau nad oeddent yn cael eu camddatgan deunyddiau. Roedd y pryder arall yn fwy penodol i Gyngor Sir Ddinbych. Roedd materion tebyg mewn awdurdodau eraill wedi cael eu nodi o'r blaen. Mae cyfathrebu ar dueddiadau mater a geir yng Nghymru yn cael eu cyfathrebu â swyddogion cyllid i wneud awdurdodau'n ymwybodol. 

·         Cododd yr Aelodau bwysigrwydd cwblhau archwiliadau yn amserol.

·         Diolchodd y Cadeirydd a'r Aelodau i'r swyddogion am y wybodaeth a ddosbarthwyd i'r Aelodau ar y Datganiad Cyfrifon.

·         Roedd yn rhaid gosod lefel y materoldeb fel canllaw ar sut y cyfeiriodd archwilwyr brofion a chanfyddiadau adrodd. Y meincnod a ddefnyddiwyd i osod y ffigwr oedd 1% o wariant gros y cyngor. Yn hanesyddol roedd swyddogion cyllid wedi ymdrechu i ddiwygio'r holl wallau, gan fod y terfynau amser ar gyfer cwblhau cyfrifon wedi symud ymlaen yn y flwyddyn yr unig ffordd y gallai'r cyfrifon fodloni'r terfynau amser hynny oedd peidio â chwblhau rhai o'r cywiriadau a nodwyd.

·         Teimlai'r swyddogion ei fod allan yr awdurdod mewn sefyllfa well wrth symud ymlaen, drwy gwblhau'r gwaith angenrheidiol ar y materion. Y gobaith oedd y byddai prosesau a systemau yn y dyfodol yn ychwanegu budd i waith swyddogion.

·         Gwerthfawrogwyd asedau tai ar broses dreigl 5 mlynedd. Oherwydd y cynnydd mewn chwyddiant, nid oedd hynny'n dderbyniol bellach a 5 mlynedd roedd yn rhy hir.

·         Dibynnwyd gwerthusiadau asedau craidd gan y tîm prisio mewn eiddo sydd hefyd yn gwneud y gwaith arolygu. Cafodd nifer o arbenigeddau ar draws yr awdurdod fewnbwn hanfodol i'r Datganiad Cyfrifon.

·         Cadarnhaodd swyddogion cyllid eu bod yn dal i fod ar y gweill i weithredu cam un y cyfriflyfr newydd ym mis Ebrill 2024. Y gobaith oedd y bydd y gwaith yn dechrau ar weithredu cam 2 yn yr haf.

Aelodau

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi cynnwys yr adroddiad ac yn cymeradwyo blwyddyn ariannol y Datganiad Cyfrifon 2021/22.