Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi amgaeedig) sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cafodd yr aelodau eu diweddaru am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

 

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 7 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor ym mis Ebrill, ac ni chafodd yr un ohonynt sgôr sicrwydd isel. Pump o'r

Dyfarnwyd sgôr sicrwydd uchel neu ganolig i adolygiadau, un adolygiad a

Nid oedd angen sgôr sicrwydd gan ei fod yn adolygiad proses a'r olaf

Cwblhawyd adolygiad ar gyfer Cyngor Tref Rhuddlan. Cafodd crynodebau eu cynnwys er gwybodaeth am 6 o'r adolygiadau a gwblhawyd, nid oedd yr adolygiad a gwblhawyd ar ran Cyngor Tref Rhuddlan wedi'i gynnwys. Y rheswm dros gynnal yr archwiliad hwn oedd oherwydd nad oedd y Cyngor Tref yn gallu recriwtio unrhyw un i gwblhau archwiliad o'r cyfrifon a gofyn am gymorth yr awdurdod. Pwysleisiwyd pwysigrwydd archwilio Cyfrifon Dinas, Tref a Chymuned yn gywir pe bai unrhyw un yn cael eu galw i mewn gan Archwilio Cymru.

Clywodd yr Aelodau ei fod wedi cyfarfod â'r Prif Weithredwr ers y cyfarfod diwethaf a ddaeth i'r casgliad yn y ffurf a newidiodd ychydig. Arweiniodd adolygiad o'r wybodaeth a gyflwynwyd i CET, briffio aelodau a SLT y newid i fformat y ffurflen.  

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r bwrdd a oedd yn rhoi manylion yr adroddiadau a gwblhawyd gan y rheoleiddwyr allanol. Rhoddwyd manylion am statws yr adroddiad a dolenni i'r aelodau i gael mynediad i unrhyw bapurau.

Roedd manylion adroddiadau Archwilio Cymru oedd i fod i gael eu cynnal yn 2023/24 wedi eu cynnwys er mwyn cyfeirio atynt. Roedd y tabl yn wag ar hyn o bryd gan fod yr adolygiadau hynny'n parhau, maen nhw'n dechrau ar wahanol adegau drwy gydol y flwyddyn. Wrth i'r adroddiadau gael eu cyflwyno i'r Prif Archwilydd Mewnol byddai'r tabl hwnnw'n cael ei phoblogi gyda'r wybodaeth berthnasol.

 

Roedd yr ail dabl yn yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth i'r aelodau am adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru sydd i fod i gael eu cynnal yn 2023/24. Byddai'r adroddiadau hyn yn cael eu cynnal ar draws y 22 Awdurdod Lleol ledled Cymru. Unwaith y bydd pob adolygiad wedi'i gwblhau, byddai barn gyffredinol yn cael ei chreu a'i rhoi i bob awdurdod yn manylu ar yr arferion da a drwg.

 

Roedd y trydydd tabl Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol a gynlluniwyd/ar y gweill ychydig yn wahanol, cynhaliwyd yr adolygiad yn erbyn 22 Awdurdod Cymru ond dim ond sampl o ddata gan rai awdurdodau penodol y byddai'n edrych arno.

 

Darparwyd manylion am adolygiadau a chanlyniadau Estyn ar gyfer gwybodaeth aelodau ynghyd ag AGC neu adolygiadau eraill. Byddai'r rhain yn cael eu diweddaru pan fydd mwy o wybodaeth yn cael ei derbyn.

 

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o ddweud bod yr adran archwilio bellach mewn capasiti llawn. Roedd y tîm yn dal i fod yn fabandod gyda 3 swyddog yn hyfforddi ac yn sefyll arholiadau archwilio i fod yn gymwys.

 

Roedd rhaglen flaenwaith yr Archwiliad Mewnol wedi'i darparu er gwybodaeth i'r aelodau. Roedd yn manylu ar waith y bwriedir ei wneud ac unrhyw ganlyniadau adolygiadau wedi'u cwblhau.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o lefel bresennol perfformiad y tîm. Gobeithiwyd gwneud rhagor o waith dros doriad yr haf i edrych ar y safonau.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth – 

·         Roedd yr Aelodau'n falch o nodi bod nifer y staff ar y llwybrau gyrfa wedi dyblu. Braf oedd clywed bod yr adran archwilio yn llawn gallu.

·         Awgrymodd yr Aelodau y dylid cymhwyso'r archwiliad a oedd i fod i ddechrau'n fuan ar drefniadau Partneriaeth, i ddiffiniad eang o bartneriaeth y Cyngor. Teimlwyd ei bod yn bwysig datgan yn glir beth oedd yn cael ei gynnwys yn y gwaith hwnnw a beth oedd ddim.

·           Diolchodd y Cynghorydd Arwel Roberts i'r adran archwilio am y gwaith a gwblhawyd ar ran Cyngor Tref Rhuddlan.

·           Yn aml, y broblem mewn perthynas â gwiriadau DBS oedd oherwydd bod ceisiadau'n cymryd mwy o amser i'w prosesu. Roedd y tîm Archwilio yn fodlon pe gallai ysgolion ddangos proses a oedd ar waith dros dro.

·         Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn gobeithio y byddai TGCh yn gallu adennill y 13% o asedau na chawsant eu hadennill oddi wrth y rhai sy'n gadael. Codwyd y mater gyda'r gwasanaeth a'r gobaith oedd y byddai'n cael sylw dros y 12 mis nesaf.

·          Cynhyrchwyd blaengynllun gwaith yr Archwiliad Mewnol yn flynyddol yn y gobaith o gwblhau cymaint o'r gwaith a fwriadwyd â phosibl. Yn aml, mae nifer o archwiliadau yn cael eu cyflwyno i'r flwyddyn ganlynol oherwydd unrhyw waith ychwanegol sydd ei angen ar rai meysydd neu unrhyw waith ychwanegol a roddir ar y tîm archwilio, megis ymchwiliadau arbennig. Y gobaith oedd y byddai rhwng 50-60% o'r cynllun yn cael ei gwblhau fel isafswm eleni gyda hynny'n cynyddu dros y blynyddoedd canlynol.

·           Codwyd pryderon ynghylch adolygiad cynllunio'r gweithlu. Mynegodd yr Aelodau bryder ynghylch yr anhawster posibl o ran sut mae'r awdurdod yn diffinio sicrwydd canolig a sut y cafodd ei ddyrannu i archwiliadau penodol a gwblhawyd yn bennaf adolygiad Cynllunio'r Gweithlu. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod adolygiad cynllunio'r gweithlu oddeutu 5 maes/cam gweithredu a nodwyd yn flaenorol gan Adnoddau Dynol. Fel rhan o'r adolygiad archwilio roedd y pum maes hynny yn canolbwyntio arnynt ac yn nodi faint o gynnydd yn erbyn y camau gweithredu a gwblhawyd gan Adnoddau Dynol. Er nad oedd ychydig o feysydd wedi'u cwblhau eto, roedd cynnydd ar nifer o feysydd wedi'u cwblhau ac roedd y gwaith yn mynd rhagddo gyda'r camau gweithredu rhagorol. Nodwyd bod nifer o rolau Corfforaethol allweddol wedi cael eu recriwtio a'u penodi yn yr amser a oedd wedi effeithio ar allu'r tîm i gwblhau'r camau gweithredu yn yr amserlen. Pwysleisiwyd hefyd fod dau aelod allweddol o'r tîm staffio wedi gadael, a oedd hefyd wedi effeithio ar y gallu i gwblhau camau a gytunwyd. Adolygodd Archwilio Mewnol y polisi recriwtio a dethol a cheisiodd gael rhagor o wybodaeth a gynhwysir yn y polisi hwnnw.  Roedd y sgôr sicrwydd cyffredinol a ddyfarnwyd yn sicrwydd canolig. Rhoddwyd 2 fater cymedrol ar waith. Rhoddwyd sicrwydd i'r Aelodau y byddai adolygiad dilynol yn cael ei gynnal. Cododd y Cadeirydd bryder hefyd nad oedd digon o gyfeirio at faterion cadw yn y polisi. Roedd yn falch o ddweud bod swyddogion AD wedi cydnabod y pryder hwn yn y cyfarfod Craffu Perfformiad.

·           Dyfarnwyd graddfeydd sicrwydd yn seiliedig ar ddealltwriaeth gyffredin ledled Cymru.

·           Awgrymodd yr Aelodau os oedd ganddynt bryderon penodol ynghylch archwiliadau neu sgoriau sicrwydd penodol, gellid trefnu cyfarfodydd gydag Archwilio Mewnol. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn hapus i drefnu cyfarfodydd all-lein ar gyfer meysydd sy'n peri pryder.

·           Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd defnyddio'r data diweddaraf ar gyfer adroddiadau.

·           Darparwyd hyfforddiant rhyddhau 1 diwrnod i aelodau'r tîm fynychu'r coleg.

·           Roedd y gwaith ar chwythu'r chwiban yn cynyddu, byddai cyfathrebu rhwng y Swyddog Monitro a'r Prif Archwilydd Mewnol ac unrhyw ymchwilwyr i adolygu pob achos yn parhau. Yn ystod y trafodaethau hynny nodwyd pwy oedd yn y sefyllfa orau i ymchwilio i unrhyw hawliadau chwythu'r chwiban. Cyn gynted ag y gwneir hawliad, bydd swyddogion yn casglu gwybodaeth ac yn adolygu'r ffordd orau ymlaen. Ymgynghorwyd â'r Prif Archwilydd Mewnol ar bob achos a godwyd.

·           Cytunodd swyddogion fod recriwtio a chadw yn cael effaith ar y risg diogelu. Ar hyn o bryd cafodd ei godi i'r lefel uchaf o risg yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac roedd yn cael ei fonitro'n agos gan CET. Parhaodd Adnoddau Dynol i wneud popeth posibl i recriwtio a chadw staff.

·          Mae archwiliadau o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn dod o dan Swyddfa Archwilio Cymru. Dros y blynyddoedd diwethaf, mae Archwilio Cymru wedi defnyddio dull rhagweithiol o ofyn am gyfrifon i atal unrhyw weithgaredd twyllodrus. Cadarnhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, Mike Whiteley, bod Archwilio Cymru yn cynnal adolygiadau o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned dros gyfnod o dair blynedd. Byddai canlyniadau'r adolygiadau hynny'n cael eu cyflwyno yn ôl i bob cyngor unigol. 

 

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol ac mae aelodau'n cysylltu â'r Prif Archwilydd Mewnol ynghylch unrhyw bryderon am adolygiadau archwilio megis Cynllunio'r Gweithlu i drafod yn fanwl y tu allan i'r cyfarfod.