Eitem ar yr agenda

I dderbyn Siarter Archwilio Mewnol a Strategaeth 2023-24 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Strategaeth Archwilio Fewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor ar gyfer 2023-24. Roedd y Siarter yn diffinio pwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb yr Archwiliad Mewnol yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Roedd y Strategaeth yn rhoi manylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fyddai'n galluogi'r Prif Archwilydd Mewnol i roi 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y Siarter yn rhoi gwybodaeth i'r aelodau am sut y byddai Archwilio Mewnol yn gweithredu drwy gydol y flwyddyn.

Pwysleisiwyd bod Awdurdodau Lleol yn ddarostyngedig i'r Rheoliadau Cyfrif ac Archwilio (Cymru) ac mae'n rhaid iddynt gynnal system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol o'i gofnodion cyfrifeg a'i system rheolaethau mewnol.

Roedd adnoddau wedi bod yn broblem drwy gydol y flwyddyn, roedd manylion y tîm wedi eu cynnwys yn y papurau. Clywodd yr aelodau fod dau ailstrwythuro'r adran wedi digwydd dros y 12 mis diwethaf. 

Mewn ymateb i sylwadau'r aelodau, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn cynnwys cyflwyno'r Siarter i'r pwyllgor am sylwadau. Dywedodd fod yn ofynnol i'r Siarter a'r Strategaeth gael eu cyflwyno'n flynyddol. Cadarnhaodd y byddai'n cysylltu'r sylwadau yn ôl ynglŷn â'r angen i'r pwyllgor dderbyn yr adroddiad yn flynyddol.

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi cyfarfod â'r Prif Weithredwr ac roedd yn gweld y cyfarfod yn werth chweil ac yn gadarnhaol. Roedd yn gefnogol iawn i rôl y pwyllgor a chytunodd i gynnal cyfarfodydd pellach gyda'r Cadeirydd yn y dyfodol.  Dywedodd wrth aelodau y byddai'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd yn cymryd rhan yn y cyfweliadau asesu cymheiriaid. Croesawodd yr Aelodau bresenoldeb Prif Archwilydd Mewnol arall i unrhyw gyfarfodydd yn y dyfodol.

Roedd y Strategaeth Archwilio Fewnol (atodiad 2) yn rhoi gwybodaeth am y rhaglen waith arfaethedig ar gyfer y flwyddyn i ddod. Rhoddwyd disgrifiad byr o'r gwaith i'r aelodau. Roedd y rhaglen waith yn cynnwys amrywiaeth o archwiliadau o bob maes gwasanaeth. Roedd nifer o archwiliadau wedi'u cynnal o'r flwyddyn flaenorol. Pwysleisiwyd mai dim ond archwiliadau y byddai Archwilio Mewnol yn ei ystyried yn fuddiol i'r awdurdod. Roedd y Strategaeth yn cynnwys yr amrywiaeth eang o waith a wnaed gan Archwilio Mewnol a manylodd y swyddogion cyfarfodydd a fynychwyd i adrodd yn ôl arnynt.

Clywodd yr aelodau bod swyddogion wedi pwysleisio pwysigrwydd diweddaru system Verto i reolwyr, cadarnhaodd y Prif Swyddog Mewnol ei fod wedi codi cyfarfod yr Uwch Dîm Arwain i bwysleisio pwysigrwydd rheolwyr yn diweddaru'r system.

Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd cydweithrediad staff a chydymffurfio â diweddaru Verto. Pwysleisiodd y Pwyllgor gefnogaeth yr aelodau i bwysleisio pwysigrwydd diweddaru'r system.

Nododd yr Aelodau y rhestr estynedig o waith archwilio arfaethedig a fwriadwyd ar gyfer y flwyddyn i ddod. Pwysleisiodd y Prif Archwilydd Mewnol na fyddai'r ymchwiliadau arbennig yn effeithio ar y llwyth gwaith. Roedd un o'r ymchwiliadau ar y cam drafft ac roedd y llall wedi'i gynnwys yn y gwaith arfaethedig ar gyfer 2023/24. 

Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau, rhoddwyd sicrwydd i'r aelodau fod mewnblannu systemau ariannol newydd yn cael eu rheoli gan brosiect. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn hyderus y byddai cofnod priodol ar y gofrestr risg ariannol wedi'i gynnwys. Roedd trafodaethau gyda'r prif gyfrifydd a'r swyddogion arweiniol wedi digwydd yn ystod y broses a'r gweithredu. Byddai gweithio'n agos gyda'r tîm cyllid yn parhau.

Awgrymodd yr Aelodau y dylid trefnu sesiwn hyfforddi ar Archwilio Mewnol yn y dyfodol a sut y cafodd gwaith ei gynllunio a'i flaenoriaethu.

Clywodd yr aelodau bod trafodaethau wedi eu cynnal i ystyried trefniadau gweithio agosach gydag awdurdodau cyfagos.

Roedd;

PENDERFYNWYD bod aelodau'n cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol a'r Strategaeth Archwilio Fewnol 2023-24.