Eitem ar yr agenda

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Adroddodd yr Aelodau am eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn –

·       Adroddodd yr Aelod Annibynnol Samuel Jones ar gyfarfod Cyngor Cymuned Llandyrnog a gynhaliwyd am 7pm ar 18 Gorffennaf 2023, a oedd yn gyfarfod wyneb yn wyneb, heb aelod o’r cyhoedd yn bresennol.   Roedd y Cadeirydd a’r Clerc yn hynod effeithlon, a bu i fwyafrif y cynghorwyr gymryd rhan yn y cyfarfod.   Ceisiwyd datganiadau o gysylltiad ar ddechrau’r cyfarfod, gydag un datganiad yn ddiweddarach yn y cyfarfod gan gynghorydd a gyrhaeddodd yn hwyr, er nad oedd yn glir a oedd yn gysylltiad personol neu’n un personol sy’n rhagfarnu, ac ni wnaed cyfranogiad yr aelod yn yr eitem yn glir.   Ar y cyfan, cynhaliwyd cyfarfod proffesiynol, ac roedd yn dda gweld bod aelodau’n rhagweithiol yn eu cymunedau, ac roedd y drafodaeth yn adeiladol.   Roedd yn hawdd cysylltu â’r Clerc ac roeddent yn ymateb i negeseuon.

·       Yn absenoldeb yr Aelod Annibynnol Anne Mellor, darllenodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei hadroddiad ar gyfarfod diweddar Cyngor Cymuned Llanarmon yn Iâl.   Roedd y cyfarfod yn un prysur, ac fe gadwodd y Cadeirydd cymwys drefn ar y cyfan ac arwain yr aelodau drwy’r cyfan gyda chymorth y Clerc hynod brofiadol.   Yn anffodus, roedd y Clerc yn llenwi’r bwlch nes y ceir rhywun yn eu lle.   Roedd rhywfaint o aflonyddwch yn y Cyngor Cymuned gydag aelodau wedi ymddiswyddo ac aelodau newydd yn dechrau yn eu swydd.   Teimlir y byddai ymweliad arall yn ddefnyddiol yn y dyfodol agos ac y croesewir cefnogaeth y Pwyllgor Safonau.

·       Adroddodd y Cadeirydd ar gyfarfod hybrid Cyngor Sir Ddinbych a gynhaliwyd am 10am ar 5 Medi 2023, a oedd wedi’i ddarlledu’n fyw.   Roedd presenoldeb da yn y cyfarfod, ond roedd yn gyfarfod hir a gadawodd rhai o’r aelodau cyn y diwedd.  Roedd swyddogion yn bresennol yn yr ystafell ac ar-lein ac roedd yn anodd cadarnhau a oedd y rhai yn oriel y cyhoedd yn swyddogion neu’n aelodau o’r cyhoedd, er y daeth dau aelod o’r cyhoedd i ofyn cwestiynau ac anogodd y Cyngor fwy o gyfranogiad gan y cyhoedd.   Roedd datgan cysylltiad ar y rhaglen a darllenwyd datganiad gydag un cysylltiad yn cael ei ddatgan ac fe weithredodd yr aelod yn unol â’u datganiad.   Roedd pedwar mater brys wedi’u hychwanegu.   Roedd yr holl aelodau a’r swyddogion yn ymddwyn gyda pharch tuag at y Cadeirydd a’i gilydd, ac roedd y Cadeirydd yn sicrhau bod pawb yn cael cyfle i siarad.   Ni chaniataodd newid i gynnig yn ystod un o’r trafodaethau gan ei fod yn teimlo ei bod yn rhy hwyr yn y broses i wneud hynny.   Sicrhaodd y Cadeirydd bod y cyfarfod yn cael ei gynnal yn llyfn ac effeithlon, ac yn arwain yr aelodau i ganolbwyntio ar y drafodaeth yn barchus.   Codwyd pwyntiau o drefn a’u datrys yn ddigonol.   Rhoddodd y Swyddog Monitro gyngor ac eglurhad yn ystod y cyfarfod i gefnogi’r Cadeirydd a’r cynghorwyr.   Nodwyd nad oedd y weithdrefn bleidleisio yn sicrhau bod y cynghorwyr sy’n mynychu ar-lein yn gallu pleidleisio’n ddi-enw.   Felly, cafodd y cyfarfod ei gynnal yn dda, gan annog trafodaeth, roedd yr ymddygiad yn dda ac yn broffesiynol.     

Tynnodd yr aelodau sylw at yr angen i gytuno ar fethodoleg o ran sut i ddarparu adborth mewn modd cadarnhaol a rhagweithiol ar ôl mynychu cyfarfodydd.   Cadarnhawyd y dull a gytunwyd yn flaenorol bod materion sylweddol neu frys yn cael eu rhannu gyda’r Swyddog Monitro.   Cafwyd trafodaeth helaeth ar fanteision darparu adborth unigryw i’r cynghorau unigol ac adborth cyffredinol i’r holl gynghorau i rannu arferion gorau, yn enwedig o ystyried mai dim ond cyfran o’r cynghorau fyddai wedi derbyn ymweliad.  Mynegwyd safbwyntiau gwahanol o ran sut i symud ymlaen ac fe drafodwyd y rhain gan arwain at gydsyniad y byddai’n gwrtais darparu rhyw fath o gydnabyddiaeth ac adborth unigol ar ôl ymweliad mewn modd cytbwys a chefnogol.  Cytunwyd hefyd y dylid cyflwyno adborth cyffredinol a negeseuon allweddol / themâu cyffredin i’r holl gynghorau fesul chwarter ar ôl derbyn adroddiadau’r aelodau ar bresenoldeb yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD –

(a)      y dylid nodi’r adroddiadau llafar oddi wrth aelodau a fu yn y cyfarfodydd, a

(b)      bod y fethodoleg ar gyfer adborth yn dilyn mynychu cyfarfodydd yn cael ei chytuno fel a ganlyn –

-       os bydd unrhyw bryderon, dylai’r Swyddog Monitro gysylltu â Chlerc neu Gadeirydd y Cyngor;

-       mewn perthynas â Chynghorau unigol sydd wedi derbyn ymweliad, cyflwynir llythyr i’r Cyngor hwnnw gydag adborth ar ôl pob Pwyllgor Safonau, a

-       cyflwyno adborth di-enw gan y Pwyllgor Safonau i’r holl Gynghorau Tref/ Dinas/ Cymuned fesul chwarter, mewn e-bost /llythyr.