Eitem ar yr agenda

I dderbyn Adroddiad Archwilio Mewnol 2022-23 (amgaeir copi).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Pwysleisiodd yr ymdrech wirioneddol a wnaed gan y tîm archwilio dan amgylchiadau anodd dros y 12 mis diwethaf.

Bu'r Prif Archwilydd Mewnol yn tywys aelodau drwy'r adroddiad. Roedd yr adroddiad blynyddol yn enghraifft o arfer da o dan safon mabwysiedig Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd y safonau hynny'n gofyn am adroddiad blynyddol ar Archwilio Mewnol i fwydo i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol statudol.

Roedd yr adroddiad yn cwmpasu gwaith y tîm archwilio ar gyfer y flwyddyn flaenorol ac yn rhoi manylion am y gwaith a wnaed gan yr archwilwyr. Ymddiheurodd i'r aelodau gan ddweud nad oedd y farn gyffredinol wedi'i chynnwys/ Eglurodd fod ei farn wedi'i chyflwyno fel rhan o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd i'w gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Gorffennaf. Ers cyhoeddi'r papurau roedd adroddiad diwygiedig wedi ei gylchredeg i aelodau yn tynnu sylw at y newid. Er eglurder darllenodd y Prif Archwilydd Mewnol ei farn gyffredinol fel a ganlyn:

"Barn y Prif Archwiliwr Mewnol yw bod trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol y cyngor yn y meysydd sy'n cael eu harchwilio yn parhau i weithredu'n foddhaol. Er bod cwmpas y gwaith sicrwydd wedi'i leihau oherwydd materion staff a thri ymchwiliad, gellir rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheoli mewnol sy'n gweithredu o fewn y Cyngor.'

Ategwyd i'r aelodau ddeinameg y tîm yn ystod y 12 mis diwethaf. Roedd y tîm wedi bod yn gweithredu heb gyflenwad llawn am y rhan fwyaf o'r flwyddyn. Pwysleisiodd hefyd y gwaith a fu'n rhan o gwblhau'r tri ymchwiliad arbennig. Roedd yn ddigynsail cael 3 mewn blwyddyn. Roedd y ddau bwynt hyn wedi effeithio ar faint o archwiliadau arfaethedig a gwblhawyd o'r cynllun gwreiddiol a gyflwynwyd i'r pwyllgor y llynedd.

Clywodd yr aelodau bod 43% o'r gwaith arfaethedig wedi'i gwblhau. Cafodd 74% o'r gwaith a wnaed sicrwydd uchel, derbyniodd 26% sicrwydd canolig heb unrhyw raddfeydd sicrwydd isel neu ddim sicrwydd yn cael eu rhoi. Roedd 3 darn o waith ymgynghorol wedi'u cwblhau, ac roedd pob un ohonynt yn foddhaol. Roedd 7 darn dilynol o waith wedi'u cynnwys ar y rhaglen waith, roedd y tîm wedi cwblhau 6 o'r adolygiadau dilynol.

Parhaodd twyll a'r modd y cafodd ei reoli gan yr awdurdod. Rheolwyd twyll gan uwch swyddogion o fewn y cyngor ac ymchwiliwyd i unrhyw bryderon i ddechrau gan y gwasanaeth ac yna archwiliad mewnol am gymorth. Yna dylai'r gwasanaeth adrodd yn ôl i archwiliad mewnol gyda'r canfyddiadau. Dros y 12 mis diwethaf cadarnhaodd nad oedd wedi derbyn unrhyw adroddiadau o dwyll.

Bob dwy flynedd roedd yn ofynnol i'r awdurdod wneud darn o waith ar gyfer y Fenter Twyll Genedlaethol, a oedd yn edrych ar baru data. Roedd yr adroddiad diweddaraf a gynhaliwyd wedi'i ddarparu i'r aelodau adeg ei gwblhau. Darparwyd manylion y drefn o gyfateb data.

Roedd gan y tîm archwilio ddangosyddion perfformiad a oedd yn cynnwys yr adroddiad drafft yn cael ei gyhoeddi mewn 10 diwrnod gwaith a chynhyrchwyd yr adroddiad terfynol 5 diwrnod yn dilyn cytundeb yr adroddiad drafft.

Un maes yr oedd y tîm wedi mynd i'r afael ag ef oedd angen ei wella oedd yr holiaduron yn dilyn archwiliad yn cael ei ddychwelyd. Roedd y tîm wedi edrych ar y ffurflen er mwyn ei gwneud hi'n haws llywio a defnyddio. Gobeithio y byddai hynny'n gweld cynnydd yn yr holiaduron a ddychwelwyd i'r tîm.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol am y cyflwyniad manwl. Trafodwyd y pwyntiau canlynol ymhellach:

·         Derbyniwyd cwynion chwythu'r chwiban gan y Swyddog Monitro a rannodd yn ei dro unrhyw wybodaeth gyda'r Prif Archwilydd Mewnol i benderfynu ar y ffordd orau ymlaen. Bryd hynny, edrychwyd ar yr hyn y gall ac y dylai archwiliad mewnol ei wneud a beth all fod yn fferm allan.

·         Roedd nifer o archwiliadau wedi'u cynnal. Os bydd unrhyw un o'r risgiau yn dal i gael eu nodi neu'n dod yn fwy o berygl, byddant yn cael eu symud i fyny'r rhestr flaenoriaeth. Y gobaith oedd y byddai'r rhan fwyaf o'r archwiliadau yn cael eu cwblhau y flwyddyn nesaf. Byddai'n gyfuniad o waith a fyddai'n cael ei gario drosodd a'r rhai a restrir ar raglen waith 2023/4. Cynhelir archwiliadau ym mhob gwasanaeth yn ystod y flwyddyn, cynhaliwyd cyfarfodydd rheolaidd â phenaethiaid gwasanaeth i flaenoriaethu'r drefn waith.

·         Roedd y rhan fwyaf o'r gwaith mewn perthynas â'r gwaith ymchwilio arbennig wedi'i gwblhau yn y swyddfa. Cynhaliwyd y ddau ymchwiliad arbennig yn sgil chwythu'r chwiban, archwiliadau ar y safle.

·         Roedd yr archwiliad wedi edrych ar y trefniadau perthynas rhwng yr awdurdod a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr ac yn hyderus bod y berthynas gyda'r bwrdd yn dal i fod yn effeithiol. Ar ôl i'r holl ymchwiliadau gael eu cwblhau gan y Bwrdd Iechyd, gallai archwiliad mewnol sicrhau bod ganddo'r sicrwydd cywir. Roedd swyddogion yr awdurdod wedi penderfynu ar y risg sy'n gysylltiedig â phob ardal ar y gofrestr Risg Gorfforaethol. Pwysleisiodd yr Aelodau eu pryder bod y sicrwydd sy'n gysylltiedig â CRR00021 ar y gofrestr Risg Gorfforaethol yn wyrdd, Sicrwydd uchel. Pwysleisiwyd bod y sicrwydd mewn perthynas â'r cyfathrebu rhwng y ddau gorff nid ar berfformiad y bwrdd iechyd.

·         Nododd yr Aelodau nad oedd archwiliadau sicrwydd isel neu ddim wedi'u cwblhau. Pwysleisiwyd bod hynny'n wir, yn seiliedig ar y gwaith oedd wedi'i gwblhau. Mae proses weithio ar waith ar gyfer pob archwiliad, cyflwynir pob adroddiad i'r Prif Archwilydd Mewnol cyn ei gwblhau.

·         Mewn perthynas â rhywfaint o'r twyll data cyfatebol, roedd yn aml yn wir bod awdurdodau eraill wedi cwblhau'r gwaith terfynol, yn dibynnu a oedd twyll yn amlwg mewn awdurdod penodol.

·        Cadarnhad bod disgwyl i'r strategaeth gwrth-dwyll a'r cynllun ymateb i dwyll gael eu hadolygu yn ystod y 12 mis nesaf. Gofynnodd yr Aelodau i'r canfyddiadau hynny gael eu rhannu fel rhan o'r diweddariad archwilio mewnol. Roedd yr Aelodau'n falch o glywed bod gweithio gydag awdurdodau lleol eraill i adolygu arferion gorau yn digwydd.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi ac yn rhoi sylwadau ar adroddiad blynyddol y Prif Archwiliwr Mewnol a barn gyffredinol.