Eitem ar yr agenda

Derbyn Adroddiad Datganiad Llywodraethu Blynyddol yr Archwilio Mewnol 202-23 (copi amgaeedig).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-2023 i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Bu'n tywys aelodau drwy bob adran y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (Atodiad 1). 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gyhoeddi Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLB). Eglurwyd bod yr DLB yn rhan o'r Datganiad Cyfrifon. Fe'i cyflwynwyd i'r aelodau ar wahân i ganiatáu i aelodau drafod ac adolygu'r DLB ar ei deilyngdod ei hun. Roedd yr adroddiad yn ymchwiliad trylwyr ar y swyddogaethau llywodraethu o fewn y cyngor. Yn seiliedig ar hunanasesiad ac adroddiadau a gyflwynwyd i bwyllgorau drwy gydol y flwyddyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiadau a chasglwyd gwybodaeth a'i chyfuno o ystod o feysydd gwasanaeth. Paratowyd y datganiad yn unol â'r canllawiau a gynhyrchwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg a Chymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch Reolwyr Awdurdodau Lleol. Arweiniwyd yr aelodau drwy'r penaethiaid craidd a oedd yn sail i'r fframwaith.

Roedd y Datganiad Llywodraethu yn cynnwys meysydd o amgylch y cyfranwyr allweddol at ddatblygu a datblygu'r fframwaith llywodraethu. Cynhwyswyd gwybodaeth am y gwahanol gyrff cyngor sy'n cefnogi'r fframwaith datblygu ar gyfer llywodraethu da. Ers covid, roedd cyfarfodydd bellach yn cael eu cynnal yn hybrid gydag aelodau yn gallu bod yn bresennol yn bersonol neu ar-lein ac yn gweithio'n dda.

Roedd gwybodaeth am ddangosyddion allweddol wedi'u cynnwys ar feysydd perfformiad allweddol o fewn yr awdurdod. Cadarnhaodd nad oedd unrhyw sicrwydd neu isel wedi ei roi dros y 12 mis.

Arweiniwyd yr Aelodau drwy'r camau a gymerwyd mewn ymateb i Ddatganiad Llywodraethu a Chamau Gwella 2021/22 sy'n codi o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol am gyflwyno'r adroddiad.

Wrth ymateb i gwestiynau'r aelodau mae'r Prif Archwilydd Mewnol a'r swyddogion:

·         Dylai grantiau lefelu wedi'u cadarnhau a grantiau eraill a dderbynnir gyfrannu at gronfeydd yn lle cyllid yr UE yn dilyn yr ymadawiad o'r UE.

·         Roedd ymgysylltu â busnesau wedi digwydd yn ystod y cyfnod. Nid oedd yr ymgysylltiad wedi bod mor gynhyrchiol ag y gobeithiwyd. Y nod oedd ymgysylltu â'r holl randdeiliaid yn Sir Ddinbych. Roedd cyswllt wedi ceisio gyda'r holl randdeiliaid. Mynegodd yr Aelodau bryder nad oedd nifer yr ymgysylltu wedi bod yr hyn a obeithiwyd, a phwysleisiodd bwysigrwydd parhau i hyrwyddo ymgysylltu â'r awdurdod. Y gobaith oedd y gellid gwneud mwy i ymgysylltu'n well yn enwedig â busnesau a busnesau ymbarél yn Sir Ddinbych. Yn rhan o'r strategaeth gyfathrebu, cafodd busnesau eu cynnwys wrth gysylltu â swyddogion yr awdurdod.

·         Roedd yr Aelodau'n ymwybodol o nifer o gamau gweithredu wedi'u cyflwyno.

·         Awgrymodd y Cadeirydd welliant i'r argymhelliad i'r adroddiad ddarllen 'mae'r pwyllgor yn adolygu ac yn argymell cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2022/23'.

·         Yn ei farn ef nododd y Cadeirydd bwysigrwydd ymrwymiad y Cyngor i lywodraethu da. Yn benodol, gan gyfeirio at saith pennaeth bywyd cyhoeddus ynghyd â'r 3 egwyddor ychwanegol ar gyfer Cymru. Dywedodd y swyddog monitro fod y Cynllun Corfforaethol a fabwysiadwyd gan y Cyngor, yn cynnwys ymrwymiad i lywodraethu. Yn benodol, y thema ar gyfer cyngor sy'n cael ei redeg yn dda ac sy'n perfformio'n dda, cyfeiriodd at y saith swyddogaeth llywodraethu craidd. 

·         Awgrymodd y Cadeirydd y dylid trefnu sesiwn hyfforddi ar Reoli Risg cyn i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gael ei chyflwyno i'r pwyllgor ym mis Tachwedd 2023.

·         Roedd camau yn erbyn risgiau diogelu wedi'u cynnwys yn adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol. darparu manylion am y gwaith sy'n cael ei wneud i fynd i'r afael â phob risg a pha reolaethau sydd ar waith o amgylch pob risg.

·         Nododd yr adroddiad rai o'r meysydd risg allweddol i'r awdurdod. Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd cynnwys unrhyw risgiau i lywodraethu'r cyngor.

·         Awgrymodd yr Aelodau welliant i 2.6.4 o'r Datganiad Llywodraethu i adlewyrchu rhai o'r anawsterau a'r oedi a wynebir wrth gau'r Datganiad o Gyfrifon yn ystod y flwyddyn.

·         Awgrymodd y Cadeirydd welliant i farn y Prif Archwilwyr Mewnol, yn ei farn ef nid oedd angen cynnwys manylion salwch a phroblemau recriwtio staff. Roedd adroddiad blynyddol yr Archwiliad Mewnol yn darparu'r manylion hynny.

·         Awgrymodd yr Aelodau y gallai'r rhestr o ardaloedd Gwella a nodwyd yn 2023/24 gael eu rhestru yn nhrefn meysydd mawr i fach, angen gwella. Byddai'n caniatáu canolbwyntio ar flaenoriaethau'r Cyngor.

·         Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod am ailedrych ar brosesau Cynllunio'r Gweithlu yn ddiweddarach. Roedd am sicrhau bod rhai o'r camau allweddol yn cael eu cyflawni erbyn y terfynau amser a bennwyd. Dylid darllen y dyddiad i'w gwblhau erbyn 31/03/24.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol am y gwaith manwl a oedd ynghlwm â chasglu'r wybodaeth a chyflwyno i'r pwyllgor. Awgrymodd yn y tymor hir, y gellid gwneud ymrwymiad i adolygu fformat mwy cyfeillgar i'r defnyddiwr i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r aelodau. 

Roedd pob aelod yn cytuno i ddiwygio'r penderfyniad fel y nodwyd yr adroddiad. Felly, yr oedd;

PENDERFYNWYD, mae'r pwyllgor yn adolygu ac yn argymell cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2022/23 yn amodol ar sylwadau a wneir gan aelodau i gynnwys a chyflwyniad.