Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Swyddogion Cefnogi y BGC (copi ynghlwm) sy’n hysbysu’r Pwyllgor o’r risgiau sy’n wynebu’r BGC a’r mesurau a gymerwyd i reoli a lliniaru’r risgiau hynny. Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn am sylwadau’r aelodau ar y risgiau a nodwyd a’r mesurau lliniaru a weithredwyd.

Tywysodd y Swyddog Perfformiad a Gwelliant Corfforaethol (CBSC) yr aelodau drwy’r Gofrestr Risg ar gyfer adroddiad y Bwrdd Gwasanaeth Cyhoeddus (dosbarthwyd ymlaen llaw).  Roedd y Gofrestr Risg yn canolbwyntio ar allu’r BGC i gyflawni’r rhwymedigaethau statudol a darparu’r Cynllun Lles. 

Roedd y Gofrestr Risg wedi'i hadolygu a'i thrafod ddiwethaf gan y Bwrdd ym mis Tachwedd 2022. Hysbyswyd yr aelodau y byddai'r Bwrdd yn trafod risgiau a materion y Bwrdd a sefydliadau partner yn fanwl yn y cyfarfod nesaf ym mis Gorffennaf 2023. Credwyd hynny. byddai'n gyfle da i ganfod unrhyw risgiau a phroblemau cyffredin.

Roedd yr adolygiad diwethaf a gynhaliwyd ym mis Tachwedd yn adolygiad manwl a gafodd ei drafod yn dda.  Tywyswyd aelodau at adran 4.2 a oedd yn amlinellu’r hyn a gafodd ei ddiweddaru yn nhermau’r Gofrestr Risg.  Penderfynwyd cynnwys colofn ychwanegol i gynnwys pa gamau gweithredu pellach gall y Bwrdd eu cymryd i leihau’r risgiau a nodwyd ymhellach.  Roedd hefyd yn cynnwys amserlenni i wneud yn siŵr y gall y Bwrdd fonitro’r camau gweithredu yn brydlon.  

Risg BGC 2: Y risg nad oedd sefydliadau partner yn ymroddedig i’r Bwrdd. Bu i’r Bwrdd gynnwys tri cham lliniaru ychwanegol:

• Roedd aelodau’r BGC wedi cytuno i drefnu cyfarfodydd anffurfiol i drafod rhaglenni sydd ar ddod, datblygu perthnasoedd a rhwydweithio.
• Sefydlwyd Cydbwyllgor Craffu i werthuso effeithlonrwydd y BGC.  Roedd y BGC yn gweld y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu fel offer lliniaru risg gwerthfawr.
• Mae cynrychiolwyr oddi ar restr y BGC o gyfranogwyr gwadd yn mynd i gael eu cyfethol i’r Cydbwyllgor Craffu pan fo angen, i drafod eitemau / meysydd gwaith penodol fel ffordd o asesu effeithiolrwydd cynlluniau’r Bwrdd.

Hysbyswyd Aelodau o newid i risg BGC 3: Y risg bod y BGC yn methu sicrhau’r effaith mwyaf posibl y gall ei gyflawni drwy ddull cydweithredol. Roedd y risg yn cynnwys tri cham lliniaru ychwanegol:

·        Cefnogaeth gan y rhwydwaith cydgynhyrchu i sicrhau ei fod yn cydweithio’n llwyddiannus.

·        Sefydlwyd Cydbwyllgor Craffu i werthuso effeithlonrwydd y BGC.   

·        Mae cynrychiolwyr oddi ar restr y BGC o gyfranogwyr gwadd yn mynd i gael eu cyfethol i’r Cydbwyllgor Craffu pan fo angen, i drafod eitemau / meysydd gwaith penodol fel ffordd o asesu effeithiolrwydd cynlluniau’r Bwrdd.

Nododd y Bwrdd risg ychwanegol BGC 6: Y risg bod problemau recriwtio a chadw, sy’n arwain at golli arbenigedd a chapasiti, yn gwaethygu gan arwain at wasanaethau gwael neu annigonol.  Roedd y risg a nodwyd yn codi ymysg yr holl bartneriaid ar draws y BGC ac roedd recriwtio wedi bod yn her ar draws yr holl sefydliadau. 

Roedd copi o’r Gofrestr Risg llawn wedi’i gynnwys ym mhecyn y rhaglen, ac roedd yn cynnwys y sgoriau risg cynhenid a gweddilliol ar gyfer pob un.

Ar ôl cyflwyno’r cyflwyniad, gwahoddwyd aelodau i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.  Trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder:

·         Codwyd pryderon o ran sut oedd cyfarfodydd anffurfiol yn cael eu cynnal, ac felly’n peidio â chynorthwyo tryloywder ac a oedd unrhyw nodiadau neu bwyntiau gweithredu o'r cyfarfodydd hynny'n cael eu cofnodi. Cadarnhawyd bod y cyfarfodydd anffurfiol wedi’u cyfyngu, roedd unrhyw drafodaeth yn y cyfarfodydd hynny yn cael eu cyflwyno’n ffurfiol i gyfarfod y BGC i’w trafod.  Roedd y syniad o gael cyfarfod anffurfiol yn dilyn awgrym o adolygiad gan Archwilio Cymru.  Byddai’r drafodaeth a gafwyd yng nghyfarfod ffurfiol y BGC wedyn yn cael ei chofnodi yng nghofnodion y cyfarfodydd hynny, a gafodd eu rhannu gyda’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu. 

·         Codwyd pryderon o ran yr effaith o beidio ag ymgysylltu â budd-ddeiliaid eraill, a chyfraddau ymateb isel i ymgynghoriadau cyhoeddus.  Anogwyd aelodau i gysylltu â’r Swyddog Perfformiad a Gwelliant Corfforaethol gydag awgrymiadau o ffyrdd o annog y cyhoedd i ymgysylltu â’r Bwrdd neu os oedd ganddynt newidiadau i’w hawgrymu a fyddai’n cryfhau unrhyw un o’r camau lliniaru yn erbyn y risgiau.  Cynghorwyd aelodau bod gwaith y Bwrdd wedi’i lywodraethu gan y Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol.

·         Awgrymodd y Swyddog Gwasanaethau Craffu a Phwyllgor y gall aelodau, fel rhan o drafodaeth y rhaglen gwaith i'r dyfodol, drafod os byddant yn dymuno gofyn i bartneriaid statudol eraill fynychu er mwyn trafod ymrwymiad eu sefydliad i waith y BGC.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr ymatebion manwl i gwestiynau’r aelodau.  Cytunodd aelodau y byddai’n fuddiol gwahodd pob partner y BGC i gyfarfod Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych yn y dyfodol i drafod eu cyfraniadau ystyrlon ac adeiladol i waith y Bwrdd.  

Ar ddiwedd y drafodaeth, drwy bleidlais fwyafrifol:

Penderfynwyd: bod y Pwyllgor, yn amodol ar yr arsylwadau uchod a’r wybodaeth a ddarperir, yn derbyn ac yn cydnabod y risgiau a nodwyd ar Gofrestr Risg Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych ynghyd â’r mesurau lliniaru a roddwyd ar waith i leihau effaith posibl y risgiau hynny pe baent yn digwydd.

Bu i’r Cynghorydd David Carr ymatal rhag pleidleisio i dderbyn yr argymhellion.  Roedd yr holl aelodau eraill a oedd yn bresennol yn cytuno â’r argymhellion.