Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf y gwasanaeth Arhwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, rhoi sicrhad, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran hyrwyddo gwelliannau.

9.50am – 10.05am

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (PGAM) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i ddiweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd gyda gyrru gwelliant.

Fe amlygodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol rannau arbennig o’r adroddiad fel a ganlyn –

• cynnydd gyda chyflenwi’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2012/13
• adroddiadau archwilio mewnol diweddar a gyhoeddwyd ynglŷn ag Ysgol Dinas Brân, Llangollen a Darpariaeth Dysgu Cymunedol Oedolion – Llywodraeth Cymru 2011 – 12
• ymateb rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol
• Perfformiad Archwilio Mewnol a mesurau allweddol.

Nododd Aelodau’r cynnydd da a wnaethpwyd yn erbyn y Strategaeth Archwilio mewnol a’r angen i adolygu’r Strategaeth fel y bo’n briodol er mwyn adlewyrchu blaenoriaethau cyfnewidiol y Cyngor.  Roedd y pwyllgor yn falch hefyd o nodi’r ddau adroddiad archwilio positif a dderbyniwyd ers eu cyfarfod diwethaf yn dangos cyfraddiad sicrwydd uchel.  Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol at nifer o adroddiadau archwilio a oedd yn agos at eu cwblhau ac a fyddid yn cael eu cylchredeg i aelodau’r pwyllgor yn fuan.  O ran ymateb rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol nid oedd yna unrhyw gamau’n dal ar ôl ar hyn o bryd nac wedi mynd dros y terfyn amser o dri mis ac roedd y system yn gweithio’n dda.  I gloi cyfeiriwyd at y mesurau allweddol a oedd ar y targed i’w cwblhau.

Yn ystod ystyriaeth o’r adroddiad fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol faterion penodedig mewn ymateb i gwestiynau aelodau arnyn nhw, yn enwedig o ran statws a chylch gwaith gwahanol aseiniadau archwilio.  Fe drafododd y pwyllgor hefyd nifer o faterion penodol efo Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

• fe ystyriodd aelodau’r chwe risg uchel yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ac fe adroddodd PGAM ar gynnydd y gwaith yn y meysydd unigol hynny.  Fe atgoffaodd aelodau y byddai’r Gofrestr yn cael ei diweddaru’n rheolaidd a byddai Archwilio Mewnol yn asesu a oedd y risgiau’n cael eu rheoli’n gadarn ac yn cael sylw.  Trafodwyd y ddau risg canlynol yn fanylach –

-          y risg nad oedd seilwaith TGCh strategol yn galluogi gwelliant ac yn cynorthwyo newid -roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud peth gwaith ar y Strategaeth TGCh a fyddai’n lleihau swm y gwaith a fyddai’n ofynnol gan y Gwasanaethau Archwilio Mewnol

-          y risg fod yr amser a’r ymdrech a fuddsoddwyd mewn cydweithio’n anghymesur â’r manteision a wireddwyd - fe amlygodd aelodau bwysigrwydd y darn yma o waith a phryderon fod rhai meysydd cychwynnol o gydweithio wedi dod i ben, a’r angen i sicrhau fod cydweithio’n berthnasol ac yn briodol.  Esboniodd  PGAM fod gwaith Archwilio Mewnol yn cael ei gynllunio fel rheol dri mis ymlaen llaw heb unrhyw ddyddiad dechrau wedi ei ddyrannu ar gyfer yr archwiliad hwn hyd yma.  Roedd yn ymwybodol fod rhai gwasanaethau wedi cynnal hunanasesiadau ar weithio cydweithredol y gellid eu defnyddio.  Esboniwyd bod y prosiectau cydweithredol cynharach wedi eu dechrau heb y prosesau cadarn a oedd wedi eu cyflwyno ers hynny dan y Fframwaith Partneriaeth.  Roedd  achos busnes ac asesiad gan y Bwrdd Cydweithredol yn ofynnol ar gyfer prosiectau newydd.  Ychwanegodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) ei bod yn bwysig sicrhau eglurder a mapio prosesau ar gyfer trefniadau partneriaeth a’r ffordd yr oedden nhw’n cael eu rheoli.

• O ran Cludiant o’r Cartref i’r Ysgol (gwasanaeth cydweithredol rhwng Sir Ddinbych a Chonwy) esboniodd y PGAM y gofynnwyd i Archwilio Mewnol edrych ar y gwasanaeth efo Tîm Archwilio Conwy oherwydd materion ariannol a nodwyd yng Nghonwy.  Fe sicrhaodd y pwyllgor fod gwasanaeth Cludiant Cartref i’r Ysgol Sir Ddinbych yn dda a bod unrhyw broblemau a nodwyd yn rhai yn ardal Conwy.  Mewn ymateb i  gwestiynau cadarnhaodd  PGAM na fyddai unrhyw anawsterau ariannol a brofwyd gan Gonwy’n effeithio ar Sir Ddinbych ac y byddai’r adroddiad archwilio terfynol ar gael yn gyhoeddus.  Nodwyd y cafwyd peth cyhoeddusrwydd negyddol ynglŷn â gwasanaeth Conwy a mynegwyd pryderon y gallai enw da Sir Ddinbych ddioddef drwy gysylltiad unwaith y cyhoeddid yr adroddiad.  Er mwyn lliniaru’r potensial o gyhoeddusrwydd negyddol awgrymwyd y gallai datganiad i’r wasg neu ddull tebyg fod yn ddefnyddiol a bod papur briffio i’w roi i aelodau.  Awgrymwyd hefyd y dylid ystyried perfformiad gwasanaeth pan fyddid yn asesu rhinweddau cydweithredu.  Cytunodd  PGAM i godi rheolaeth y materion hynny’n uniongyrchol â'r Pennaeth Priffyrdd a Seilwaith ar y Cyd a chyfeiriodd at y bwriad o gyflwyno adroddiad archwilio terfynol i Bwyllgor Archwilio Conwy ar Fedi 25.  Felly cytunodd aelodau y byddai’n amserol i’r pwyllgor hwn ystyried yr adroddiad yn eu cyfarfod ar Fedi 26.

• Cyfeiriwyd at effaith y diwygio lles ar y sir a chadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod gwaith wedi ei wneud yn Refeniw a Budd-daliadau ynglŷn â hynny.  Roedd Penaethiaid Refeniw a Budd-daliadau a Chyllid ac Asedau wedi bod mewn cyfarfodydd y Grwpiau Aelodau Ardal i rannu gwybodaeth ystadegol ac i drafod yr effaith ar bob ardal.  Roedd gwybodaeth felly ar gael i’r holl aelodau.

I gloi dywedodd  PGAM y dylid dwyn unrhyw faterion y dymunai aelodau eu codi i sylw Archwilio Mewnol neu’r maes gwasanaeth perthnasol i ymchwilio iddyn nhw yn y lle cyntaf.

PENDERFYNWYD  –

(a)       yn amodol ar sylwadau’r aelodau uchod, derbyn a nodi’r adroddiad ar gynnydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol

(b)   cyflwyno’r adroddiad archwilio terfynol ar y gwasanaeth Cludiant o’r Cartref i’r Ysgol i gyfarfod nesaf y pwyllgor ar Fedi 26, 2012.