Eitem ar yr agenda

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023 (amgaeir copi).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023 i'w hystyried.

Materion cywirdeb –

Tudalen 10 – Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor 2022 i 2023 - Dylai pwynt bwled olaf ond un ddarllen 'Diolchodd yr Aelodau i swyddogion'.

Tudalen 13 – Diweddariad Proses y Gyllideb - Dylai pwynt bwled olaf ond un gyfeirio at yr effaith ar reolaeth fewnol pe bai'r gwasanaeth yn cael ei ailgynllunio.

Tudalen 16 – Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol 2023-24 – Cadarnhaodd y Cadeirydd mai Prif Weithredwr Cyngor Sir Ddinbych oedd wedi gofyn am gyfarfodydd pellach gyda Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Materion sy'n Codi - 

Tudalen 8 – Cofnodion – Rhoddodd y Cadeirydd wybod i'r aelodau ei fod wedi mynychu'r cyfarfod Craffu Perfformiad ym mis Gorffennaf. Dywedodd ei fod wedi gwneud pryderon y pwyllgorau yn hysbys ar lafar am effaith recriwtio a chadw. Yn ei farn ef doedd dim o fewn yr adroddiad oedd yn dangos y pryderon a godwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Codwyd y pryderon ynghylch Gwasanaethau Cymdeithasol a Gwasanaethau Plant, gan gynnwys effaith ehangach anawsterau recriwtio a chadw mewn gwasanaethau eraill yn ystod y drafodaeth. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi bod yn y cyfarfod Craffu Perfformiad ym mis Gorffennaf. Penderfynodd y Pwyllgor Craffu Perfformiad dderbyn adroddiad diweddaru pellach y flwyddyn nesaf a fyddai'n cynnwys gwasanaethau ffurflenni cynrychiolaeth a oedd yn wynebu'r anhawster mwyaf wrth recriwtio a chadw. 

Tudalen 8 – Cofnodion -Datganiad o Gyfrifon – Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod cyfrifon 2021/22 yn agos at gael eu cymeradwyo gan Archwilio Cymru. Roedd ar y trywydd iawn i'w gyflwyno ym Mhwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mis Medi. Roedd cyfrifon drafft 2022/23 wedi dechrau'n dda ac roedd y cyfrifon drafft bron â chael eu cymeradwyo. Y gobaith oedd y gallai'r cyfrifon drafft gael eu rhyddhau i Archwilio Cymru erbyn diwedd Gorffennaf 2023.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, Mike Whiteley, fod cyfrifon 2021/22 bron â chael eu cwblhau. Disgwylir cyfrifon drafft 2022/23. I ddechrau yn y blaenraglen waith adlewyrchwyd y cyfrifon a oedd i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2024. Roedd pob cyngor wedi'i ddyrannu i un o ddwy ran, roedd Cyngor Sir Ddinbych yn rhan 2 a olygai ddyddiad cau Mawrth 2024 ar gyfer cwblhau'r Archwiliad o'r cyfrifon drafft.

Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys cau'r Datganiad Cyfrifon yn y flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod Pwyllgor Mawrth 2024.

Tudalen 10 - Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor 2022 i 2023 – Gofynnodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd a ellid rhoi adborth i'r aelodau ar fesur llwyddiant pob Aelod Arweinydd ar bob thema yn mynd i gael ei adrodd mewn ymgynghoriad â swyddogion. Awgrymodd y byddai adroddiad yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r cyfarfod i'r aelodau. Clywodd yr aelodau bod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i'r Cyngor Sir a'i fod wedi ei gymeradwyo.

Tudalen 18 – Llythyr Estyn – Roedd y Cynghorydd Mark Young yn falch o adrodd bod Ysgol Uwchradd Dinbych allan o fesurau arbennig. Cynigiodd ei ddiolch a'i gefnogaeth i'r staff am y gwaith caled a wnaed i symud yr ysgol yn ei blaen.

Tudalen 16 – Siarter Archwilio a Strategaeth Archwilio Mewnol 2023/24 – Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn cwrdd â'r Prif Archwilydd Mewnol. Awgrymwyd yn amodol ar adnoddau i adolygu'r adroddiad am ffordd ddoethach o adrodd i'r pwyllgor. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n cysylltu ag awdurdodau cyfagos yn gofyn am weld eu hadroddiadau i edrych ar ffordd o gyddwyso'r papurau. Gofynnodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd a oedd modd newid y canllawiau neu'r rheolau ar yr adroddiad hwn i symleiddio'r adroddiad. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n ei godi gyda'r Prif Archwilwyr Mewnol eraill ledled Cymru i gael adborth a barn.

Ymddiheurodd y Swyddog Monitro i'r Pwyllgor am yr oedi wrth gyflwyno'r Adroddiad Chwythu'r Chwiban Blynyddol a'r Adroddiad Llywodraethu ac Archwilio Blynyddol. Ymddiheurodd a chadarnhaodd ei fod wedi bod yn fater o gapasiti a chadarnhaodd y byddai'r ddau adroddiad yn cael eu cyflwyno i'r pwyllgor yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.          

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.