Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan Bennaeth Dros Dro Gwasanaeth Adnoddau Dynol am Recriwtio, Cadw a Chynllunio’r Gweithlu (copi ynghlwm).

 

10.10am – 10.45am

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad Recriwtio, Cadw a Chynllunio’r Gweithlu (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

 

Mae’r adroddiad hwn yn rhoi gwybodaeth a chynnydd cynllun y gweithlu, gan gynnwys gweithgareddau recriwtio a chadw staff, a data mewn perthynas â throsiant ac absenoldeb salwch ar gyfer 2022/2023.

 

Cytunodd y Cyngor ar gynllun gweithlu ym mis Ionawr 2022, ynghyd â Chynllun Gweithredu i fynd i’r afael â’r blaenoriaethau y cytunwyd arnynt. Cyflwynwyd y cynllun a’r cynllun gweithredu i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ym mis Mawrth 2022. Roedd yr adroddiad cyfredol yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd y cynllun gweithredu.

 

Atodwyd nifer o atodiadau i’r adroddiad gan gynnwys adroddiad archwilio mewnol ar gynllunio’r gweithlu i hysbysu’r Aelodau o gapasiti a gwytnwch. Roedd yr archwiliad yn cadarnhau bod yna fentrau a strategaethau cadarn ar waith i gefnogi’r Cynllun Gweithlu Corfforaethol. 

 

Croesawodd yr Aelod Arweiniol y Swyddogion a oedd yn bresennol i amlinellu prif bwyntiau’r adroddiad.

 

Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Datganodd Adnoddau Dynol bod tri phwnc wedi’u hamlygu oddi fewn yr adroddiad, a’r rhain oedd Recriwtio, Cadw ac Absenoldeb Salwch. Diolchwyd i’r Tîm Archwilio Mewnol am eu Harchwiliad o’r Cynllun Gweithlu a chroesawyd argymhellion o’r Archwiliad.

 

Rhoddwyd trosolwg o’r adroddiad i’r Aelodau:-

 

·       Darparwyd ystadegau trosiant yn atodiad 2 o’r adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr ystadegau trosiant ar sail y nifer o adawyr sydd yn gadael y sefydliad. Roedd ffigwr trosiant y sefydliadau'r uchaf yr oedd wedi bod yn y 6 blynedd diwethaf ac yn 11.6%. Fodd bynnag, roedd hyn dal yn unol â’r ffigurau cyfartaledd cenedlaethol y DU.

·       Roedd y tueddiadau yn unol ag ystadegau’r DU.

·       Roedd trosiant staff mewn adrannau benodol yn uwch ac roedd y rhain yn cael eu hymdrin drwy’r dulliau a restrir o fewn yr adroddiad.

·       Roedd y sefydliad yn recriwtio mwy o staff na 12 mis yn ôl.

·       Roedd recriwtio yn digwydd yn y mwyafrif o adrannau, fodd bynnag, roedd rhai swyddi a hysbysebir yn cymryd amser hirach i recriwtio nag eraill.

·       Y maes fwyaf o ffocws ar gyfer recriwtio oedd mewn Gofal Cymdeithasol.

·       Roedd y sefydliad wedi cynnal gweithdai recriwtio ac yn edrych ar gynnydd graddfa gyrfa i staff presennol a lle bo’n bosibl y diwygiadau yn cael eu hystyried mewn perthynas â thelerau ac amodau.

·       Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Roedd AD yn gweithio gyda Chynghorau eraill ar sail genedlaethol i fynd i’r afael â phroblemau tâl gyda staff asiantaeth.

·       Roedd y tîm AD yn teilwra eu cefnogaeth i fodloni anghenion y rolau a oedd yn cynnwys llenwi ffurflenni gais a defnyddio’r adnoddau marchnata cywir i hysbysebu.

·       Roedd yr arfer gorau'r awdurdod lleol a’r DU yn cael ei adolygu i sicrhau bod y sefydliad yn gwneud y gorau o gyfleoedd recriwtio.

·       Y ddau rwystr sy’n wynebu recriwtio o fewn y sefydliad yw gweithio hyblyg a thâl.  Roedd cyfraddau cyflog awdurdod lleol ar gyfer rhai swyddi yn is na’r rheiny ar gyfer swyddi tebyg o fewn cyrff cyhoeddus eraill.  Fodd bynnag, cytunwyd bod cyfraddau tâl yn cael eu cytuno ar lefel cenedlaethol a ddim ar sail leol, felly roedd pwerau’r Awdurdod mewn perthynas â chyfraddau tâl amrywiol yn eithaf cyfyngedig. 

Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Parhaodd AD i roi trosolwg o absenoldeb o ran salwch i Aelodau:-

·       Y cyfartaledd diwrnodau a gollwyd oherwydd salwch yn 2022/2023 oedd 9.5, a oedd yn ychydig o leihad ar y flwyddyn flaenorol.

·       Roedd Cyngor Sir Ddinbych yn parhau i fod yn un o’r cynghorau arweiniol yng Nghymru o ran rheoli absenoldeb.

·       Roedd polisi monitro absenoldeb cadarn mewn lle.

·       Roedd straen personol gweithwyr wedi lleihau.

·       Roedd absenoldeb oherwydd Covid wedi parhau yn un o’r prif resymau dros absenoldeb yn ystod y 12 mis diwethaf, fodd bynnag roedd hyn oherwydd sut yr oedd data wedi’i gofnodi a chyfnodau hunan-ynysu yn dod i ddiwedd.

·       Anogwyd sgyrsiau am iechyd a lles ac roeddynt yn digwydd yn rheolaidd gyda chyfarfodydd 1 i 1 gorfodol mewn lle i holl weithwyr o fewn y sefydliad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro: AD am eu hadroddiad a chroesawyd cwestiynau gan Aelodau.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Dywedodd y Pwyllgor Llywodraethu a Busnes i’r Aelodau bod marchnad llafur anodd ar hyn o bryd a bod anawsterau gyda recriwtio o fewn y sefydliad, fodd bynnag roedd y sefydliad yn recriwtio a pharhau i ddefnyddio dulliau arloesol a chreadigol i fynd i’r afael â’r mater.

 

Nododd Aelodau bod yr adroddiad yn amlygu’r prif fater sydd yn wynebu pob cyngor.

 

Gofynnodd yr Aelodau os oedd diffyg cynllunio parhad busnes ar gyfer swyddi oedd yn wag am gyfnodau hir, yn effeithio ar drosglwyddo cyfrifoldebau i staff newydd.  Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Dywedodd AD bod cynllun olyniaeth mewn lle a bod y tîm AD yn siarad gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn rheolaidd.  Teimlwyd bod y materion recriwtio a chadw cyfredol yn cael effaith ar barhad busnes.

Gofynnodd Aelodau a oedd colli staff profiadol yn arwain at golli gwybodaeth, gan y byddai unigolyn newydd angen amser i gynyddu sail gwybodaeth ddigonol i’w galluogi i gyflawni eu rôl yn effeithiol.  Hysbysodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol yr Aelodau nad oedd trosglwyddiadau statudol wedi bod mewn lle o fewn y sefydliad, fodd bynnag fel y nodwyd roedd cynlluniau olyniaeth mewn lle o fewn adrannau.

 

Gofynnodd yr Aelodau am derfynau amser o ran pryd roedd swydd yn cael ei hysbysebu. Er enghraifft, pan roedd rhywun yn ymddiswyddo, roedd y swydd yn cael ei hysbysebu’n syth. Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Dywedodd AD pan maent yn cael ymddiswyddiad, mae’r swydd yn cael ei hysbysebu cyn gynted â phosib ar ôl ystyried os oes dal angen y swydd neu os ellir ei ddiwygio.

 

Ar yr adeg hon yn y cyfarfod gwahoddodd y Cadeirydd David Stewart, Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i annerch y Pwyllgor. Hysbysodd yr Aelodau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi codi pryderon ynghylch recriwtio a chadw o fewn y Gwasanaethau Plant yn dilyn adroddiad Arolygiaeth Gofal Cymru a ddaeth i law ym mis Hydref 2022. Roedd yr adroddiad yn adnabod anawsterau recriwtio a chadw o fewn y Gwasanaethau Plant ac effeithiau hyn ar ddefnyddwyr gwasanaeth. Dywedodd David Stewart bod ei Bwyllgor yn benodol bryderus am effaith recriwtio a chadw ar lywodraethu’r Cyngor ar y cyfan.

 

Diolchodd y Cadeirydd i David Stewart am sylwadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

 

Gofynnodd Aelodau a oedd y Polisi Gweithio’n Hyblyg yn gweithio’n dda o fewn y sefydliad. Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Hysbysodd AD yr Aelodaeth bod y sefydliad wedi gweithio’n hyblyg ers dros ddwy flynedd, a rhoddwyd y Polisi Gweithio’n Hyblyg mewn lle i roi dull mwy cyson a chanllaw i weithwyr a rheolwyr.

 

Dywedodd yr Aelodau bod y trosiant gweithlu yn beth da gan ei fod yn caniatáu pobl newydd gyda syniadau newydd ymuno â’r sefydliad, fodd bynnag y mater parhaus oedd y gost o recriwtio gweithwyr newydd.

 

Dywedodd Aelodau bod recriwtio a chadw yn cael ei gyfrif fel un o brif broblemau o fewn nifer o adroddiadau yr oeddynt yn ei gael, gofynnodd a oedd Polisi Recriwtio a Chadw mewn lle. Hefyd nododd Aelodau bod ymddiswyddiadau yn un o’r prif resymau bod gweithwyr yn gadael y sefydliad a gofynnodd a oedd data ar gael ar gyfweliadau gadael i benderfynu pam fod pobl yn gadael y gellir ei ddarparu.  Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro:  Dywedodd AD wrth yr Aelodau bod Polisi Recriwtio mewn lle, fodd bynnag yn dilyn archwilio mewnol, roedd geiriau angen cynnwys y polisi sydd yn berthnasol i gadw.  Gan gyfeirio at gyfweliadau gadael, cafodd yr Aelodau wybod bod y sefydliad wedi newid y ffordd y maent yn cynnal cyfweliadau gadael o’i gymharu â 4 blynedd yn ôl. Nid oedd cyfweliadau gadael yn orfodol ac yn cael eu cyflawni ar-lein gan y gweithwyr hynny oedd yn gadael yr awdurdod a oedd yn dymuno eu cwblhau. Cafodd data ei fonitro o’r cyfweliadau gadael sydd wedi’u cyflawni, fodd bynnag nid oedd y data yn cael ei gyfrif yn ddibynadwy iawn i ddod gerbron y Pwyllgor.

 

Roedd arolygon aros wedi cael eu cwblhau o fewn adrannau’r sefydliad y teimlwyd oedd yn anodd recriwtio iddynt, gyda’r bwriad o hyrwyddo manteision o weithio o fewn yr adran honno yng Nghyngor Sir Ddinbych.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am eu hadroddiad ac am fynychu’r cyfarfod .

 

Ar ddiwedd y drafodaeth drylwyr, bu i’r Pwyllgor:

 

Benderfynu: yn amodol ar y sylwadau uchod -

 

(i)             cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried y wybodaeth sy’n cael ei chyflwyno, ac yn cefnogi monitro parhaus trosiant ac absenoldeb.

(ii)           Gofynnwyd bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno mewn 12 mis yn manylu’r cynnydd a wnaethpwyd mewn perthynas â chynllunio gweithlu, recriwtio a chadw, ac amlygu meysydd pwysau; a

(iii)         i wahodd Penaethiaid Gwasanaeth y gwasanaethau hynny lle mae recriwtio a chadw staff yn her gyson, yn cael eu gwahodd i’r cyfarfod a nodwyd yn (ii) uchod i drafod effaith posibl o’r heriau hynny ar ddarpariaeth gwasanaeth, a sut maent yn mynd i’r afael gyda diffyg staff yn y tymor byr a thymor canolig, tan fydd datrysiadau hirdymor wedi’u canfod.