Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad ynghylch Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad 2022 i 2023 (amgaeir copi).

 

 

 

Arweiniodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Pennaeth Dros Dro Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau a'r Swyddog Cynllunio a Pherfformiad aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

 

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol bod yr hunan-asesiad hwn yn seiliedig ar y Cynllun Corfforaethol newydd. Gwnaed llawer o waith ar yr adroddiad, a’r atodiadau gan swyddogion, y Cabinet, y Tîm Arwain Strategol, ac ati.

Roedd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r pwyllgor yn adroddiadau statudol ac yn rhoi cyfle i'r aelodau asesu a oedd yr awdurdod yn cyflawni'r hyn yr oedd yn ei nodi yn unol â'r Cynllun Corfforaethol.

Cadarnhaodd swyddogion fod atodiad 2 yn adroddiad perfformiad chwarterol yn seiliedig ar y cynllun Corfforaethol a throsolwg o feysydd llywodraethu, a oedd yn ddogfen statudol. Ymatebodd i ddyletswyddau'r awdurdodau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, y Ddeddf Cydraddoldeb a'r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau. Pwysleisiwyd mai hwn oedd yr adolygiad perfformiad cyntaf o'r Cynllun Corfforaethol newydd a byddai'n cael ei ddefnyddio fel llinell sylfaen ar gyfer hunanasesiadau yn y dyfodol yn y dyfodol.

Cyflwynwyd Atodiad 2 i bwyllgor Craffu Perfformiad ynghyd â'r Cabinet, i dderbyn diweddariad o'r adroddiad perfformiad bedair gwaith y flwyddyn, derbyniwyd chwarter 1 a 3 yn rhithiol drwy e-bost gyda chwarter 2 a 4 yn cael eu cyflwyno mewn cyfarfod ar gyfer trafodaeth.

Atodiad 1 oedd yr hunanasesiad. Roedd yn offeryn statudol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Cyflwynwyd y ddogfen honno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn flynyddol ynghyd â'r Cyngor Sir a'r Pwyllgor Craffu Perfformiad. Roedd yr adroddiad yn ystyried sut roedd yr awdurdod yn perfformio yn erbyn y Cynllun Corfforaethol a'r amcanion a osodwyd yn y cynllun, ac i ba raddau yr oedd ein perfformiad yn arwain at ganlyniadau cadarnhaol a pha mor dda yr oedd ein llywodraethiant yn cefnogi gwelliant parhaus. Roedd yn rhaid i'r hunanasesiad hefyd gyfeirio at arolwg y cyfranddaliwr. Bob blwyddyn roedd gofyn i'r awdurdod gynnal arolwg rhanddeiliaid a oedd yn ystyried barn pobl leol yn y sir. Roedd yr arolwg ar gael ar-lein, gyda chopïau caled ar gael mewn llyfrgelloedd rhwng 7 Tachwedd 22 a 18 Mawrth 23. Derbyniwyd 630 o ymatebwyr.

Gellid gweld canlyniadau'r arolwg yn yr hunanasesiad.

 

Un o'r prif resymau dros yr hunanasesiad oedd asesu i ba raddau yr oedd perfformiad yr awdurdod yn ysgogi gwelliant mewn canlyniadau i bobl a dadansoddiad o ba mor effeithiol oedd y trefniadau llywodraethu wrth gefnogi gwelliant yn y cyngor. Y gobaith oedd y byddai'r papurau a'r asesiadau yn ddefnyddiol ar gyfer gwasanaethau a meysydd gwella.

 

Pwysleisiwyd bod y dogfennau ar hyn o bryd yn ddogfennau byw o hyd ac y byddent yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor Sir i'w cymeradwyo ym mis Gorffennaf 2023. Roedd mwy o ddata a feincnodwyd yn genedlaethol yn cael ei fesur yr oedd swyddogion o'r farn ei fod yn bwysig. Roedd angen gwaith pellach i gytuno ar sut olwg oedd rhagoriaeth yn rhai o'r mesurau hynny.

Ym marn swyddogion, roedd y ddau adroddiad yn cynrychioli dadansoddiad teg o ble roedd yr awdurdod yn sefyll ar y cam hwn o'r Cynllun Corfforaethol. Roedd swyddogion yn gofyn am adborth gan yr aelodau, ac yn ystyried yr adroddiadau ac yn nodi meysydd lle gallai fod angen craffu pellach ar waith o bosibl.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion a'r Aelod Arweiniol am y cyflwyniad manwl a'r adroddiadau cynhwysfawr. Diolchodd i'r swyddogion am olwg cynnar yr adroddiad, yn ei farn ef roedd yr adroddiad yn dryloyw ac yn eglur. Amlygwyd llwyddiannau ynghyd ag unrhyw faterion neu fylchau yr oedd swyddogion yn agored am y gwaith oedd ei angen yn y meysydd hynny.

Pwysleisiwyd mai'r hunanasesiad (atodiad 1) oedd yr adroddiad statudol a gyflwynwyd i Lywodraeth Cymru.

 

Clywodd yr aelodau fod yr adroddiad diwethaf ar gyfer Cynllun Perfformiad C3 yn anarferol yn llai. Er bod adroddiad C4 o'i gymharu yn edrych yn llawer iawn mwy, nid oedd yn fwy nag adroddiadau perfformiad C4 blaenorol. Clywodd yr aelodau y byddai Llywodraeth Cymru yn ystyried yr holl adroddiadau perfformiad am y flwyddyn i fwydo i'r hunanasesiad.  

 

Darparwyd sicrwydd bod gweithio'n agos gydag archwiliad mewnol i sicrhau bod y negeseuon llywodraethu yn yr adroddiad hwn a'r rhai yn adroddiad blynyddol y Datganiad Llywodraethu yn cyd-fynd.

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r aelodau mae'r Aelod Arweiniol a'r swyddogion:

·         Roedd gwaith cadarnhaol ar agwedd cydraddoldeb ac amrywiaeth y cynllun wedi digwydd. Roedd yr Aelodau'n pryderu bod twf cyfyngedig wedi digwydd yn y maes gwaith hwn dros y misoedd diwethaf. Mewn ymateb dywedodd swyddogion fod yr awdurdod yn rhan o rwydwaith Cydraddoldeb Gogledd Cymru, un darn o waith sy'n ofynnol gan y grŵp hwnnw oedd creu rhestr gysylltiadau ar gyfer pwy i gysylltu â nhw o grwpiau â nodweddion gwarchodol.

·         Roedd ystod o fesurau ar waith i adlewyrchu gwaith yn y dyfodol i annog cyflawniad o amgylch thema Sir Ddinbych decach, mwy diogel a mwy cyfartal.

·         Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd ymgysylltu â rhanddeiliaid a phreswylwyr. Roedd lefel yr ymatebwyr yn ystadegol berthnasol ac yn bodloni gofynion y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau.  

·         Roedd yr adroddiad a'r hunanasesiad i'w gyflwyno i'r Cyngor Sir ar 4 Gorffennaf 2023. Wrth symud ymlaen â'r eitem honno, roedd papur ar lywodraethu i'w gyflwyno i bob cynghorydd.

·         Arweiniwyd pob un o'r themâu yn y Cynllun Corfforaethol gan aelod o'r Cabinet. Byddai hefyd arweiniad clir gan Gyfarwyddwr Corfforaethol ac uwch swyddogion.  

·         Awgrymodd yr aelodau y dylid darparu diffiniad ochr yn ochr â phob pennawd, er enghraifft caffael ac asedau.

·         Nodwyd pwysigrwydd dangos sicrwydd ar y system gaffael a chydymffurfio â'r fframwaith caffael.

·         Roedd swyddogion yn ymwybodol bod angen cyfeirio ac eglurhad pellach rhwng cysylltiadau fel asedau a chynllunio'r gweithlu.

·         Teimlai'r aelodau y byddai'r adroddiad yn elwa o nodi perfformiad y Cyngor mewn cyd-destun rhanbarthol a chenedlaethol ehangach, gan nodi bod y sefyllfa ddiofyn i feincnodi yn erbyn dangosyddion cenedlaethol. Pwysleisiodd swyddogion bwysigrwydd cyd-destun yn yr adroddiad. Amlygwyd bod data posibl yn cael ei feincnodi yn genedlaethol.

·         Byddai'r papur llywodraethu a oedd i fod i gael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir yn dangos lle mae atebolrwydd. Byddai'n sicrhau atebolrwydd a her i Aelodau'r Cabinet am eu portffolios. 

·         Atgoffwyd aelodau o'r ddyletswydd newydd a roddwyd ar arweinwyr grwpiau yn y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau.

·         Datblygu byrddau llywodraethu i arwain ar themâu a chynnydd yn y meysydd hyn. Nid oedd system ar waith i fesur llwyddiant Aelodau Arweiniol gwleidyddol pob thema. Diolchodd swyddogion i'r aelodau am godi'r cwestiwn a byddent yn edrych ar sut y gellid ymgorffori hyn yn y trefniadau.  

·         Cafodd yr adroddiad perfformiad chwarterol ei ddrafftio gan y tîm mewn cydweithrediad â gwasanaethau o fewn y cyngor. Ar ôl ei ddrafftio cafodd ei rannu gydag uwch swyddogion am sylwadau. Fe'i cyflwynwyd hefyd i'r Cabinet a Chraffu Perfformiad.

·         Ar adeg cyfansoddi roedd swyddogion yr adroddiad yn aros am gadarnhad o gynnig Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru mewn perthynas ag asesiadau panel. Mae asesiadau'r panel yn offeryn statudol bod yn rhaid penodi panel annibynnol o fewn pob tymor i roi adborth i'r Cyngor ar ei lywodraethu a'i berfformiad. Ers hynny mae'r wybodaeth wedi dod i law Llywodraeth Cymru ac roedd swyddogion wedi dechrau cyfathrebu. Cadarnhawyd y byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei chyflwyno i'r pwyllgor yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

·        Roedd Sir Ddinbych yn rhan o grŵp archwilio Gogledd Cymru a Chanolbarth Cymru, roedd grŵp ochr twyll a llygredd. Roedd y grŵp hwnnw wedi'i neilltuo i greu modiwl hyfforddi i'r holl staff gwblhau hyfforddiant.

 

PENDERFYNODD

 

Trafododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr adroddiad a nododd y camau canlynol fel rhan o'i argymhellion:

 

1.    Bod yr adroddiad yn darparu diffiniadau clir, yn benodol, ond nid yn unig, mewn perthynas â chaffael ac asedau.

2.    Byddai'r adroddiad yn elwa o nodi perfformiad y Cyngor mewn cyd-destun rhanbarthol a chenedlaethol ehangach, gan nodi mai'r sefyllfa ddiofyn yw meincnodi yn erbyn dangosyddion cenedlaethol.

3.    Mae'r Pwyllgor yn nodi ac yn ystyried yr arweinyddiaeth enghreifftiol mewn perthynas â newid yn yr hinsawdd, ond mae'n cydnabod y bydd cyflawni amcanion yn gofyn am gydweithio â'r holl bartneriaid.

4.    Sylwodd y Pwyllgor y gallai fod cyfle i ymgysylltu'n fwy gorlawn â fforymau busnes lleol a rhanbarthol i lywio ymgysylltiad ehangach â rhanddeiliaid.

5.    Mae'r Pwyllgor yn ceisio sicrwydd, mewn perthynas â thenantiaid tai Cyngor, fel rhanddeiliaid, yn enwedig y rhai sydd â nodweddion gwarchodedig, yr ymgynghorir yn effeithiol ac yn ystyrlon.